人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

羅小楓

摘 要：人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，是人事工作的核心。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化給各領(lǐng)域都提供了先進(jìn)的技術(shù)支持，在人事檔案管理上，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣有積極的作用。人事檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作的有效創(chuàng)新，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、整理統(tǒng)計(jì)等日常工作的數(shù)字化管理。有效提高了人事檔案管理工作的效率，提升其時(shí)效性和準(zhǔn)確性，解決了傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的一些矛盾，有效提升了檔案管理水平。本文就人事檔案管理數(shù)字化在人事管理中的重要性進(jìn)行了闡述，并討論了人事檔案管理的現(xiàn)狀提出了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的措施[1]。

關(guān)鍵詞：人事檔案數(shù)字化;人事管理;重要性

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.人事檔案管理方式與觀念的落后。當(dāng)前信息技術(shù)水平不斷提高，人事檔案管理工作中，對(duì)數(shù)字化和信息化的要求不斷提高，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，大部分僅僅采用計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的將人事檔案信息錄入保存，缺少專業(yè)化的檔案管理技術(shù)，還有一部分仍然采用紙質(zhì)進(jìn)行工作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還無法保證人事檔案信息的安全性。大部分人對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注力度不強(qiáng)，忽略了人事檔案管理的重要性，沒有明確人事檔案管理工作的真正意義，對(duì)人事檔案的作用和功能認(rèn)識(shí)不足，在一定程度上阻礙了人事檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展實(shí)施。

2.人事檔案管理工作人員整體素質(zhì)較低。在人事檔案管理工作中，需要對(duì)信息采集、處理和應(yīng)用，對(duì)管理工作人員的專業(yè)水平要求較為嚴(yán)格，要求工作人員掌握相關(guān)檔案管理技能和知識(shí)，而目前大多數(shù)的管理人員非專業(yè)檔案管理人才，掌握的管理知識(shí)較少，一些相關(guān)操作技術(shù)能力較弱。相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掌握能力偏低，無法勝任數(shù)字化人事檔案的管理工作[2]。

3.缺少系統(tǒng)的法律法規(guī)。對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理，我國(guó)沒有相關(guān)的法律法規(guī)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案數(shù)字化建設(shè)還處于探索階段，各地的人事檔案管理各行其是，檔案的內(nèi)容、質(zhì)量各不相同，使得人事信息分散化，嚴(yán)重影響人事檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的工作措施

1.建立新型人事檔案管理模式。建立一個(gè)科學(xué)合理的新型人事檔案管理模式有利于部門工作的順利開展，企業(yè)單位可以建立相應(yīng)的檔案部門，及時(shí)清理無用的人事檔案信息，降低企業(yè)內(nèi)部管理壓力。為職員提供自由晉升的平臺(tái)，及時(shí)更新人力資源觀念。在人事檔案管理工作中，讓每個(gè)管理工作人員在相應(yīng)的檔案管理流程進(jìn)行簽名，保證各個(gè)環(huán)節(jié)有序協(xié)作，加強(qiáng)人事檔案信息的準(zhǔn)確和安全。

2.提升檔案管理人員自身素質(zhì)及設(shè)備質(zhì)量。開展管理人員培訓(xùn)工作，努力培養(yǎng)一批具備專業(yè)人事檔案管理方面知識(shí)的管理人才，保證其擁有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。制定相關(guān)規(guī)范制度，對(duì)管理人員有效控制，使其可以在工作崗位上充分發(fā)揮自身優(yōu)良作用。強(qiáng)化管理隊(duì)伍紀(jì)律，相關(guān)工作人員明確自身職責(zé)，采取有效策略最大限度的避免意外情況的出現(xiàn)。電子檔案需要實(shí)時(shí)更新人員信息，要保證設(shè)備的正常高效運(yùn)作，一些硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、速印機(jī)等，需要保證其正常運(yùn)作，便于隨時(shí)進(jìn)行信息的更新和整理。

3.強(qiáng)化規(guī)章制度建設(shè)。從制度上創(chuàng)建更好的人事檔案管理工作平臺(tái)，結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，整理匯編相關(guān)的規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)任務(wù)，清晰管理流程，確保人事檔案管理有章可循、有制可查、有據(jù)可依。建立完善的人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，制定科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)制度，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)體制，讓工作人員感受到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，提升其工作榮辱感，為人事檔案數(shù)字化的創(chuàng)建和實(shí)施提供強(qiáng)有力的管理保障。

三、人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

1.優(yōu)化現(xiàn)代人事管理工作機(jī)制。人事檔案數(shù)字化建設(shè)，是建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的前提下，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，將人事檔案信息輸入電腦，建立檔案信息平臺(tái)，將這些重要檔案信息統(tǒng)一聚集到管理系統(tǒng)中。功能全面，可以準(zhǔn)確、便捷、快速的存儲(chǔ)人事檔案信息，并且通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還有搜集、查找、分類的功能，需要尋找某個(gè)信息時(shí)，可以通過輸入關(guān)鍵詞搜索，及時(shí)準(zhǔn)確的找出所需的人事檔案信息，極大的縮短了檔案管理人員的工作時(shí)間，有效節(jié)省了搜索檔案的時(shí)間，大大降低了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度。還可以實(shí)時(shí)在線共享，方便檔案的整理和對(duì)外借用，促進(jìn)了人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展[3]。

2.加強(qiáng)檔案安全信息建設(shè)。安全信息建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要組成部分，是確保人事檔案管理信息安全的前提條件。人事檔案管理工作程序繁瑣并且內(nèi)容復(fù)雜多樣，有些信息的忽視造成相關(guān)工作的遺漏，不利于人事檔案管理工作的進(jìn)行。人事檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的建立，對(duì)人事檔案信息設(shè)置保護(hù)密碼鎖，防止人事信息的泄露，并可以將所有的人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行無限備份，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)崩潰或是被病毒入侵，也不用擔(dān)心信息數(shù)據(jù)的丟失或泄露，充分提高了人事檔案信息的安全性，并保證了人事檔案信息的完整。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，解決傳統(tǒng)檔案工作存在的弊端。傳統(tǒng)人事檔案管理方式一般采用紙質(zhì)檔案，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的翻閱和存放，部分檔案紙張出現(xiàn)變黃、字跡模糊或紙張破損、丟失等現(xiàn)象，而實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理，采用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)中，讓人事檔案信息長(zhǎng)時(shí)間的完好保存。數(shù)字化的建設(shè)更好的提供信息參考依據(jù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)快速找到需要的個(gè)人信息，包括其個(gè)人的成就等，為其他的工作提供有力的參考數(shù)值，更有利于人才的各方面能力提升。

總結(jié)

人事檔案數(shù)字化對(duì)人事檔案管理具有重要的意義，人事檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化建設(shè)的不斷深入，人事檔案管理的不斷改革，解決人事檔案管理建設(shè)中存在的問題，加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，有效減少人力、物力的不必要浪費(fèi)，全面統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作管理流程，加強(qiáng)安全信息建設(shè)，有效提高了人事檔案的保密性，有利于檔案管理的發(fā)展，提高服務(wù)質(zhì)量，有效節(jié)省檔案搜索時(shí)間，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人事檔案在人事管理工作的核心作用。

參考文獻(xiàn)

[1]劉洋，王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：111+113.

[2]謝利芳，丁蘭嵐.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（03）：66-67.

[3]林俏瑾.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：166-167.