電子會(huì)計(jì)檔案推行過程中的問題及解決策略探究

鄧鵬（江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院）

■引言

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步。電子信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展催生會(huì)計(jì)檔案電子化，既要金山銀山，又要綠水青山的發(fā)展理念讓人們意識(shí)到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案弊端重重。它不僅極大消耗木材資源，而且容易丟失，字跡模糊，不易管理，存檔后難以查找，使用率低。更為苦惱的是隨著新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，會(huì)計(jì)檔案的保管期限大幅延長(zhǎng)1，從而導(dǎo)致保管紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的成本越來越高，空間需求越來越大，這極大地阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展?；诖?，推行會(huì)計(jì)檔案電子化已刻不容緩。

■實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案的意義

電子會(huì)計(jì)檔案，指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng),具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)資料。推行電子會(huì)計(jì)檔案，其意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）有利于環(huán)境保護(hù)和經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案所消耗的紙張，其主要成分為木頭。要生產(chǎn)一家中等規(guī)模企業(yè)一年所需的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，大約需要砍伐上千顆樹。全國(guó)如此之多的企事業(yè)單位，可想將消耗多少林木資源，而大量的砍伐導(dǎo)致土壤沙化，嚴(yán)重威脅環(huán)境健康。推行電子會(huì)計(jì)檔案后，單位會(huì)計(jì)檔案將不再需要紙張，從而減少樹木消耗，有助于經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。

（2）提升財(cái)務(wù)工作效率，更好服務(wù)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的打印、匹配、裝訂、搬運(yùn)、保管、存儲(chǔ)、查找等都需要通過會(huì)計(jì)人員手工完成，這消耗了大量時(shí)間，降低了財(cái)務(wù)人員工作效率。采用電子會(huì)計(jì)檔案以后，以上工作都由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成，既節(jié)省時(shí)間，也減少差錯(cuò)率，讓財(cái)務(wù)人員將更多精力放在數(shù)據(jù)分析和管理決策方面。并且，電子會(huì)計(jì)檔案方便軟件系統(tǒng)從中采掘有用數(shù)據(jù)，提煉有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，服務(wù)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助推企業(yè)完善內(nèi)部控制和戰(zhàn)略管理。

（3）加速市場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。電子會(huì)計(jì)檔案通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成，其信息傳遞速度比紙質(zhì)檔案迅速，這將極大提高市場(chǎng)運(yùn)行效率，降低信息獲取成本，激發(fā)市場(chǎng)活力，驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

■電子會(huì)計(jì)檔案推行過程中的問題分析

電子會(huì)計(jì)檔案目前處于試點(diǎn)階段，尚未完全鋪開。從目前試點(diǎn)的實(shí)踐來看，推行過程中亦面臨一些亟需解決的問題?？偟膩碇v，包括以下幾點(diǎn)。

（1）電子會(huì)計(jì)原始憑證重復(fù)報(bào)銷問題。在實(shí)際工作中，部分單位存在利用電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷入賬的問題。對(duì)此，光依靠財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷很難完全發(fā)現(xiàn)，由此攪亂會(huì)計(jì)核算正常程序，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算信息失真失實(shí)。

（2）電子會(huì)計(jì)檔案安全問題。電子會(huì)計(jì)檔案在日常存儲(chǔ)、長(zhǎng)期保管過程中，都面臨安全問題。首先，由于電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)媒介是云盤、硬盤等。這些電子存儲(chǔ)材料本身容易受質(zhì)量、病毒、黑客攻擊等，造成報(bào)廢或文件丟失。其次，在長(zhǎng)期保管過程中，人工操作時(shí)如果發(fā)生失誤，容易造成電子資料被刪除等，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的安全完整產(chǎn)生影響。最后，由于會(huì)計(jì)檔案的保管年限長(zhǎng)，軟件硬件的要求如果不滿足條件，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

（3）雙軌運(yùn)行，加重財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)。目前，很多單位領(lǐng)導(dǎo)的觀念依然停留在只認(rèn)可紙質(zhì)檔案。他們對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力認(rèn)識(shí)不足，總覺得電子檔案不安全不完整。由此造成在使用電子檔案的同時(shí)，依然需要財(cái)務(wù)人員打印相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，增加財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，降低財(cái)務(wù)人員推行會(huì)計(jì)檔案電子化的積極性。

（4）部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案不重視以及會(huì)計(jì)人員的技能操作水平滿足不了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求。由于原有觀念的束縛，很多單位領(lǐng)導(dǎo)未能發(fā)掘電子會(huì)計(jì)檔案在查閱、數(shù)據(jù)采掘等方面帶來的極大便利，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案就是為滿足審計(jì)或上級(jí)檢查需要，所以推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)力不足。另一方面，會(huì)計(jì)電子檔案屬于新興之物，會(huì)計(jì)人員此前尚未接觸，所以導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)人員不能完全掌握電子會(huì)計(jì)檔案的傳輸、操作技巧及相關(guān)知識(shí)，加之有關(guān)軟件系統(tǒng)本身尚處于調(diào)試完善期，從而導(dǎo)致推行過程中出現(xiàn)問題。

■問題解決策略

在推行會(huì)計(jì)檔案電子化過程中，碰到問題是正常的，相比其帶來的正面效益而言，解決這些問題的成本微不足道。針對(duì)本文提出的上述問題，可以采取以下解決措施。

（1）升級(jí)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，開發(fā)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)兩者有效銜接。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)升級(jí)后，應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子入賬憑證的自動(dòng)識(shí)別、真?zhèn)舞b定以及唯一性判斷，從而解決電子憑證重復(fù)入賬，偽造虛假電子憑證等問題。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算軟件是以紙質(zhì)原始憑證為依據(jù)，由會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證從而將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息，其系統(tǒng)中真正的會(huì)計(jì)起點(diǎn)是記賬憑證。升級(jí)后的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)應(yīng)以原始憑證為起點(diǎn)，針對(duì)電子會(huì)計(jì)原始單據(jù)生成后續(xù)的財(cái)務(wù)信息，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)全過程在系統(tǒng)中聯(lián)查追溯，確保核算真實(shí)安全。同時(shí)，開發(fā)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類歸集、存儲(chǔ)、保管、并實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱、查詢、移交、銷毀等各項(xiàng)功能。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)有效銜接，確保數(shù)據(jù)聯(lián)查。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案封裝備份功能，從而確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。

（2）政府做好頂層設(shè)計(jì)，逐步推動(dòng)全社會(huì)票據(jù)電子化。無紙化、電子化是未來發(fā)展的方向，是提高社會(huì)運(yùn)行效率，節(jié)約自然資源的必然舉措。目前，電子發(fā)票、電子財(cái)政票據(jù)、電子旅客票等一大批無紙化的原始單據(jù)誕生，從實(shí)際業(yè)務(wù)層面加速了會(huì)計(jì)檔案電子化。新出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》從制度層面明確電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有同等法律效力，這為推動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案電子化掃平了法律障礙。然而，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)主體繁多，電子單據(jù)覆蓋面不夠，導(dǎo)致部分單位無法出具或獲取電子單據(jù)，只能以紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷做賬，這無疑會(huì)造成電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案雙軌運(yùn)行，加重財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)。解決這一問題的辦法就是繼續(xù)擴(kuò)大電子單據(jù)的范圍，建立電子政務(wù)等系統(tǒng)，逐步淘汰紙質(zhì)單據(jù)，從而最終實(shí)現(xiàn)全流程電子化。

（3）加大電子會(huì)計(jì)檔案宣傳培訓(xùn)力度，改變單位負(fù)責(zé)人以及部分財(cái)務(wù)人員陳舊觀念。很多單位負(fù)責(zé)人出于滿足審計(jì)查賬等需要角度考慮，認(rèn)為電子會(huì)計(jì)檔案滿足不了這些要求。其實(shí)這是片面的，要糾正單位負(fù)責(zé)人的這種觀念。同時(shí)針對(duì)他們擔(dān)心電子票據(jù)容易篡改，反復(fù)使用等問題，用實(shí)際案例說明科技賦能后的電子單據(jù)其實(shí)比紙質(zhì)單據(jù)更安全，更能夠防止反復(fù)使用。部分財(cái)務(wù)人員對(duì)電子單據(jù)的認(rèn)識(shí)也存在誤區(qū)，以為將紙質(zhì)單據(jù)掃描形成電子文檔就變成了電子單據(jù)，實(shí)際上電子單據(jù)是由電子軟件自動(dòng)生成的，其具有唯一性，與紙質(zhì)掃描件具有本質(zhì)不同。單位加大財(cái)務(wù)人員培新力度，讓其掌握電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)知識(shí)與技能，將大大減少單位推行電子會(huì)計(jì)檔案阻力，提升效率。

（4）重視技術(shù)投入，不斷優(yōu)化軟硬件平臺(tái)。升級(jí)的財(cái)務(wù)核算軟件、面向電子會(huì)計(jì)檔案的管理系統(tǒng)要想發(fā)揮真正效用，必須依托過硬的軟硬件平臺(tái)。所以單位應(yīng)當(dāng)重視技術(shù)投入，不斷優(yōu)化軟硬件平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量可行，安全有效。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟硬件的維護(hù)、做好安全保密，確保電子會(huì)計(jì)檔案安全性。

電子會(huì)計(jì)檔案是新興事物，在其落地生根的過程中，必然會(huì)碰到各種問題。本文所描述的各種問題可能并不全面，所以提出的解決策略可能并不完全適用。在實(shí)際推行過程中，需要單位實(shí)事求是，以逢山開道，遇水搭橋的精神不斷解決各種問題，從而早日實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化，提高會(huì)計(jì)檔案使用效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

注釋

1根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類.