利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力的思考

范文華

摘要：檔案管理工作期間，檔案管部門要重視大數(shù)據(jù)的應用，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案信息資源管理模式，提升檔案信息資源服務水平，根據(jù)市場需求開展檔案信息資源收集和整理工作，以期能夠為人體提供優(yōu)質的檔案信息資源服務。本文利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，保證檔案管理工作順利開展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;服務能力

社會發(fā)展速度的不斷加快，促進了我國檔案行業(yè)的發(fā)展。因此，為了更好的滿足人們對檔案信息資源的需求，檔案管理部門要明確檔案管理模式創(chuàng)新的必要性，做好信息整合工作，根據(jù)人們需求開發(fā)檔案信息資源，保證檔案信息資源的價值能得到充分發(fā)揮，提升檔案管理部門的服務能力。

一、運用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新調檔案管理模式的必要性

（一）開發(fā)檔案資源的需求

開展檔案信息資源管理工作期間，運用大數(shù)據(jù)能夠高效處理機構內部存儲的信息資源，以便為企業(yè)、國家、社會提供優(yōu)質的服務工作。現(xiàn)在我國很多檔案管理部門存在檔案信息資源處理能力不足，沒有應用先進的信息技術等問題，導致檔案信息資源沒有得到充分開發(fā)。另外，大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)資源數(shù)量不斷增加，僅僅采用人力無法有效處理這些信息數(shù)據(jù)，必須要應用大數(shù)據(jù)技術整合、處理信息資源，不僅能夠提升檔案信息資源處理的效率，還能根據(jù)社會發(fā)展特點，開發(fā)檔案信息資源，保證檔案信息資源的價值能得到充分發(fā)揮。

（二）檔案信息處理的需求

科技發(fā)展速度不斷加快，給我國檔案事業(yè)發(fā)展造成較大影響，為了縮短檔案信息資源處理時間，檔案管理部門要不斷更新信息技術，應用先進的大數(shù)據(jù)技術，保證檔案信息資源能夠得到全面轉化。另外，傳統(tǒng)的檔案信息資源管理模式無法在規(guī)定時間內快速轉化信息數(shù)據(jù)，導致很多信息無法得到有效管理，部分信息出現(xiàn)遺失等問題，給檔案管理后續(xù)工作開展造較大阻礙，檔案信息資源的載體具有多樣性的特點，主要包括數(shù)據(jù)、圖像、紙質等形式，這一情況嚴重降低了檔案管理工作的效率，檔案管理人員需要根據(jù)數(shù)據(jù)形式選擇合適的管理方式，不同形式檔案信息本身存在無法兼容的特點，導致檔案信息資源出現(xiàn)嚴重的數(shù)據(jù)孤島問題，應用大數(shù)據(jù)技術能夠有效解決這一問題，高效整合各種形式的數(shù)據(jù)信息資源，將這些數(shù)據(jù)資源轉化為數(shù)據(jù)信息存儲起來，采用這種方式避免數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失等問題。

（三）提升檔案服務能力的需求

檔案管理人員開展管理工作期間，需要應用大數(shù)據(jù)信息開展管理工作，不僅能夠明確檔案管理工作的內容，還能優(yōu)化檔案管理工作制度，將實體檔案轉變?yōu)橹R檔案，轉變以往檔案借閱利用的形式，借助大數(shù)據(jù)技術，系統(tǒng)化的整理數(shù)據(jù)信息，做好信息資源整合和歸納工作，以提高數(shù)據(jù)信息獲取的精準度，保證數(shù)據(jù)信息處理效率。除此之外，應用大數(shù)據(jù)技術還能提高數(shù)據(jù)資源的完整性，降低數(shù)據(jù)資源儲存的成本，采用多個平臺互相關聯(lián)的形式，提升數(shù)據(jù)信息服務的質量，采用專業(yè)化的數(shù)據(jù)信息管理形式，規(guī)范數(shù)據(jù)信息管理模式，為用戶提供優(yōu)質的數(shù)據(jù)信息服務。

二、利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模

（一）構建聯(lián)動機制

為了更好的滿足社會發(fā)展對檔案信息資源的需求，相關部門要重視大數(shù)據(jù)技術的應用，構建聯(lián)動機制，增加其他部門與檔案管理部門的互動，結合各個部門自身的優(yōu)勢，提升檔案信息資源管理的水平。例如，推廣檔案館和交通部門合作的模式，構建聯(lián)動機制，對各類工程項目進行規(guī)劃驗收，選擇工程竣工備案前，開展檔案預驗收，通過驗收滯后，再移交到檔案館。除此之外，要加大對檔案管理工作人員的培訓和管理，增強人員之間的業(yè)務交流，確保檔案的完整性，全面提升檔案服務能力水平。

（二）應用新媒體技術

檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，O2O模式為主要趨勢，即線上和線下的對接，擴大檔案服務的覆蓋面，增強用戶體驗，轉變傳統(tǒng)的檔案服務模式。基于大數(shù)據(jù)分析，更好的掌握檔案使用者需求，提供定向服務，提高服務水平。在日常檔案管理工作中借助信息技術，輔助檔案收集和管理等工作。

三、利用大數(shù)據(jù)提升檔案管理服務能力

（一）引入大數(shù)據(jù)思想

新時期，推動檔案管理發(fā)展，提升檔案服務能力，要從思想層面進行革新，轉變檔案管理的認知以及理解。從事檔案管理的工作人員，其工作思想水平的高低，直接影響著檔案管理數(shù)字化發(fā)展的進展，所以要加強人員思想的創(chuàng)新。檔案工作人員要樹立大數(shù)據(jù)思想，同時積極參與素質建設。構建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境，進而轉變人員的思想認知。除此之外，要推動檔案管理制度的創(chuàng)新，構建完善的檔案管理體制，助力檔案數(shù)字化建設，推動此項工作的有序開展，帶動管理方式的創(chuàng)新。從檔案管理數(shù)字化，除了開展信息化服務外，還要進行數(shù)據(jù)信息化管理。在具體實踐中積極貫徹大數(shù)據(jù)思想，通過構建完善的網(wǎng)絡平臺，形成數(shù)據(jù)信息查詢以及管理體系，便于使用者利用，提高檔案信息檢索的水平，營造便利的檢索條件。

（二）構建智慧檔案館云平臺

未來檔案管理工作將會更加的繁瑣，對檔案管理工作人員的綜合素質有著較高的要求。作為檔案管理工作人員，必須要結合檔案管理工作的變化，結合檔案管理信息化和數(shù)字化等特點，提升自身的能力水平，積極總結檔案管理工作經(jīng)驗，全面提升服務能力水平。在具體實踐中構建云平臺，搭建多層管理體系，發(fā)揮系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息傳遞功能、儲存功能、設備功能調節(jié)功能以及信息監(jiān)控功能等，提供明確的數(shù)字化管理功能模塊，為相關工作的開展提供保障。

（三）做好檔案和檔案信息數(shù)字化建設工作

從檔案管理工作的開展本質來說為數(shù)據(jù)的管理，所以開展檔案管理創(chuàng)新，必須要加強數(shù)據(jù)管理的革新。通過將各類檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)，借助各類先進技術，開展數(shù)據(jù)分析以及處理，促使信息轉化為二進制，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的轉變。采用智能管理技術手段，實施檔案信息跟蹤和統(tǒng)計以及分析，提升檔案信息在水平，實現(xiàn)數(shù)字化管理。面向用戶提供高水平的快速檢索功能，提高檔案資源利用率。

（四）加強人才培養(yǎng)

隨著社會的發(fā)展，對于檔案管理的要求也越來越高，就需要引進更多的人才。大數(shù)據(jù)技術作為近年來的新興技術，對于當前的管理人員而言，可能還存在著一些困惑，這就需要管理部門積極引進電子信息技術的人才，同時對于當前的管理人員而言，要加強對于他們的培訓，以滿足時代發(fā)展的需求，只有這樣才能實現(xiàn)當前檔案管理模式的改變，更好的服務社會。

四、總結

檔案管理部門創(chuàng)新檔案管理模式之前，要更新現(xiàn)有的檔案管理理念，結合先進的科學技術優(yōu)化檔案管理體系，建立檔案管理平臺，保證檔案管理效率能達到預期目標。除此之外，為了提高檔案管理部門的服務能力，管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，采用數(shù)據(jù)一站式服務模式，為人們提供開放、集中的數(shù)據(jù)信息服務，進一步促進社會發(fā)展。

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