新環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理策略

孫夢斯

摘要： 機(jī)構(gòu)編制檔案主要是指在編制范圍內(nèi)對機(jī)構(gòu)工作人員工作情況加以記錄的參考性文件，檔案處理將工作和資料記錄之后便于工作人員信息的查看，屬于比較重要的信息資料，新環(huán)境下，為了便于相關(guān)部門能夠依法工作，需要加強(qiáng)新時(shí)期下機(jī)構(gòu)編制的檔案管理的研究和完善。

關(guān)鍵詞： 新環(huán)境; 機(jī)構(gòu)編制; 檔案管理; 策略

檔案記錄是對真實(shí)事件及信息的具體反映，對機(jī)構(gòu)編制管理工作而言，其主要是在機(jī)構(gòu)和企業(yè)的人員配置及數(shù)量管理等方面所開展的管理工作，其中機(jī)構(gòu)編制的檔案管理是要對機(jī)構(gòu)內(nèi)的工作記錄和信息管理。

一、機(jī)構(gòu)編制檔案管理問題

（一）檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)

在社會(huì)信息化程度加強(qiáng)的情況下，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各行各業(yè)也就加強(qiáng)技術(shù)變革的實(shí)現(xiàn)，檔案工作也需要能夠和時(shí)代發(fā)展融合在一起，利用自動(dòng)識別技術(shù)對借閱檔案進(jìn)行管理，利用檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對接加強(qiáng)電子文件的全程管理，備份所屬機(jī)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)信息，從而構(gòu)建電子文件管理中心，數(shù)字檔案室、及智慧檔案室的建是檔案信息化建設(shè)的方向。原有的手工操作和封閉管理模式等已經(jīng)無法有效滿足各個(gè)方面對檔案信息的需要，對檔案工作應(yīng)有的作用的發(fā)揮也會(huì)造成不利影響，使得檔案的原始價(jià)值不斷降低。

（二）人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案管理要求不相適應(yīng)

檔案工作人員在配備的時(shí)候，人員素質(zhì)在一定程度上也會(huì)檔案管理工作開展存在著限制作用，通常僅僅有一兩個(gè)人就需要對整個(gè)單位的檔案工作處理，且多數(shù)人員還屬于兼職人員或者返聘退休的人員，這些人員本身對檔案業(yè)務(wù)知識內(nèi)容缺少系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，沒有比較固定的檔案知識理論結(jié)構(gòu)，也不具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是當(dāng)前檔案管理應(yīng)用知識內(nèi)容的匱乏也在成可以更好滿足新時(shí)期檔案管理需求的人才明顯不足。檔案管理工作并不再是整理案卷的手工簡單工作，這一工作在具體開展的時(shí)候需要更加注重檔案干部隊(duì)伍的人才培養(yǎng)，推動(dòng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提升。

二、新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制的檔案管理策略

（一） 提高檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)在對檔案管理工作人員培訓(xùn)的情況下有效提升管理人員自身的業(yè)務(wù)水平。一是積極鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新的知識內(nèi)容，定期組織相關(guān)工作人員積極參與到各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作中或到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。二是邀請檔案管理專業(yè)人員對本機(jī)構(gòu)檔案管理人員實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過組織管理人員學(xué)習(xí)使得檔案管理人員的視野得以拓寬，了解檔案工作的最新情況及動(dòng)態(tài)，熟練掌握檔案學(xué)科新理論和新技術(shù)，有效改進(jìn)檔案工作。最后對工作人員的考核辦法和獎(jiǎng)懲制度等內(nèi)容有效完善，促使檔案人員能夠有效適應(yīng)新的發(fā)展形勢，從而提出新思路，對新問題有效解決，突破傳統(tǒng)管理模式的限制，在機(jī)構(gòu)編制檔案管理方面也得到新的發(fā)展。

（二） 促進(jìn)管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。首先檔案管理在具體實(shí)施的時(shí)候，需要能夠做到程序化管理，在簡潔實(shí)用和比較容易操作等原則的支持下，有效研究機(jī)構(gòu)編制檔案管理程序。在對這一程序應(yīng)用的基礎(chǔ)上不僅需要對檔案目錄需要有效輸入和輸出及檢索實(shí)施，也需要對檔案進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)和匯總處理，從而打破傳統(tǒng)管理的局限。其次庫房管理也需要逐漸智能化，根據(jù)庫房管理智能化的要求，機(jī)構(gòu)編制相關(guān)部門實(shí)施檔案管理的時(shí)候，需要對檔案室配置智能控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案室的智能化管理，提升檔案材料存放的質(zhì)量。最后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案傳閱也要逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作開展的時(shí)候也需要將歸檔的文件材料掃描入電腦，在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上確保檔案材料的質(zhì)量，節(jié)省工作人員的傳閱時(shí)間，提高機(jī)構(gòu)工作人員的工作效率。

（三） 及時(shí)做好檔案解密工作。在檔案管理工作開展的時(shí)候，需要注重保密原則，在這一基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)開放性原則，根據(jù)新環(huán)境變化情況有效得出相關(guān)機(jī)構(gòu)編制檔案解密的建議。對一些實(shí)際工作中需要保密且保密時(shí)間比較短的檔案資料在管理的時(shí)候要及時(shí)解密，積極提供利用。對一些不分主次和不分輕重的檔案資料在管理的時(shí)候需要將這些資料視為重要機(jī)密加以管理和保密處理。作為檔案保管人員也要積極主動(dòng)創(chuàng)造條件，挖掘?qū)?shí)際工作具有較大利用價(jià)值的檔案資料為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

三、結(jié)語

在機(jī)構(gòu)編制檔案管理的時(shí)候，在受到環(huán)境影響的情況下，需要關(guān)注和重視增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的要求，提升檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化程度加深，使得機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作效率有效提高，且不斷推動(dòng)檔案管理工作能夠較大幅度提高到新的發(fā)展水平，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制檔案自身的作用可以更好的發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)：

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