高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新研究

王娟玲

[摘 要] 檔案的收集、排序、維護、評估、統(tǒng)計和提供利用的活動就是檔案的管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建立是為了更快、更好地查找利用所需檔案。檔案管理體制有利于學?？傮w發(fā)展和科研水平的提高。但是，傳統(tǒng)的高校檔案管理體制存在某些缺點制約著高校的進一步發(fā)展。所以，高校迫切地需要對傳統(tǒng)高校管理體制進行創(chuàng)新與改革。文章著重研究了高校檔案管理體制的當前現(xiàn)狀、背景以及改革創(chuàng)新的必要性，最后提出了為高校檔案管理體制的改革和創(chuàng)新提出了幾點建議。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理體制；變革；創(chuàng)新體制；現(xiàn)狀

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

近幾年，我國高校迅速崛起、飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理體制已經(jīng)無法適應(yīng)高校如此快速的發(fā)展。先進、合適的高校檔案管理體制可以在很大程度上促進高校的健康、穩(wěn)定發(fā)展。高校的檔案管理體制在本科課程評價中更是起了無法替代的作用。高校的檔案管理體制應(yīng)該與時俱進，不斷適應(yīng)新時期、新體制、新政策下的高校發(fā)展。在高校的教學管理中檔案管理體制的改革已經(jīng)成為迫切需要解決的問題。

一、高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新研究的背景

對高校檔案管理體制是在大背景支持下進行變革與創(chuàng)新研究的，也就是高校檔案管理體制變革創(chuàng)新的可行性。第一個就是本科教學評價要求檔案管理體制必須進行改革。經(jīng)教育部要求，每五年對各個大學進行一次教學評價。這一措施可以促進各個大學發(fā)展自己的獨有特色，為培養(yǎng)一些高精尖人才提供客觀條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。如果要滿足教育部的評估要求，各個高校必須根據(jù)評估工作的需要對傳統(tǒng)高校檔案管理體制進行改革和創(chuàng)新，建立較為科學的檔案管理體制，以此來適應(yīng)新時代高校的發(fā)展。第二個是各個高?，F(xiàn)在處于高速發(fā)展的穩(wěn)定時期，大學長期發(fā)展的需要為系統(tǒng)改革提供了檔案管理體制改革和創(chuàng)新的環(huán)境條件。我國高校在近幾年不受原有傳統(tǒng)的學校運營理念，建設(shè)更為專業(yè)的環(huán)境，無論是校園建設(shè)還是人才培養(yǎng)，都在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷進行開發(fā)。為了高等教育的健康發(fā)展，需要一個與時俱進的檔案管理系統(tǒng)。特別是電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面管理技術(shù)正在逐步加強。大多管理人員通過大學全國計算機二級考試，這將為系統(tǒng)改革提供人力資源。除了人才的增多，技術(shù)的提升和普及化也促進了高校管理體制的變革。計算機的大眾化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用為系統(tǒng)改革提供了技術(shù)支持。利用原有的技術(shù)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)，在進一步進行系統(tǒng)整理，明確分類科目，使編目清楚、排列系統(tǒng)，更加快速便利地整理，同時也更方便尋找。高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新研究是必要的，是有人才和技術(shù)的支持，更是與時俱進，提高高校發(fā)展水平，響應(yīng)國家號召的正確選擇[1]。

二、高校檔案管理目前存在的問題

從理念的角度來看，高校沒有充分重視檔案管理的工作，在理解上存在誤區(qū)。大學注重教學和科研，檔案工作效率較低。一些部門和領(lǐng)導(dǎo)不太注重檔案管理工作，導(dǎo)致人員配置不足，基礎(chǔ)設(shè)施支持不夠充分，儲存環(huán)境落后，管理系統(tǒng)不到位等問題。

從管理模式角度看，高校檔案管理大都進行封閉式的管理，由于系統(tǒng)不健全，封閉式的文件管理系統(tǒng)的操作程序并不是特別的完善，并且仍然有兼職管理現(xiàn)象的存在，所以高校的檔案管理進行封閉管理模式不能較好地提供查閱服務(wù)，也不能提供學校教育評估和人事系統(tǒng)改革的詳細資料。

在服務(wù)技術(shù)方面，由于高校檔案管理在資訊的存入、儲備、開發(fā)與使用的過程當中仍然處于人工手動操作階段，其結(jié)果就是人力資源與技術(shù)的使用效率大大下降，最終導(dǎo)致高校檔案信息使用效率低下。由于先進科技在管理高校檔案的過程中利用率較低，所以，這就降低了給高校檔案管理信息化程度。降低建檔、查詢和搜索的效率，所以這就對高校的質(zhì)量及人才的培養(yǎng)構(gòu)成嚴重限制。

傳統(tǒng)的高校檔案管理在內(nèi)容的收集上較為片面。比如，目前高校人事檔案的重點是收集政治思想成果和工作成果的資料，反映教師和教職員工的道德特點、才能、心理和性格特點的資料相對較少，政治思想的表現(xiàn)和工作能力的表現(xiàn)不能完全反映個人的整體素質(zhì)。目前的人事檔案管理重點是教師的學歷而不是能力，反映出記錄的時候歷史比現(xiàn)實更為重要。除了教師的檔案信息收集不全面之外，更新也不是非常及時，不能反映個人的目前現(xiàn)實的狀況，并且組織評價較為官方，在一定程度上無視員工的實際情況。

檔案管理人力不足是導(dǎo)致高校檔案管理水平與高校發(fā)展現(xiàn)狀不匹配的原因之一，高校由于缺乏檔案管理人員，未能建成一支由完整知識體系的檔案管理團隊。檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量影響著高校的生存和發(fā)展。所以要不斷吸取人才，科學地加強檔案管理隊伍的建設(shè)[2]。

三、對高校檔案管理進行改革和創(chuàng)新的意義

以人事檔案為例，人事檔案是高校檔案的重要組成部分，高校的人事檔案是選拔和任命干部的重要基礎(chǔ)。大學實現(xiàn)飛躍性的發(fā)展，核心要素是組建領(lǐng)導(dǎo)能力和有德才兼?zhèn)洹⒓饶贻p又專業(yè)的干部隊伍。各個高校的人事檔案部門對各人員的綜合情況了如指掌，可以為學校的上級管理人員提供準確的信息和數(shù)據(jù)，為人才的選拔和提升打下框架，讓人才自身價值得到充分的實現(xiàn)。人事檔案工作是提高學校質(zhì)量的首要條件。人事檔案在大學管理中起指導(dǎo)和連接作用。做好人事檔案工作對高校培養(yǎng)人才，預(yù)測人才，制定人才政策，具有十分重要的作用。對人事檔案工作進行加強，科學設(shè)置和管理人事檔案，為發(fā)現(xiàn)、認識和培育人才提供實際、無誤的信息。人事檔案管理的工作是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)。隨著高校人事分配體系的改革逐漸深入，人事檔案成為教師專業(yè)職責考核和績效考核的重要基礎(chǔ)。做好檔案管理工作可以選用和培養(yǎng)優(yōu)秀的師資力量，為提高學校的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。除此之外，在人才選拔的過程當中，人事檔案可以提供可靠有效的鑒定材料，保證職稱評定更加規(guī)范化，提高公平性。另一方面，人事檔案是教師在教學科研方面的真正憑證。教師是大學課程的不可或缺的，師資的質(zhì)量和水平直接影響到教學質(zhì)量和人才質(zhì)量。人事檔案可以系統(tǒng)反映各教師的專業(yè)能力，學業(yè)水平及工作成果的歷史性事實證據(jù)。隨著高等學校對科研的建設(shè)越來越重視，學校領(lǐng)導(dǎo)可以通過科技人才的人事檔案決定研究方向，選擇研究主題，成立科研機構(gòu)，組建科研小組，以合理的知識結(jié)構(gòu)組成研究小組。由此可見，檔案在科學研究中起著選擇才能的作用[3]。

四、對高校檔案管理進行改革和創(chuàng)新的措施

（一）加強高校檔案管理規(guī)范意識的建立

許多學校中的機構(gòu)都在學校發(fā)展的過程中得到改革和創(chuàng)新。唯獨輕視檔案管理的作用，沒有認識到檔案管理的功能，這樣就導(dǎo)致高校檔案的建立無法對學校的工作人員起到監(jiān)督的作用。高校要實現(xiàn)長足、科學的發(fā)展，高校的管理者需要端正對檔案管理的態(tài)度，正確認識檔案管理的地位，正確使用檔案管理，使其發(fā)揮自己的最大作用。除此之外，檔案部門也要多與其他部門協(xié)同合作，加強合理、正確的宣傳使得高校的師生以及管理者認識到檔案管理的重要性，建立高校檔案意識，讓檔案可以為廣大師生們服務(wù)，促進全體教職員工的發(fā)展，進而提高學校整體質(zhì)量。

（二）加強人事檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作的重要實施者，只有提高檔案管理工作人員的專業(yè)性和整體素質(zhì)才能使檔案得到有效利用。所以，建立一支科學的檔案管理隊伍是非常有必要的事。第一，保證檔案管理人員的人數(shù)和工作數(shù)量是對檔案管理人員的結(jié)構(gòu)進行合理化調(diào)整的必要前提。除此之外，學校需要在新的時代背景下，要求檔案管理人員適應(yīng)新形勢的需要，提高創(chuàng)新能力，建立創(chuàng)新意識，緊跟時代潮流。最后，要對檔案管理人員進行定期的考核和培訓(xùn)，并且配備現(xiàn)代化裝備設(shè)施。以此來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和積極性。與此同時，也可以提高檔案管理人員的現(xiàn)代化設(shè)備操作能力和檔案管理人員的工作效率，推動檔案管理的現(xiàn)代化[4]。

五、結(jié)語

可以見得，高校的檔案管理對高校的發(fā)展和人才的培養(yǎng)都至關(guān)重要。所以，高校的檔案管理必須要取其精華，去其糟粕，與時俱進，在發(fā)展的過程中不斷完善和創(chuàng)新科學的管理模式，在思想上重視高校的檔案管理，不斷吸取和培養(yǎng)人才，提高管理人員的素質(zhì)，逐漸形成一支系統(tǒng)、完整的檔案管理隊伍。

參考文獻：

[1]王根健.高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2020（04）：83-86.

[2]徐小莉.體制改革背景下高校檔案管理措施探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2020，36（01）：94-95.

[3]江佩瓊.高校檔案管理體制與發(fā)展研究[J].黑河學刊，2020（01）：11-13.

[4]李雪茹.高校檔案管理體制與發(fā)展研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（08）：21-22.