創(chuàng)新公文管理工作提升服務(wù)效能的路徑探析

陳穎文

【摘要】辦公室管理工作是企事業(yè)單位中的一項重要工作，然而當(dāng)前辦公室管理工作存在不少問題，制約了辦公室管理效率的提升。其中，公文管理屬于辦公室管理工作中的重要組成部分，也在一定程度上影響辦公室管理效率的提升。為此，本文結(jié)合自然資源局實際，首先論述了辦公室管理中公文管理工作存在的問題，然后提出一系列改進建議，以期促使辦公室服務(wù)效能的提升。

【關(guān)鍵詞】自然資源局;辦公室;公文管理;服務(wù)效能

公文處理屬于當(dāng)代企事業(yè)單位辦公室工作中的重要內(nèi)容。辦公室承擔(dān)著上傳下達的職責(zé)，從某種角度來講，辦公室收發(fā)管理公文的水平直接體現(xiàn)出辦公室的工作質(zhì)量與服務(wù)態(tài)度。筆者結(jié)合在自然資源局的從業(yè)經(jīng)驗，從公文管理的角度談?wù)勅绾翁嵘k公室管理服務(wù)效能，以供參考。

一、當(dāng)前辦公室公文管理工作存在的問題

（一）工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。公文管理工作對工作人員的專業(yè)性與技術(shù)性要求相對較高，工作人員需要詳細掌握公文處理的相關(guān)流程與規(guī)章制度，嚴格按流程辦理公文。公文形式比較多樣，隨著時代的發(fā)展，公文也呈現(xiàn)出電子版的形式。這對工作人員的綜合素養(yǎng)提出了更高的要求，不僅需具備良好的公文處理能力，而且還需具備一定的計算機基礎(chǔ)。不少單位對公文管理工作重視不夠，在人員選拔招聘過程中未意識到這項工作的專業(yè)性與技術(shù)性，人才招聘比較隨意，后續(xù)的在職培訓(xùn)也未跟進，導(dǎo)致工作人員的專業(yè)水平得不到提升，影響到公文管理工作的開展。

（二）管理制度有待完善。為了充分發(fā)揮辦公室管理工作的應(yīng)有作用，必須要有一套健全的規(guī)章制度做保障。然而國內(nèi)關(guān)于辦公室管理的理論研究尚處于起步階段，尚未形成一個健全、完善的理論體系。目前，很多單位的辦公室管理制度參考借鑒了外國辦公室的管理經(jīng)驗，使得國內(nèi)辦公室管理制度處于滯后的狀態(tài)。另外，借鑒的國外經(jīng)驗不一定適合我國國情，經(jīng)常出現(xiàn)“水土不服”的問題。事業(yè)單位辦公室部門缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致工作難以做到及時、有效。這一點也體現(xiàn)在公文管理這方面，管理制度比較僵化，多為系統(tǒng)性管理，缺乏可操作、可執(zhí)行的制度。同時，辦公室未建立有效的激勵機制，導(dǎo)致工作人員對個人工作缺乏工作熱情，工作主動性不強，工作效率自然也不高。

二、新時期創(chuàng)新辦公室公文管理策略，提升服務(wù)效能

（一）重視辦公室管理隊伍建設(shè)，提升管理水平。隨著信息時代的到來，辦公室自動化已在大多數(shù)事業(yè)單位中應(yīng)用。為此，要求辦公室人員具備良好的信息操作能力，熟練掌握信息技術(shù)與知識、公文處理技術(shù)。對于自然資源局來說，可從下列幾點加以改善：首先，要改善辦公環(huán)境，讓員工在工作過程中保持身心愉悅，從而提高工作效率。其次，為員工制定職業(yè)規(guī)劃與未來發(fā)展規(guī)劃，提高其薪資福利待遇，激發(fā)他們的工作熱情。同時，在制定辦公室規(guī)章制度時可設(shè)立相應(yīng)的獎勵措施，以激發(fā)員工的工作積極性，穩(wěn)定他們的工作心態(tài)。再次，根據(jù)我局辦公室工作要求，遵循公開、公平、公正的招聘原則，從社會上招聘專業(yè)人才，選拔出責(zé)任心強、專業(yè)能力好的人才加入辦公室管理隊伍中。最后，為他們提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)機會，將教育培訓(xùn)工作長期化，定期組織工作人員學(xué)習(xí)辦公室管理知識、管理軟件的使用、公文處理技巧等，并采用“走出去、請進來”的方式創(chuàng)新教育方式，不斷提高工作人員的辦公室管理水平。

（二）健全辦公室管理制度，創(chuàng)新公文管理方式。自然資源局應(yīng)結(jié)合自身實際，進一步完善辦公室規(guī)章制度，明確相關(guān)流程與事項。就公文處理而言，必須注意兩點：第一，明確責(zé)任人。在公文管理過程中必須明確具體的責(zé)任人，保證發(fā)生問題時及時追責(zé)與解決，防止由于責(zé)任不明而導(dǎo)致的推諉與扯皮現(xiàn)象存在。此外，這樣做各個管理人員所負責(zé)的區(qū)域是清晰明了的，更方便相關(guān)工作的開展，也有利于改善工作人員以往那種懶散的工作情緒，提高工作效率。第二，明確分工。這樣能夠讓員工明白自己的職責(zé)所在，管理層也能更清楚每個員工負責(zé)的具體區(qū)域與領(lǐng)域。這樣做能增強員工的工作責(zé)任感與細心度，減少人為失誤問題。即便出現(xiàn)問題也能輕松找到責(zé)任人，不至于牽連到無關(guān)的人，避免挫傷員工的工作積極性。如此通過對辦公室公文管理工作的改革與創(chuàng)新，促使公文管理更規(guī)范化，從而提高辦公室管理效率。

（三）對公文運轉(zhuǎn)管理工作進行優(yōu)化。在我局辦公室管理中，公文運轉(zhuǎn)屬于比較重要的一項內(nèi)容，在一定程度上影響到全局工作的高效組織與開展。為此，在加強辦公室管理工作的過程中，要注重對公文運轉(zhuǎn)工作的創(chuàng)新。1.明確公文來源與分配方向。工作人員應(yīng)根據(jù)上、中、下三層公文行文對公文進行分類與整理，為后續(xù)的運轉(zhuǎn)工作做好準備。然后，仔細做好公文登記與審核工作。待確定公文內(nèi)容與規(guī)格滿足相關(guān)標(biāo)準后方可開展下一步運轉(zhuǎn)工作。工作人員在對公文進行運轉(zhuǎn)處理的過程中，要注意對特急性公文的運轉(zhuǎn)，防止公文數(shù)量積壓過多，從而影響到單位工作的有效開展。最好的解決辦法是工作人員對全部公文進行歸納整理后，有序?qū)⑵涑蔬f給上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。在運轉(zhuǎn)周期內(nèi)，工作人員應(yīng)密切留意公文運轉(zhuǎn)的信息，確保第一時間掌握公文運轉(zhuǎn)實情，同時，利用電話或電子郵件提醒相關(guān)人員進行審批。這不僅確保了運轉(zhuǎn)效率，也進一步提高了公文運轉(zhuǎn)的時效性與準確性。2.對公文運轉(zhuǎn)中生成的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行保留與備案。工作人員對公文資料進行建檔處理時，必須登記清楚公文的基本信息。除了有公文的行文單位與標(biāo)題外，更關(guān)鍵的是在檔案中應(yīng)記錄下運轉(zhuǎn)時間、運轉(zhuǎn)對象、登記等信息。目前，可充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立電子化的公文檔案管理系統(tǒng)，將公文運轉(zhuǎn)信息及時準確錄入電腦中。通過計算機加密處理能確保公文信息的安全性與完整性，而且也極大提高了公文管理的效率。與文書管理相同，將辦公自動化系統(tǒng)運用到公文運轉(zhuǎn)工作中，能獲得很好的效果。

（四）加強溝通協(xié)調(diào)，提升服務(wù)效能。辦公室作為上傳下達為自然資源局服務(wù)的重要部門，必須增強服務(wù)意識。在日常工作中必須嚴格落實崗位責(zé)任制，明確各崗位的工作職責(zé)與業(yè)務(wù)流程，確保各項工作合規(guī)合法有序進行。同時，辦公室負責(zé)公文處理的人員要注意與其他部門及單位溝通協(xié)調(diào)，就公文收發(fā)、登記、審核中碰到的問題及時與相關(guān)人員及部門溝通協(xié)調(diào)，爭取第一時間解決，確保公文質(zhì)量。針對市委市政府領(lǐng)導(dǎo)的批示件及其他部門的來函，應(yīng)及時分配到相應(yīng)部門并做好信息收集工作，最后匯總行文。辦公室應(yīng)定期召開工作會議，每月底匯總當(dāng)月的工作事項，總結(jié)存在的問題以及好的經(jīng)驗做法，部門人員各抒己見，共同探討解決對策，以期進一步提高辦公室的服務(wù)效能。

三、結(jié)語

綜上所述，公文管理屬于企事業(yè)單位辦公室管理中的重要內(nèi)容，也是企事業(yè)單位開展各項工作的重要依據(jù)。為此，企事業(yè)單位必須高度重視辦公室管理，就存在的不足加以改進，構(gòu)建完善的辦公室管理制度，加大對管理人員的教育培訓(xùn)，不斷提高辦公室管理水平。

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