房產(chǎn)檔案移交歸檔現(xiàn)狀調(diào)研

田蕾 鄭州市房產(chǎn)檔案館

一、房產(chǎn)檔案的移交模式

由于信息化的發(fā)展和房地產(chǎn)市場的需要，目前房產(chǎn)檔案均有兩部分組成：紙質(zhì)檔案和數(shù)字化影像。不同地區(qū)數(shù)字化影像的產(chǎn)生時間不同，一些城市是在紙質(zhì)檔案的形成過程（業(yè)務(wù)辦理）直接掃描形成數(shù)字化影像，如鄭州、廣州、杭州等地房產(chǎn)部門；一些城市是在業(yè)務(wù)辦理完畢后整理紙質(zhì)檔案，并掃描形成數(shù)字化影像，如成都等地。對于在業(yè)務(wù)辦理過程中形成數(shù)字化影像檔案的城市，廣州市房產(chǎn)檔案館的數(shù)字化影像全部由業(yè)務(wù)辦理部門掃描，而鄭州市房產(chǎn)檔案館的電子檔案一部分由業(yè)務(wù)辦理部門形成，一部分由檔案整理部門形成。

房產(chǎn)檔案形成部門與檔案管理部門同屬于一個系統(tǒng)，不同于一般模式下檔案館接收的都是整理完畢的檔案成品，房產(chǎn)檔案館接收的檔案并不一定都是整理完結(jié)的。目前房產(chǎn)檔案的整理、裝訂工作歸屬主要有三種情況：一是業(yè)務(wù)形成部門（房屋交易與登記部門）負責(zé)檔案的整理、裝訂，然后移交給檔案館；二是由業(yè)務(wù)形成部門委托專業(yè)的檔案整理公司進行整理、裝訂，再移交給檔案館，如成都、廣州等地；三是由檔案館進行檔案的整理、裝訂工作，如哈爾濱、鄭州、杭州等地。

檔案的數(shù)字化掃描部門不同、整理部門不同，房產(chǎn)檔案的移交模式也不盡相同，目前在房地產(chǎn)管理部門主要有兩種移交模式。

1.同步移交。同步移交也可稱為整體移交，是指房產(chǎn)檔案館同時接受實體檔案與相應(yīng)的數(shù)字化檔案。這種模式也有兩種情況：在鄭州，檔案形成部門移交的是部分影像資料，如權(quán)證存根等信息需要檔案館在檔案整理時再進行補掃；在杭州、成都，檔案館同時接收實體檔案與相應(yīng)的數(shù)字化檔案，檢驗后完成移交。

圖1

圖2

2.分步移交。分步移交是指房產(chǎn)檔案館分不同時段對實體檔案與數(shù)字化檔案進行接收。典型的代表城市是廣州。廣州市房地產(chǎn)檔案館的檔案移交包括電子信息、檔案實體和掃描影像三種檔案形態(tài)的移交。具體移交流程如下：

（1）電子信息（登記簿）移交

檔案移交流程中電子信息移交與實體移交分離，業(yè)務(wù)辦理部門在業(yè)務(wù)辦理完畢后即將電子信息（登記簿）在系統(tǒng)上完成移交，電子信息（登記簿信息）移交流程如圖1所示：

（2）實體檔案移交

房產(chǎn)檔案的掃描和整理由登記部門委托外包公司進行，整理完畢后由登記部門移交給檔案館。登記部門按規(guī)定將檔案材料立卷整理（掃描）后集結(jié)成捆并將所需移交的檔案案號通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)傳送至檔案館，按以下程序進行（見圖2）：

（3）掃描影像的移交

登記部門將實體檔案整理掃描完畢后，通過計算機系統(tǒng)直接將掃描影像上傳至檔案館檔案管理系統(tǒng)，檔案館不再進行人工干預(yù)，也不再進行影像與實體的對照檢驗，在系統(tǒng)中能夠詳細的顯示影像與實體的整體流轉(zhuǎn)、狀態(tài)信息，影像或?qū)嶓w檔案出錯由登記部門承擔(dān)責(zé)任。

二、移交過程的檢驗工作

房產(chǎn)檔案時效性強，利用率高，檔案館在接收檔案時必須對檔案進行檢驗，以防出現(xiàn)實體與影像不關(guān)聯(lián)、影像信息不清楚等錯誤，影響后期的檔案利用。

根據(jù)工作流程的不同，各地對房產(chǎn)檔案的檢驗程度也不同。

1.逐一檢驗。在杭州等地，檔案部門將對實體檔案和影像化信息進行逐一檢驗，確認無誤后接受檔案，出現(xiàn)錯誤將退回登記部門重新整理。

2.部分檢驗。在成都等地，檔案部門按照比例（一般為40%）對檔案進行檢查，確認無誤后接收。

3.不檢驗。在廣州等地，檔案部門只需清點檔案數(shù)量，不再對檔案的內(nèi)容及影像化信息對照檢驗。

檔案館作為信息保管部門，只具有保管檔案和提供利用的權(quán)利和義務(wù)，不具有對檔案信息進行修改的職責(zé)和權(quán)限，因此，各地均制定有檔案移交的詳細化標(biāo)準，要求房產(chǎn)檔案移交部門嚴格按照移交標(biāo)準來執(zhí)行，一旦出現(xiàn)檔案記錄錯誤的現(xiàn)象，將由檔案形成部門即登記部門承擔(dān)責(zé)任。房產(chǎn)管理系統(tǒng)由于非常高的利用率和重要性，一般發(fā)展較為完善，在上述城市，系統(tǒng)中均有檔案從業(yè)務(wù)受理到業(yè)務(wù)辦理完畢至整理完畢入庫上架等整個流轉(zhuǎn)過程的狀態(tài)信息，一旦發(fā)生錯誤，根據(jù)系統(tǒng)顯示的具體環(huán)節(jié)，由登記部門負責(zé)處理。

三、歸檔時間的界定

一般來講，檔案要完成整理和裝訂，辦理完交接手續(xù)，具備利用條件才算歸檔。不同于其他類別的檔案，公眾對房產(chǎn)檔案的利用率和利用時限都有很高的要求，很多情況下，領(lǐng)完不動產(chǎn)證（產(chǎn)權(quán)檔案形成的最后一步）就需要進行下一手業(yè)務(wù)，就必須利用房產(chǎn)檔案。不管房產(chǎn)檔案的整理環(huán)節(jié)是由哪個部門來完成，由于房產(chǎn)檔案數(shù)量一般都較大，房產(chǎn)檔案要完成轉(zhuǎn)接、掃描、整理、裝訂后確定歸檔都需要一定的時間周期，如此一來，群眾的利用需求就不能得到有效地滿足。

各地對檔案歸檔有不同的理解，但都以達到利用需求為界定節(jié)點，根據(jù)各自的工作流程和實際需要，均出于滿足群眾對房產(chǎn)檔案的利用需求的角度，對檔案的歸檔時間有不同的界定。

1.具備入庫條件才算歸檔。這是傳統(tǒng)意義上的歸檔模式。在鄭州、成都等地，檔案完成數(shù)字化、整理、裝訂且檢驗完畢后才算歸檔。如需繼續(xù)二次交易對檔案有利用需求的，領(lǐng)證時直接在登記部門申請，可以走快捷路徑對檔案進行歸檔，歸檔后即可利用。

2.檢驗完畢后歸檔。在杭州等地，檔案館對接收的檔案實體和影像分別逐一檢驗，確認無誤后即可視為歸檔完畢，即可對檔案進行利用。

3.部分檢驗后即可利用，視為歸檔。在廣州等地，檔案館對電子信息（登記簿）接收后即可對房產(chǎn)檔案進行利用。也就是說，檔案實體和數(shù)字化影像在傳遞到檔案館之前，確認電子信息（登記簿）接收后即可提供利用。

綜上所述，各地雖在房產(chǎn)檔案的數(shù)字化掃描、整理過程、歸檔時間等方面有不同的規(guī)定，但都基于一個原則：采取各種方式和途徑為群眾提供方便，最大限度地滿足群眾的利用需求。近年來，房產(chǎn)檔案事業(yè)隨著房地產(chǎn)事業(yè)的蓬勃發(fā)展迅速發(fā)展起來，各地需根據(jù)當(dāng)?shù)氐脑泄ぷ髂Ｊ胶蛯嶋H發(fā)展?fàn)顟B(tài)采用適合自身的移交與歸檔模式，才能滿足房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展要求，滿足廣大群眾的利用需求，促進房產(chǎn)檔案的健康發(fā)展。