檔案管理現(xiàn)狀與檔案信息數(shù)字化的必要性

蘇艷萍

摘要：隨著國家干部人事制度改革的深入，對(duì)人事檔案的利用方式與檔案信息資源的開發(fā)使用也提出了更高的要求。傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為主的檔案管理方式存在材料碎片化、整理手工化等缺點(diǎn)，人事檔案的完整性、科學(xué)性有待提升。本文從檔案管理現(xiàn)狀入手，分析現(xiàn)階段檔案建設(shè)管理工作中存在的一些弊端，提出檔案管理進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的創(chuàng)新對(duì)策，使人事檔案工作不斷改進(jìn)服務(wù)方式提高效率，推動(dòng)我國檔案信息化建設(shè)管理向著更加科學(xué)化、信息化、合理化的方向邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息數(shù)字化;檔案管理現(xiàn)狀;科學(xué)化;創(chuàng)新對(duì)策

在過去，由于檔案管理的復(fù)雜性和保密性，人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，這種管理模式存在管理手段單一、缺乏信息平臺(tái)、利用效率低等問題。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得檔案管理由傳統(tǒng)的人工化記載逐步轉(zhuǎn)向現(xiàn)代信息化科學(xué)管理模式。開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案信息資料的多元化有效利用，避免重要數(shù)據(jù)資料的丟失，為常規(guī)檔案的保存、使用和共享等應(yīng)用環(huán)節(jié)奠定了便利的條件。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的意識(shí)

近年來，一些企業(yè)檔案管理人員仍然受到傳統(tǒng)舊的管理觀念影響，認(rèn)為僅僅把檔案資料做好簡單的收集、入庫進(jìn)行完好的保存即可，在使用時(shí)再進(jìn)行查找利用，而不必進(jìn)行檔案資料的更新管理和共享。但是隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的劇烈變化，人員流動(dòng)相增大，檔案流轉(zhuǎn)的速度加快，直接沖擊著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使得一些實(shí)時(shí)變動(dòng)的珍貴資料得不到有效記載和更新，進(jìn)而影響企業(yè)的整體綜合實(shí)力的提升。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

對(duì)于檔案工作來說，參與人事檔案審核整理的工作人員素質(zhì)參差不齊影響著檔案管理的水平和質(zhì)量，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，在很多企業(yè)內(nèi)，從事檔案業(yè)務(wù)的基本都是年紀(jì)偏大的工作人員，自身業(yè)務(wù)水平能力有限，不熟悉計(jì)算機(jī)操作、數(shù)字化技術(shù)，沒有接觸過先進(jìn)的前沿技術(shù)。第二，受舊觀念影響，對(duì)檔案收集、保管等業(yè)務(wù)不重視，認(rèn)為檔案保管好就完成工作了，不會(huì)進(jìn)一步思考檔案的利用及價(jià)值。第三，很多工作人員不會(huì)嚴(yán)格要求自己，接受文化水平能力不足，缺乏團(tuán)隊(duì)精神、得過且過，直接影響檔案管理工作的管理與全局部署。

（三）檔案信息化建設(shè)存在明顯的水平差異

在一些技術(shù)信息相對(duì)落后的地區(qū)，人事檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，唯一的信息化手段就是把檔案的名字、編號(hào)等內(nèi)容錄入EXCEL表格中，查找時(shí)搜索名字看到編碼，去庫房抽出檔案查閱。這種方式僅僅是最基礎(chǔ)的手段，管理模式單一，利用效率低，當(dāng)畢業(yè)季或者用人高峰到來，大量檔案涌入時(shí)，在工作人員人手不足的情況下，就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)記、甚至漏記的情況，增加了檔案安全性的隱患。在一些重視檔案信息化的地區(qū)，已經(jīng)能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案，例如構(gòu)建了統(tǒng)一的檔案數(shù)字化平臺(tái)，紙質(zhì)檔案做了數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)了地區(qū)間的信息共享。由此可見，不同地區(qū)對(duì)檔案信息化的重視程度造成檔案管理模式的不同與差異。

二、檔案信息數(shù)字化的必要性

（一）人事檔案信息化背景

2006年，中共中央組織部發(fā)布《全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，明確要求加快電子檔案建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化。2012年以后，中共中央組織部及北京、廣西、河南等地已經(jīng)相繼開展了人事檔案數(shù)字化工作。

（二）信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高

通過信息化技術(shù)在人事檔案管理中的有效應(yīng)用，只需要將個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，不僅可以提高工作效率，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效地提升檔案的利用率，同時(shí)檔案管理成本也得以降低。

三、人事檔案信息化的創(chuàng)新對(duì)策

（一）提高人事檔案管理的信息化意識(shí)

在信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)前沿的科學(xué)技術(shù)，加快向數(shù)字管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞、存儲(chǔ)和利用實(shí)現(xiàn)一體化，確保實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息共享，不僅可以提高檔案查閱的效率，檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實(shí)現(xiàn)人事檔案的無紙化閱檔。

（二）加快人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)

建立一個(gè)安全可靠的數(shù)字化平臺(tái)，使用者通過屏幕就可以方便的查閱材料，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)人事檔案信息資源的共享。有效的提高了人事檔案利用效率，滿足使用者的需求，保護(hù)了實(shí)體檔案，信息化數(shù)字平臺(tái)的建設(shè)就顯得尤為重要。

（三）制訂規(guī)范的人事檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范制訂符合要求的工作標(biāo)準(zhǔn)，參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31-2005）、《檔案著錄規(guī)則》（國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002）等規(guī)定，規(guī)范人事檔案整理及數(shù)字化工作，促進(jìn)人事檔案整理及數(shù)字化工作的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化人事檔案管理要求我們不斷變革人事檔案管理模式，信息化技術(shù)水平的發(fā)展已成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求，人事檔案信息化也成為人事檔案管理的必然趨勢(shì)。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運(yùn)用現(xiàn)代化科技成果和管理新手段，提供更快捷、更科學(xué)的人事檔案信息利用，使人事檔案管理工作不斷改進(jìn)服務(wù)方式提高效率，必將促進(jìn)人事檔案管理體制的改革與發(fā)展，加快推動(dòng)檔案信息資源共享的步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇蔚迎.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].蘭臺(tái)世界，2019（z1）：144-145.

[2]周唯薇.新時(shí)期事業(yè)單位如何做好檔案管理優(yōu)化工作[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：71-72.

[3]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對(duì)策[J].經(jīng)營管理者，2014，11（12）：148-149.