大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校電子文件管理模式之規(guī)范思考

趙瑞紅 王旭 韓宇亮

摘 要 根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理工作的改變，闡述了高校電子文件管理的現(xiàn)狀，指出了電子文件在傳統(tǒng)檔案管理模式下的尷尬處境、各高校管理模式各自為政等問(wèn)題。由此從宏觀理論、微觀實(shí)踐兩個(gè)方面分析出高校電子文件管理模式規(guī)范化的必要性，對(duì)高校電子文件管理模式規(guī)范化提出三點(diǎn)建議和思路。

關(guān)鍵詞?大數(shù)據(jù)環(huán)境 高校 電子文件 管理模式 規(guī)范化

Abstract According to the change of archives management in universities under the big data environment， this paper expounds the current situation of the management of electronic records in universities， points out the embarrassing situation of electronic records under the traditional archives management mode， and points out that each university manages its own affairs. From the macro theory and micro practice， this paper analyzes the necessity of standardizing the management mode of electronic records in universities. This paper puts forward three suggestions and ideas for the standardization of electronic records management mode in universities.

Keyword big data environment; universities; electronic records; management mode; standardization

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)深刻影響著社會(huì)與生活的方方面面，各國(guó)政府、學(xué)界和企業(yè)都已開(kāi)始高度關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用和研究。各行各業(yè)的技術(shù)大變革正在進(jìn)行并將不斷升級(jí)，這將是對(duì)各行業(yè)傳統(tǒng)的管理模式的大沖擊，誰(shuí)掌握了大數(shù)據(jù)信息技術(shù)誰(shuí)就擁有著主動(dòng)管理權(quán)。高等院校作為教育與文化的前沿陣地，電子校務(wù)的建設(shè)與發(fā)展也是時(shí)不我與，緊跟時(shí)代腳步。高校檔案作為一種信息數(shù)據(jù)資源越來(lái)越多地以電子化的形式存在，電子文件成為信息資源的重要組成部分?！半娮游募且粋€(gè)機(jī)構(gòu)在開(kāi)展電子政務(wù)、電子商務(wù)或其他電子化業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的憑證性記錄?！盵1]19在此大趨勢(shì)下，高等學(xué)校加快了電子文件歸檔管理工作的步伐，這一工作的開(kāi)展離不開(kāi)檔案管理部門，需要檔案管理部門從傳統(tǒng)檔案管理模式的終端介入到電子文件管理的整個(gè)過(guò)程，除檔案館管理利用的電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)（檔案管理系統(tǒng)）外，還包括高校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)即OA系統(tǒng)。把檔案管理的理念和功能需求滲透至電子文件生成、傳輸和歸檔階段，以保證電子文件的真實(shí)可靠性和長(zhǎng)期可讀性。但是，高等學(xué)校電子文件歸檔管理滯后于電子校務(wù)的發(fā)展，在管理上和技術(shù)上面臨著一些亟待研究和解決的問(wèn)題。

二、高校電子文件管理現(xiàn)狀

1.電子文件在傳統(tǒng)檔案管理模式下的尷尬處境。目前，我國(guó)高校已經(jīng)形成了比較完善成熟的紙質(zhì)檔案管理制度和模式，紙質(zhì)文件的管理路徑大多是“業(yè)務(wù)部門—部門檔案室—檔案館集中管理”，“這種基于紙質(zhì)環(huán)境、文件信息和載體緊密結(jié)合，管理方法體系以載體控制為核心的分段式管理方式，紙質(zhì)文件在其生命周期中不同階段對(duì)應(yīng)不同部門的管理權(quán)限非常明確，不會(huì)造成文件的失控”[2]14。而電子文件的管理絕然不同于紙質(zhì)文件，存在信息載體分離、法律效力存疑、系統(tǒng)之間壁壘及部門利益等等問(wèn)題，致使電子文件從生產(chǎn)到最終長(zhǎng)期保存的路徑不夠明確和統(tǒng)一。

實(shí)踐中又由于雙套制的長(zhǎng)期存在，在保障檔案的證據(jù)效力方面，紙質(zhì)檔案依然占據(jù)主要地位。電子文件在其中處于輔助位置，即使電子文件數(shù)量越來(lái)越多，且不再生成紙質(zhì)文件，高校檔案管理者也意識(shí)到了電子文件對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的挑戰(zhàn)，但出于各種原因考慮依然遵循雙套制，以紙質(zhì)文件為主，對(duì)于不生成紙質(zhì)文件的紅頭文件專門進(jìn)行打印，在管理上進(jìn)行部門協(xié)調(diào)，在技術(shù)上采取各種措施使新生的電子文件來(lái)適應(yīng)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理模式，使得電子文件的管理處在一個(gè)紙質(zhì)檔案現(xiàn)存問(wèn)題與大數(shù)據(jù)時(shí)代新生問(wèn)題的重疊地帶，增加了電子文件管理的難度，給將來(lái)單套制大行其道的電子文件管理大變革埋下了隱患。

2.高校電子文件管理模式的各行其道。如前文所述，雙套制的長(zhǎng)期存在，檔案管理人員對(duì)于紙質(zhì)檔案根深蒂固的依附，對(duì)于電子文件未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)不深刻等，都使得電子文件管理模式處于相對(duì)隨意的狀態(tài)，管理的電子資源對(duì)象非常有限，僅限于OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的紅頭文件，管理的模式也各有不同。本文所指管理模式更多的是電子文件從生成到銷毀或永久保存的整個(gè)流程的管理方式?！按笾聛?lái)說(shuō)，電子文件從生成到銷毀或永久保存，一般流經(jīng)三個(gè)信息系統(tǒng)：形成電子文件，支持單位工作開(kāi)展的業(yè)務(wù)系統(tǒng);識(shí)別捕獲電子文件，對(duì)電子文件進(jìn)行處置的電子文件管理系統(tǒng);負(fù)責(zé)維護(hù)電子文件和長(zhǎng)期保存利用的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。”[3]5單從管理模式中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)——OA系統(tǒng)（電子文件管理系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案館系統(tǒng)）的對(duì)接來(lái)看，各個(gè)高校的模式流程就大不相同。有的高校以雙套制為基礎(chǔ)，對(duì)OA流轉(zhuǎn)的電子文件實(shí)行分類管理，按照黨政、科研、教學(xué)等十個(gè)大類按卷整理。有的高校在此基礎(chǔ)上把OA流轉(zhuǎn)的電子文件和線下形成的文件單獨(dú)拿出來(lái)，卷改件整理。有的高校將OA流轉(zhuǎn)的教學(xué)、科研等所有門類的電子文件單獨(dú)作為一個(gè)門類，實(shí)時(shí)歸檔，按件整理，由專人負(fù)責(zé)電子文件的管理和利用。無(wú)論哪種方式均是建立在各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。這僅是電子文件管理模式或是電子文件流轉(zhuǎn)到最后的一個(gè)環(huán)節(jié)，各高校就有很大差異，更不用說(shuō)電子文件生成、捕獲階段，學(xué)校電子文件管理機(jī)制及各部門的協(xié)調(diào)等方面了。

在這個(gè)以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的電子文件流轉(zhuǎn)周期中，不參與具體業(yè)務(wù)的檔案部門往往處于電子文件流轉(zhuǎn)的后端，沒(méi)有科學(xué)的、規(guī)范的、統(tǒng)一的高校電子文件管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就沒(méi)有充分表達(dá)歸檔、利用需求的資本。各高校沒(méi)有可遵循的統(tǒng)一的高校電子文件管理模式，思路必然只立足于解決當(dāng)下問(wèn)題，來(lái)滿足雙套制的需求，電子文件的長(zhǎng)期有效管理難以實(shí)施。這最終必將導(dǎo)致管理方式的五花八門，不利于大數(shù)據(jù)形勢(shì)下單套制的實(shí)行，跨門類、跨行業(yè)的資源整合將面臨重重阻礙。所以，高校電子文件管理急切需要解決由誰(shuí)管、采取何種方式管的問(wèn)題。

三、高校電子文件管理模式規(guī)范的必要性

理論來(lái)源于實(shí)踐，又指導(dǎo)實(shí)踐，高校電子文件要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理，要先出臺(tái)相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范。

1.宏觀理論層面的規(guī)范需求。伴隨著信息化發(fā)展20年，我國(guó)電子文件管理的理論研究和實(shí)踐探索也發(fā)展了20年，但在電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系方面尚處于起步階段，迫切需要加強(qiáng)相關(guān)研究。

從法律規(guī)章層面上來(lái)看，國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件管理實(shí)踐進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，包括《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局第6號(hào)令）、《電子公文傳輸管理辦法》（國(guó)務(wù)院辦公廳國(guó)辦函〔2003〕65號(hào)）、《電子文件管理暫行辦法》（中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào)）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等。盡管已經(jīng)出臺(tái)了上述一系列標(biāo)準(zhǔn)，然而，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范畢竟是面向各級(jí)各類單位的，高校檔案工作有其特殊性，高校較之政府部門，其電子文件的種類和涉及的內(nèi)容更為復(fù)雜，涉及的歸檔部門更多，卻沒(méi)有一套科學(xué)有效的管理規(guī)范指導(dǎo)其電子文件管理工作。對(duì)高校而言，這些標(biāo)準(zhǔn)的可操作性和適用性都不強(qiáng)，在高校領(lǐng)域并沒(méi)有形成類似《高等學(xué)校電子文件管理辦法》《高校電子文件歸檔管理模式規(guī)范》等這類針對(duì)高校，對(duì)其電子文件管理工作有指導(dǎo)操作性的規(guī)范文件。因此，各高校的檔案部門應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范作為準(zhǔn)繩與參考，通過(guò)對(duì)高校電子文件管理實(shí)踐的詳盡調(diào)查，制定適用于高校的電子文件管理的相關(guān)制度。這些是高校開(kāi)展電子文件管理工作的重要制度保證和依據(jù)。

2.微觀實(shí)踐中的規(guī)范需求。高等學(xué)校電子校務(wù)環(huán)境下，多類信息格式共生使得電子文件歸檔困難，采用的多種電子信息歸檔方式均有一定局限性。大數(shù)據(jù)的發(fā)展，資源的整合熱是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，高校在各職能部門的活動(dòng)中生成的電子文件類型繁多，如文本文件、圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，將如此種類多樣的電子文件進(jìn)行收集歸檔，必須靠制度約束，制定高校電子文件歸檔管理辦法，以電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、收集、歸檔、鑒定、整理、保管、利用等一系列嚴(yán)格有效的管理制度，規(guī)范電子文件管理工作，使電子文件管理工作變成歸檔主體的自覺(jué)行動(dòng)。高校檔案館能否做好電子文件的管理工作，關(guān)系到學(xué)校發(fā)展歷史真實(shí)面貌留存的完整與安全。

從以上問(wèn)題現(xiàn)狀及必要性兩方面的分析，可以看到，有必要根據(jù)各高校的電子文件管理現(xiàn)狀，在遵循國(guó)家電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，多吸收和借鑒國(guó)外高校電子文件管理與技術(shù)研究的經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)高校制定具有指導(dǎo)性的電子文件管理規(guī)范，提供可行的對(duì)策和思路。

四、關(guān)于高校電子文件管理模式規(guī)范化的建議

1.學(xué)校建立強(qiáng)有力的電子文件管理協(xié)調(diào)合作機(jī)制。高校的電子文件流轉(zhuǎn)過(guò)程反映了其不同于其他行業(yè)電子文件管理，具有涉及部門多、涉及領(lǐng)域多、歷經(jīng)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。但高校檔案館又不是權(quán)力部門，不具備行政權(quán)力，無(wú)法調(diào)配所需人力和信息資源，從學(xué)校定位及檔案隊(duì)伍來(lái)看，短期內(nèi)沒(méi)有成為學(xué)校信息資源中心的可能。所以實(shí)際情況只能是檔案部門處于電子文件流轉(zhuǎn)周期的末端，無(wú)法將歸檔需求充分嵌入到其他部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)及電子文件管理系統(tǒng)中去。而檔案部門又要同時(shí)面向?qū)W校各個(gè)部門、院系、中心等各類型的行政、教學(xué)、科研單位，負(fù)責(zé)各種類別、載體形式電子文件的歸檔管理。因此，從學(xué)校層面建立強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)合作機(jī)制勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)將檔案信息化與全校信息化完全融合起來(lái)，明確檔案部門在電子文件管理中的重要角色及定位，組成由學(xué)校權(quán)威部門、信息化部門、電子文件生成部門、檔案管理部門等參與的協(xié)作團(tuán)隊(duì)，共同探討電子文件管理流程，規(guī)范電子文件管理模式。

2.各主管部門聯(lián)合制定規(guī)范為電子文件管理提供理論依據(jù)。各高校的管理體制、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案重視程度、學(xué)校檔案工作者自身對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件的認(rèn)知程度都決定了各高校電子文件管理模式的不同。若要達(dá)到各高校電子文件管理模式基本統(tǒng)一、規(guī)范化的目標(biāo)，各主管部門如國(guó)家檔案局、教育部及各級(jí)檔案協(xié)會(huì)等應(yīng)聯(lián)合發(fā)文或協(xié)作，從業(yè)務(wù)指導(dǎo)的角度，制定電子文件相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范，至少要在調(diào)研的基礎(chǔ)上，做到電子文件管理模式的基本統(tǒng)一，根據(jù)各高校實(shí)際，和而不同。畢竟教育的信息化是社會(huì)信息化的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)高校電子文件的管理也是教育管理信息化的主要內(nèi)容和成果體現(xiàn)。

這一過(guò)程中不可避免要對(duì)紙質(zhì)時(shí)代的高校檔案管理辦法、高校實(shí)體分類法等制度，進(jìn)行修改、完善甚至大幅度改革。也只有打破雙套制的弊端束縛，才能朝著大數(shù)據(jù)的新時(shí)代發(fā)展，或?yàn)殡娮游募膯翁字谱龊脩?yīng)有的準(zhǔn)備，為將來(lái)規(guī)范化的數(shù)據(jù)資源整合掃除障礙。

3.從電子文件管理模式入手，逐步建立規(guī)范化體系。高校電子文件的復(fù)雜性決定電子文件的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工程，任重而道遠(yuǎn)。而規(guī)范化體系的建立也不是一蹴而就的，不僅僅是管理模式的規(guī)范化這一項(xiàng)?！半娮游募L(zhǎng)期保存至少由概念、技術(shù)、管理三個(gè)維度組成。這三個(gè)維度并非相對(duì)獨(dú)立，而是互動(dòng)發(fā)展的。規(guī)范是這些維度互動(dòng)的最好結(jié)合點(diǎn)。概念需要規(guī)范化，這樣電子文件長(zhǎng)期保存領(lǐng)域才有共同的術(shù)語(yǔ)平臺(tái);技術(shù)需要規(guī)范化，這樣才能推動(dòng)系統(tǒng)的互操作;管理需要規(guī)范化，這樣才有利于管理效率的提升和最佳實(shí)踐的復(fù)用?！盵4]60由此可見(jiàn)，電子文件管理模式的規(guī)范化是規(guī)范化體系的一角，雖小卻不可或缺，因?yàn)槟Ｊ降囊?guī)范化是前提和基礎(chǔ)，涉及的管理部門及管理體制方面的問(wèn)題多，比較難以統(tǒng)一。但模式流程不規(guī)范，技術(shù)層面的規(guī)范化目標(biāo)也很難實(shí)現(xiàn)，不能達(dá)到簡(jiǎn)單快捷利用的目的，概念的規(guī)范化也只能停留在概念上。對(duì)于高校電子文件管理實(shí)踐而言，不管具體負(fù)責(zé)電子文件管理的是誰(shuí)，如何進(jìn)行管理，首先要確定的就是流程和模式。因此，我們應(yīng)以管理模式為重點(diǎn)突破口，循序漸進(jìn)地推動(dòng)高校電子文件管理規(guī)范化體系的建立。這也是為國(guó)家構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系添磚加瓦。

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