信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策分析

周磊

摘? ?要：在全新的時代下，文書檔案管理的工作具有全新的內(nèi)涵，相關(guān)的管理工作也需要跟上時代的步伐。在文書檔案管理工作中，人才隊伍的建設(shè)、信息資源的來源、服務(wù)機制是否完善以及信息化建設(shè)都存在一定的問題，如果這些問題不能及時解決，將嚴重阻礙文書檔案管理工作的發(fā)展。本文旨在分析信息時代下文書檔案管理工作存在的這些問題，并提出相關(guān)的解決方案，并提出一定的建設(shè)性意見，希望能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代? 文書檔案管理工作? 問題? 對策分析

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（c）-0137-02

目前，社會的進步也推動了科技的進步。伴隨而來的計算機技術(shù)的出現(xiàn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，對文書檔案管理工作也提出了更高的要求。在具體管理工作中，準確性和及時性這兩個特點必須要保證，這樣才能夠快速完整地提供相關(guān)信息。如果這個過程中存在一些問題，那么一定會阻礙社會的發(fā)展。有效規(guī)范文書檔案管理，單位的整體的發(fā)展歷程可以有效記載下來，并且在領(lǐng)導(dǎo)做決策時，文書檔案管理工作能夠提供有效的依據(jù)，其地位十分重要。信息化時代對文書檔案管理工作的要求也越來越高，但因其自身發(fā)展形式較落后，發(fā)展速度較慢，所以導(dǎo)致了各式各樣問題的出現(xiàn)。

1? 信息時代文書檔案管理工作存在的問題

目前來說，文書檔案管理工作存在以下幾個問題。第一個方面是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面。我們可以看到文書檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的薄弱性較為突出。雖然信息化時代的發(fā)展十分迅速。但是各個單位適應(yīng)新時代發(fā)展的步伐較慢，對于一些全新的變化不能夠做出及時有效的調(diào)整。尤其是對于目前文獻資料出現(xiàn)井噴的狀態(tài)，一時間無法應(yīng)對，從而不能有效處理這些信息。第二個方面是傳統(tǒng)的文書檔案仍舊封閉落后，管理模式依舊傳統(tǒng)。從最初的實體管理到信息管理，再從信息管理到現(xiàn)如今的知識管理，這個環(huán)節(jié)是文書檔案管理工作必須要經(jīng)歷的，不得有任何停歇。但因為一些傳統(tǒng)觀念的影響，管理工作的矛盾仍舊突出。對于一些信息數(shù)據(jù)不能得到有效利用。所以相關(guān)單位一定要將有效信息提升到更加重要的地位，經(jīng)過合理有效的利用，能夠?qū)⒊晒茝V給更多需要的群體。第三個方面是工作人員的技能素質(zhì)和信息化時代之間的要求存在很大的差距。在信息時代下文書檔案管理的要求更加嚴格，對相關(guān)工作人員的要求也更高。因為管理的內(nèi)涵變得豐富，所以文書檔案管理人員一定要及時更新自己的傳統(tǒng)觀念，并不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，增強自身業(yè)務(wù)技能。但我們可以看到的是，很多單位的文書檔案管理人員缺乏相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，這樣其技能就與信息化建設(shè)要求的目標存在很大的差距。另一方面在信息時代文書檔案管理工作中，對信息資源的開發(fā)和利用存在不足。雖然目前很多單位已經(jīng)開發(fā)利用了各類信息化系統(tǒng)，希望借助系統(tǒng)推動文書檔案管理工作的發(fā)展。但普遍存在形式化嚴重的問題，很多資源不能夠真正有效得到利用。以上這些都是信息時代下檔案管理工作存在的問題。

2? 信息時代加強文書檔案管理工作的解決對策

2.1 提升重視程度

各單位要提升對文書檔案管理工作的重視程度。文書檔案管理工作看似不起眼，但是當(dāng)需要其發(fā)揮作用的時候，它的關(guān)鍵性不言而喻，甚至對于工作的成敗有著一定的決定性作用。文書檔案工作人員要經(jīng)常向單位領(lǐng)導(dǎo)者匯報近期的工作情況，利用多種方式將文書檔案管理的知識和法律政策對管理者進行有效傳達，讓單位管理者從思想上逐漸重視檔案管理工作。同時，要及時反映存在的問題，獲取單位管理層的高度重視和對檔案管理工作的大力支持，從而推動檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 規(guī)范文書檔案管理

在信息時代下，隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的日益發(fā)展，辦公方式逐漸會被無紙化取代，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式也應(yīng)隨著時代的發(fā)展逐漸更新。電子文件歸檔已成為當(dāng)前檔案歸檔管理的主流。盡管如此，同樣不能忽視紙質(zhì)檔案載體的重要性。紙質(zhì)檔案載體有其優(yōu)勢，表現(xiàn)為較為穩(wěn)定安全，而電子歸檔文件查閱較為便捷，但會受到外部環(huán)境影響，易丟失。因此，兩種存放方式應(yīng)互為補充、共同促進檔案的規(guī)范化管理。作為新時期檔案管理工作人員，不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案管理方式，更要善用計算機技術(shù)，完善電子檔案，熟練掌握和操作檔案軟件管理系統(tǒng)并及時更新，定期對電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等情況進行檢查，提高電子檔案的安全性。

2.3 建設(shè)一支優(yōu)秀的人才隊伍

在信息時代文書檔案管理工作中，一支優(yōu)秀的人才隊伍是必不可少的。企事業(yè)單位必須制定一套完整的人才培養(yǎng)方案。優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，秉持以人為本的原則，對人才隊伍的梯隊和結(jié)構(gòu)進行科學(xué)合理安排。對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能，以便更好的提升業(yè)務(wù)水平，同時，相關(guān)人才隊伍的綜合素質(zhì)也要得到有效的提高。我們可以看到在新的時代下，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)不斷普及和應(yīng)用為文書檔案管理工作也提供了很大的幫助，這也是文書檔案管理工作發(fā)展的良好契機。所以在機遇面前，對相關(guān)工作人員的工作能力也提出了更高的要求。對于單位領(lǐng)導(dǎo)來說，一定要加強文書檔案管理工作人員的篩選，使得一批精通檔案管理工作和相關(guān)法律法規(guī)的人才獲得更多的發(fā)展空間。對于工作人員來說，應(yīng)當(dāng)積極地學(xué)習(xí)先進技術(shù)，不斷豐富自身技術(shù)和知識，并且充分理解和獲取新時期的信息技術(shù)。通過以上這些途徑，文書檔案管理的人才隊伍可以得到有效優(yōu)化，從而推動文書檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 各部門之間加強合作

各部門之間的溝通協(xié)作在文書檔案管理工作中也尤為重要，良好的合作有利于檔案管理工作的發(fā)展。對于一些有價值的資料能夠第一時間得到收集，并且將資料進行有效歸檔。同時，文書檔案管理人員一定要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，把握各個部門之間的聯(lián)系，更好地發(fā)揮自身職能作用。

3? 結(jié)語

總而言之，在新時期下文書檔案管理工作十分重要。無論是相關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，對此一定要高度重視。雖然我們看到文書檔案管理工作仍然存在一些問題，但我們通過一系列的努力不斷解決問題，建立更加科學(xué)的管理機制，不斷提升文書檔案管理的工作效率，從而推動單位的快速發(fā)展。

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