淺析新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變策略

摘?要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)管理已經(jīng)深入到各行各業(yè)之中，檔案管理就是其中的一個(gè)方面。目前在檔案管理當(dāng)中，很多單位及其部門仍舊采用傳統(tǒng)的手工管理方式，管理效率較低。因此對新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變策略研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。論文從檔案數(shù)據(jù)管理的必要性出發(fā)，概述新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理過程當(dāng)中存在的問題并對其進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決措施，期望為檔案管理工作者提供一定的借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)管理;轉(zhuǎn)變策略

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求。各行各業(yè)也都將數(shù)據(jù)管理工作納入了實(shí)際工作之中。在檔案管理當(dāng)中，面對信息化，需要對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，包括對數(shù)據(jù)的收集、挖掘和整理工作，這也是檔案數(shù)據(jù)管理當(dāng)中的難點(diǎn)，而對新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變策略研究，可以有效分析檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變存在的重點(diǎn)與難點(diǎn)，使我們采取有效的改進(jìn)措施，從而提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

一、 檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變的必要性

（一）檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是新時(shí)代的必要要求

當(dāng)今時(shí)代不同于過去的工業(yè)文明時(shí)代，信息化、智能化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，因此檔案管理必須與時(shí)代接軌，向數(shù)據(jù)化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，檔案管理工作只有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能保障檔案管理工作的先進(jìn)性。

（二）檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是提高檔案管理效率的關(guān)鍵

在過去很長的一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理一直采取手工操作的模式，包括手工書寫，紙質(zhì)文件保存的方式進(jìn)行管理。這樣的管理模式，一是管理效率較低，二是檔案保存工作還存在成本較高、保存年限較低等問題。而數(shù)據(jù)管理的方式，能有效地克服這些缺陷，因此采取檔案數(shù)據(jù)管理方式可以提高檔案管理效率。

（三）檔案數(shù)據(jù)管理是向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)志

在檔案管理的過程當(dāng)中，必須與時(shí)代掛鉤，加強(qiáng)轉(zhuǎn)型的過程，檔案管理轉(zhuǎn)型是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要任務(wù)。檔案數(shù)據(jù)管理工作是信息化時(shí)代與智能時(shí)代的必然要求，只有加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化管理才能加快檔案管理轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

二、 新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變中存在的問題

（一）檔案管理觀念和技術(shù)較為落后

目前在很多部門及其單位的檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中，很多人不知道什么是檔案數(shù)據(jù)管理，如何進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理。有部分人認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)管理就是采用電腦進(jìn)行檔案管理，因此對檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變的看法較為粗淺。另外在檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變的過程當(dāng)中，雖然部分單位進(jìn)行了信息化管理，但是管理技術(shù)還是較為落后，沒有專門的軟件，都是在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件基礎(chǔ)上的電腦檔案保持工作，效率還是相對較低。

（二）檔案數(shù)據(jù)管理投入不足

目前在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中檔案數(shù)據(jù)管理投入不足是制約檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變的重要因素，在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中需要電腦技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全等各方面的設(shè)備設(shè)施及其專業(yè)技術(shù)人員的支持，只有這樣才能完成檔案云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等目標(biāo)，但是目前很多檔案管理部門根本沒有這方面的投入，因此檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變就是一種空談。

（三）檔案數(shù)據(jù)管理安全問題突出

在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中，在看到檔案數(shù)據(jù)管理優(yōu)勢的同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變還存在風(fēng)險(xiǎn)，其中安全問題就是一個(gè)方面。在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中，檔案信息與網(wǎng)絡(luò)是互聯(lián)的，如果網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不到位，可能造成檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)，而這種安全管理，在很多部門都存在觀念及技術(shù)上的欠缺。

三、 新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變策略

（一）更新檔案管理觀念，向檔案數(shù)據(jù)管理靠攏

在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中，觀念是指導(dǎo)也是方向，只有觀念正確檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變才能高效開展，因此必須保障觀念的先進(jìn)性。面對檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變存在的觀念誤差，在檔案管理當(dāng)中要深刻地認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是時(shí)代發(fā)展的必要要求，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵所在，在檔案管理當(dāng)中應(yīng)積極學(xué)習(xí)并接受先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)管理技術(shù)。另外在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中要加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理投入力度，加強(qiáng)云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等各種先進(jìn)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理投入

在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的投入。在實(shí)際的投入當(dāng)中單位及其部門要根據(jù)自身的情況建立有效的技術(shù)投入計(jì)劃與目標(biāo)。在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變投入上要廣泛借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理與經(jīng)驗(yàn)，提高檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變效率。在檔案管理當(dāng)中除了自身的投入之外，還可以與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)公司進(jìn)行合作，提高數(shù)據(jù)管理水平。

（三）注重檔案數(shù)據(jù)安全管理

在檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中必須保障檔案數(shù)據(jù)安全。一方面在實(shí)際的管理當(dāng)中需要加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)安全管理的重視力度，建立檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)軟件及流程，培養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)安全管理專業(yè)人才，從技術(shù)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)安全管理。另一方面，需要建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度及法律法規(guī)，建立檔案信息化準(zhǔn)入制度，保障檔案數(shù)據(jù)安全，完善檔案數(shù)據(jù)安全管理法律法規(guī)，針對違法行為采取嚴(yán)厲的制裁。

四、 結(jié)語

從以上的分析可以看出，檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是非常必要的，檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是新時(shí)代的必要要求、檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是提高檔案管理效率的關(guān)鍵、檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)志，但是新時(shí)期檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理過程當(dāng)中并不是沒有問題，針對檔案管理觀念和技術(shù)較為落后、檔案數(shù)據(jù)管理投入不足、檔案數(shù)據(jù)管理安全問題突出等問題。我們應(yīng)該立足于工作實(shí)際采取相對應(yīng)的措施解決這些問題，為檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型提供必要的理論支持。

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作者簡介：

王顯秀，四川省達(dá)州市，大竹縣節(jié)約用水管理辦公室。