基于多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理問題的優(yōu)化策略淺析

于萍 劉洪緯 張?jiān)娒? 姜山 宋智斌

摘 要：為了提高項(xiàng)目管理效率，優(yōu)化含有多級(jí)子公司企業(yè)的項(xiàng)目管理模式。本文從多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理的問題分析出發(fā)，從加強(qiáng)項(xiàng)目管理培訓(xùn)、完善項(xiàng)目管理流程、搭建項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)和建立規(guī)范的項(xiàng)目管理績效考核方法四個(gè)方面給出多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理優(yōu)化策略。本文提出的多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理優(yōu)化策略不但優(yōu)化了多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理流程，而且為提高企業(yè)項(xiàng)目管理效率提供了策略，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)提供參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;多級(jí)企業(yè);降本增效

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）09-0250-03

0 引言

隨著企業(yè)發(fā)展和企業(yè)的高新技術(shù)戰(zhàn)略布局，為了推動(dòng)科技進(jìn)步，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新能力，培養(yǎng)高質(zhì)量的創(chuàng)新型人才，優(yōu)化企業(yè)項(xiàng)目管理的流程逐漸成為廣泛關(guān)注的重點(diǎn)。目前，國內(nèi)外已有大量對(duì)于企業(yè)項(xiàng)目管理的研究。項(xiàng)目管理理論最初是由項(xiàng)目管理相關(guān)技術(shù)發(fā)展而來，1965年國際項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（International Project Management Association，IPMA）在歐洲成立，1969年美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（Project Management ?Institute， PMI）成立[1-2]。中國項(xiàng)目管理委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理做了如下定義：“項(xiàng)目管理就是基于系統(tǒng)思想和權(quán)變理念、面向?qū)ο蟮慕M織管理方法論”[3]。在項(xiàng)目管理的過程中建立臨時(shí)性的專門組織——即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，其運(yùn)用各種方式、方法對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)流程進(jìn)行前期規(guī)劃、組織節(jié)點(diǎn)進(jìn)度設(shè)計(jì)，以及后期的進(jìn)程把控和有關(guān)指導(dǎo)工作，從而可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目成果和目標(biāo)的協(xié)調(diào)與優(yōu)化。甄進(jìn)明認(rèn)為必須以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的方式構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目管理體系。在進(jìn)行規(guī)劃時(shí)應(yīng)重點(diǎn)構(gòu)建以項(xiàng)目管理為核心的項(xiàng)目管理體系而不是如何對(duì)單個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理[4]。在進(jìn)行企業(yè)項(xiàng)目管理過程中，設(shè)立專門的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)即建立項(xiàng)目管理辦公室（Project Management Office， PMO）是十分必要的。王祖和、聶香探討了在矩陣式組織結(jié)構(gòu)下，PMO可以是項(xiàng)目管理的支持者、項(xiàng)目的控制者和項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者[5]。大量的學(xué)者探討了如何進(jìn)行企業(yè)項(xiàng)目管理的優(yōu)化[6-10]，但是對(duì)于擁有多級(jí)子公司的集團(tuán)企業(yè)如何協(xié)調(diào)子公司與集團(tuán)中心的項(xiàng)目管理進(jìn)程，提高項(xiàng)目管理效率并沒有深入研究。本文將針對(duì)擁有多級(jí)子公司的集團(tuán)項(xiàng)目管理中存在的問題展開深入分析，并對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理優(yōu)化策略進(jìn)行研究，從而提高企業(yè)項(xiàng)目管理效率，優(yōu)化項(xiàng)目管理進(jìn)程，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新活力。

1 多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理問題分析

1.1項(xiàng)目管理認(rèn)知不足

（1）從事項(xiàng)目管理工作的管理崗位人員對(duì)項(xiàng)目管理認(rèn)知不足。在多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理的過程中，雖然集團(tuán)中心和各分級(jí)子公司均形成了一定的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和技術(shù)專家團(tuán)隊(duì)。但是各團(tuán)隊(duì)對(duì)于項(xiàng)目管理體系的認(rèn)知存在一定程度的不匹配現(xiàn)象，對(duì)于各類項(xiàng)目的把控力度各不相同，在項(xiàng)目管理的過程中，各級(jí)公司管理人員沒有形成一套統(tǒng)一且準(zhǔn)確的管理思維，認(rèn)為只要備案、審查了項(xiàng)目的申報(bào)、節(jié)點(diǎn)把控、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、結(jié)題整個(gè)過程就是在進(jìn)行項(xiàng)目管理。對(duì)項(xiàng)目管理缺乏自上而下整體的認(rèn)識(shí)和自下而上遞進(jìn)式的反饋，導(dǎo)致集團(tuán)和各分公司的項(xiàng)目管理人員管理的認(rèn)知深度、管理高度、執(zhí)行方法沒有形成統(tǒng)一的體系。項(xiàng)目管理工具沒有統(tǒng)一準(zhǔn)確的理論知識(shí)作為支撐，自然也無法發(fā)揮它強(qiáng)大的作用。

（2）各項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)知不足。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)整個(gè)項(xiàng)目組起到監(jiān)督、管理、把控項(xiàng)目進(jìn)程和跟進(jìn)執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的作用。但是部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)項(xiàng)目管理的系統(tǒng)性認(rèn)知以至于對(duì)項(xiàng)目前期論證調(diào)研不充分、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)把控不嚴(yán)，容易出現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)程拖沓，浪費(fèi)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等問題。另外，項(xiàng)目組的成員由于沒有領(lǐng)會(huì)到項(xiàng)目管理工作的重要性，缺少對(duì)項(xiàng)目管理工作的認(rèn)同，在完成項(xiàng)目的過程中規(guī)范意識(shí)薄弱，工作積極性較差。沒有對(duì)項(xiàng)目管理的正向認(rèn)知，項(xiàng)目管理的效率就會(huì)下降。

1.2項(xiàng)目管理流程混亂

對(duì)于包含多層層級(jí)結(jié)構(gòu)的“集團(tuán)中心—二級(jí)公司—三級(jí)公司—……”的企業(yè)結(jié)構(gòu)模式，項(xiàng)目管理流程常常會(huì)發(fā)生管理效率低下、審批權(quán)限不明確、項(xiàng)目管理流程混亂等問題。這是擁有多級(jí)子公司的企業(yè)與普通企業(yè)相比在項(xiàng)目管理上面對(duì)的最嚴(yán)峻的考驗(yàn)。集團(tuán)中心和各層級(jí)機(jī)構(gòu)通常對(duì)項(xiàng)目管理均會(huì)制定一套相應(yīng)的管理辦法和管理流程。而管理辦法和管理流程的不完全對(duì)接，往往會(huì)帶來項(xiàng)目組工作人員的負(fù)擔(dān)，造成項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等過程重復(fù)提交大量材料，增加了企業(yè)的成本支出，降低了企業(yè)員工的工作效率。另外，在各層級(jí)子公司沒有形成嵌套的100%的對(duì)接式管理流程之前，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只能根據(jù)自己工作經(jīng)驗(yàn)從項(xiàng)目的類型和歷史類似項(xiàng)目執(zhí)行的方法等角度對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤和事項(xiàng)處理。各層級(jí)間不同的流程也會(huì)使得其他部門不知道該如何配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和有關(guān)專家的工作，也容易造成工作過程中的對(duì)接疏漏和不愉快。

1.3項(xiàng)目管理信息化程度不夠

隨著國家“五位一體”的戰(zhàn)略布局，國家對(duì)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)重視程度持續(xù)提高，信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了周邊大量行業(yè)的迅猛發(fā)展。各類APP和信息化平臺(tái)的建設(shè)，為諸多領(lǐng)域帶來了“無紙化辦公”的福音。但是目前在項(xiàng)目管理方面的“無紙化”水平還不夠高。項(xiàng)目管理軟件是企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理高效化、無紙化、便捷化的重要途徑，而目前多級(jí)企業(yè)更急需一套合理高效的嵌套式項(xiàng)目管理軟件工具。選擇合適的項(xiàng)目管理工具，對(duì)提高企業(yè)項(xiàng)目管理的效率、規(guī)范企業(yè)項(xiàng)目管理流程、建立項(xiàng)目管理檔案、管理項(xiàng)目參與人員績效等具有極大的推動(dòng)作用。

另外，不同層級(jí)公司之間沒有建立起一套統(tǒng)一完善的項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，缺乏高效的信息傳輸工具。通過對(duì)目前企業(yè)內(nèi)主要信息傳遞內(nèi)容及方式的研究發(fā)現(xiàn)，目前項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)獲得項(xiàng)目信息的渠道主要有：文件、進(jìn)度總結(jié)、會(huì)議、報(bào)告、OA系統(tǒng)等。且提交材料和項(xiàng)目備案時(shí)仍采用Microsoft Office一系列辦公軟件。在項(xiàng)目申報(bào)，驗(yàn)收等材料遞交時(shí)，浪費(fèi)了大量的紙張資源，增加了不同層級(jí)之間多道重復(fù)審批環(huán)節(jié)，大大浪費(fèi)了員工、項(xiàng)目管理人員和領(lǐng)導(dǎo)專家的工作時(shí)間。

1.4項(xiàng)目管理績效考核方法不規(guī)范

在激勵(lì)和鼓勵(lì)企業(yè)員工積極開展項(xiàng)目工作、明確不同員工對(duì)項(xiàng)目貢獻(xiàn)度上，沒有形成完備且規(guī)范的績效考核方法。部分企業(yè)在項(xiàng)目管理的過程中甚至沒有制定項(xiàng)目管理績效考核辦法，使企業(yè)員工逐漸喪失推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程的積極性，影響了企業(yè)的收益和員工之間的關(guān)系。而已建立起項(xiàng)目管理績效考核制度的企業(yè)也存在這以下問題：（1）績效考核方法不科學(xué)，缺乏數(shù)據(jù)考評(píng)指標(biāo)和定量化的考評(píng)辦法，多數(shù)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理辦公室成員、以及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业闹饔^判斷，缺乏客觀性和科學(xué)性。（2）績效考評(píng)目的不明確，為考核而考核，存在著一定的形式主義。（3）通常情況下，僅依據(jù)項(xiàng)目階段性工作報(bào)告的內(nèi)容、答辯情況和經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考評(píng)，在過程中沒有對(duì)項(xiàng)目管理人員的管理能力和專業(yè)知識(shí)的考核、項(xiàng)目參與人員的工作執(zhí)行能力的考核，更沒有對(duì)各層級(jí)子公司的項(xiàng)目管理能力的評(píng)價(jià)和考核。

2 多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理優(yōu)化策略

2.1加強(qiáng)項(xiàng)目管理培訓(xùn)

要想實(shí)現(xiàn)高效管理各類項(xiàng)目，使企業(yè)員工能夠準(zhǔn)確掌握集團(tuán)中心和各分級(jí)公司的項(xiàng)目管理流程和項(xiàng)目管理辦法，需要大力加強(qiáng)項(xiàng)目管理培訓(xùn)。從根源上解決項(xiàng)目管理體系松散，各層級(jí)子公司員工對(duì)項(xiàng)目管理認(rèn)知不夠的問題，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，使企業(yè)員工心中均能對(duì)集團(tuán)和各所屬分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目管理的構(gòu)架有全面系統(tǒng)化的了解。企業(yè)可以階段性邀請(qǐng)項(xiàng)目管理顧問開展講座對(duì)項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目執(zhí)行人員進(jìn)行培訓(xùn)。也可以利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)微課堂等培訓(xùn)學(xué)習(xí)平臺(tái)中，增加項(xiàng)目管理培訓(xùn)板塊，使項(xiàng)目參與者、項(xiàng)目管理者都能利用工作之余的空閑時(shí)間，掌握項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識(shí)，為后續(xù)開展項(xiàng)目管理工作夯實(shí)理論基礎(chǔ)，增強(qiáng)企業(yè)員工對(duì)于項(xiàng)目管理的認(rèn)知。

2.2完善項(xiàng)目管理流程

企業(yè)項(xiàng)目管理流程體系是從項(xiàng)目準(zhǔn)備到項(xiàng)目收尾全過程范圍內(nèi)流程的集合。對(duì)于含有多級(jí)子公司的大型企業(yè)來說，嚴(yán)格把控項(xiàng)目管理流程是一項(xiàng)頗有難度的工作。經(jīng)過1.2節(jié)的分析，多層級(jí)之間項(xiàng)目管理流程的不完全對(duì)接，給企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)專家等帶增加了工作難度。企業(yè)應(yīng)該由上至下制定一套涵蓋范圍廣、系統(tǒng)化的項(xiàng)目管理辦法，讓員工可以有章可循，有法可依。同時(shí)，各層級(jí)之間應(yīng)規(guī)范項(xiàng)目管理流程，從立項(xiàng)—啟動(dòng)—節(jié)點(diǎn)檢查—驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)出發(fā)，對(duì)不同環(huán)節(jié)各層級(jí)間應(yīng)使用相同的把控力度。

另外，對(duì)于各層級(jí)之間的重復(fù)審批流程，應(yīng)由下自上的由項(xiàng)目管理辦公室安排專門的項(xiàng)目管理人員在對(duì)應(yīng)的時(shí)間組織收?qǐng)?bào)審批材料，避免項(xiàng)目組重復(fù)提交多項(xiàng)重復(fù)材料，加快項(xiàng)目管理工作進(jìn)度，提升企業(yè)項(xiàng)目管理效率。

2.3搭建項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)

多數(shù)企業(yè)單個(gè)項(xiàng)目管理信息是通過郵件、報(bào)告、會(huì)議、Excel、OA系統(tǒng)進(jìn)行傳播和發(fā)布的。由于沒有完善的嵌套式的項(xiàng)目管理平臺(tái)，使得項(xiàng)目信息在各層級(jí)公司之間的流通不暢，流程中出現(xiàn)斷點(diǎn)，因此無法為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和企業(yè)提供充分的幫助。因此，要構(gòu)建多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理體系必須通過信息化的管理平臺(tái)對(duì)各層級(jí)的項(xiàng)目信息、企業(yè)資源信息、項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息等進(jìn)行整合和管理，保證信息傳遞的速度和準(zhǔn)確性。各類信息準(zhǔn)確、有機(jī)的結(jié)合對(duì)協(xié)助各層級(jí)公司項(xiàng)目管理工作的銜接，實(shí)現(xiàn)一體化、規(guī)范化的項(xiàng)目管理流程，達(dá)到項(xiàng)目管理流程工作的可查可控可索引和信息的共享大有裨益。項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)以項(xiàng)目管理專業(yè)軟件和辦公軟件為接入口。項(xiàng)目管理中有大量的信息需要處理，通過項(xiàng)目管理軟件能夠進(jìn)行復(fù)雜的時(shí)間和資源調(diào)度，還能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和形成適宜的費(fèi)用計(jì)劃等[1]。搭建項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)可以整合項(xiàng)目進(jìn)程中的各項(xiàng)信息，減少項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作量，將項(xiàng)目從申報(bào)立項(xiàng)到驗(yàn)收的過程公開化、簡潔化。在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中可以通過索引數(shù)據(jù)生成各類進(jìn)度圖表，得到各層級(jí)公司項(xiàng)目管理總體情況和各具體項(xiàng)目的執(zhí)行情況，通過軟件設(shè)置的各種計(jì)算路徑迅速生成科學(xué)的計(jì)算結(jié)果，從而為項(xiàng)目進(jìn)度管理提供了極大方便。

對(duì)于擁有多層分支機(jī)構(gòu)和子公司的大型企業(yè)，建立項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)顯得更為重要。通過搭建涵蓋多級(jí)子公司的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以盡量實(shí)現(xiàn)“無紙化”辦公，減少逐層遞交紙質(zhì)材料的成本。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過互聯(lián)互通的平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)在子系統(tǒng)填報(bào)材料，獲取子公司項(xiàng)目管理人員、技術(shù)專家等審批通過后，自動(dòng)上報(bào)上級(jí)機(jī)構(gòu)，大大簡化了審批程序，實(shí)現(xiàn)降本增效的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.4 建立規(guī)范的項(xiàng)目管理績效考核方法

要想實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)項(xiàng)目管理績效的目標(biāo)，首先應(yīng)當(dāng)完善績效考核體系，要求擁有一套覆蓋多級(jí)企業(yè)各層級(jí)的項(xiàng)目管理績效考核制度、項(xiàng)目執(zhí)行工作管理細(xì)則以及項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的項(xiàng)目管理績效考核制度。企業(yè)項(xiàng)目管理考核制度是項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人在項(xiàng)目推進(jìn)過程中可參考的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，只有有完善的項(xiàng)目管理考核制度才能使全體員工在執(zhí)行過程中有章可循，不會(huì)造成明顯偏差，導(dǎo)致預(yù)期結(jié)果和實(shí)際結(jié)果偏離的情況。在對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)進(jìn)行績效考核與分配設(shè)計(jì)時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)問題：第一個(gè)問題是誰在干？第二個(gè)問題是干了多少？第三個(gè)問題是干得怎么樣？在項(xiàng)目規(guī)劃和進(jìn)展的過程中，隨時(shí)更新項(xiàng)目各子模塊的實(shí)施執(zhí)行人員清單。將工作量定量化，通過定期匯報(bào)，成果檢查等方式盡可能最真實(shí)地反應(yīng)員工工作量的差異。對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成的工作進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，將項(xiàng)目做得好壞用評(píng)分去衡量。形成一套項(xiàng)目管理績效考核方法，與企業(yè)日常的員工績效考核相結(jié)合有助于各部門更加深刻了解到部門運(yùn)行情況。將項(xiàng)目運(yùn)行狀況納入至考核范圍中，提高了員工參與項(xiàng)目的積極性。同時(shí)在項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)的幫助下，未來可將定性化指標(biāo)定量化，提高項(xiàng)目管理的科學(xué)性。另外，在含有多層級(jí)分公司的企業(yè)中，針對(duì)不同級(jí)別的項(xiàng)目需根據(jù)項(xiàng)目類別分類分子公司層級(jí)逐步制定一套合理的項(xiàng)目管理績效考核辦法，激發(fā)員工工作潛力。

3 結(jié)語

本文從含有多級(jí)子公司的企業(yè)項(xiàng)目管理的問題分析出發(fā)，找出含多級(jí)分支機(jī)構(gòu)企業(yè)項(xiàng)目管理中存在的問題，繼而對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理的優(yōu)化策略進(jìn)行分析，通過加強(qiáng)項(xiàng)目管理培訓(xùn)、完善項(xiàng)目管理流程、搭建項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)和建立規(guī)范的項(xiàng)目管理績效考核方法四個(gè)方面改進(jìn)多級(jí)企業(yè)項(xiàng)目管理模式，優(yōu)化項(xiàng)目管理策略。通過本文所進(jìn)行的項(xiàng)目管理優(yōu)化策略研究，可以為企業(yè)提高項(xiàng)目管理效率、加強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)提供一定的支持。

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