辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

張飛

摘要：檔案管理辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院管理者及工作人員乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)來(lái)講都極為重要，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視檔案管理的辦公自動(dòng)化，加大投入力度，建立完善的辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，健全醫(yī)院檔案管理制度，推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，只有做到以上幾點(diǎn)，才能真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理的辦公自動(dòng)化，為醫(yī)院、為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理;探討

引言

近年來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)各行各業(yè)也深受其益，享受著科技的發(fā)展帶來(lái)的好處。其中，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)尤為突出，醫(yī)院的工作性質(zhì)要求其必須保持高效優(yōu)質(zhì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。在醫(yī)院，處處都有檔案管理的影子，它需要對(duì)病人的病情和醫(yī)生的診治情況進(jìn)行記錄歸檔。還需要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事變動(dòng)、醫(yī)院的各類基建進(jìn)行歸檔，這一切一切都是醫(yī)院維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作基礎(chǔ)，包含著重要的信息。辦公自動(dòng)化的普及和應(yīng)用對(duì)醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)極為重要，至此，辦公自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)醫(yī)院檔案管理的探討勢(shì)在必行。辦公自動(dòng)化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動(dòng)化特征，開(kāi)展后續(xù)的管理，為決策人員在進(jìn)行決策的時(shí)候，提供有力的參考依據(jù)。非專業(yè)性的檔案管理人員從事這一項(xiàng)工作，他們自動(dòng)化意識(shí)淡薄，缺乏基本的操作技能，無(wú)法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理難以有序開(kāi)展，提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息化的關(guān)鍵。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理作用十分明顯。現(xiàn)階段，依托先進(jìn)的信息技術(shù)，醫(yī)院業(yè)務(wù)通過(guò)網(wǎng)上傳輸方式進(jìn)行信息交流，使醫(yī)院的辦公效率大大提高。醫(yī)院需要應(yīng)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案建設(shè)，發(fā)揮其歸檔、儲(chǔ)存和管理作用，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，從而提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，使之有效促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

一、目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平有待提高

我國(guó)的很多醫(yī)院都存在著“重專業(yè)而輕管理”的現(xiàn)象，很多醫(yī)院的管理者都會(huì)比較重視對(duì)醫(yī)生醫(yī)術(shù)的提高，重視先進(jìn)儀器的使用卻忽視了對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理。而檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種管理工作，是一項(xiàng)尤為繁雜且見(jiàn)效期較長(zhǎng)的工作，更是不被很多醫(yī)院管理者所重視。故而醫(yī)院檔案管理部門的人員配備也往往不是那么的精良，專業(yè)能力較差，綜合素質(zhì)有待提高。

（二）醫(yī)院檔案管理制度有待完善

由于思想上的認(rèn)識(shí)不足，很多醫(yī)院都對(duì)醫(yī)院檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)完善的制度和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院體系的龐大，工作任務(wù)的繁重，致使很多檔案管理工作難以落實(shí)的部門，使檔案管理的工作存在著混亂。因此，由于電子化檔案制度管理的不完善，很多時(shí)候讓很多檔案管理執(zhí)行人員也會(huì)感到無(wú)所適從，造成檔案管理部門的工作松散，打壓其工作積極性。

（三）檔案管理工作辦公自動(dòng)化效果有待提高

目前，雖然很多醫(yī)院已經(jīng)將檔案管理的辦公自動(dòng)化納入到工作任務(wù)內(nèi)，但是其自動(dòng)化效果依舊有待加強(qiáng)。造成這種結(jié)果的原因首先是因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，常常會(huì)忽視它的作用，對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)和精力投入不到位，致使缺乏精良的、先進(jìn)的信息化設(shè)備。其次，檔案管理部門缺乏專業(yè)的檔案管理人員，使檔案管理工作辦公自動(dòng)化效果不佳。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化的有效措施

加大投入力度，建立完善的辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的所有重要信息，是確保醫(yī)院信息安全的重要工作，醫(yī)院的有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，利用移動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在一定程度上提升電子檔案管理的實(shí)效性和安全性。在醫(yī)院具體的實(shí)踐過(guò)程中，可以建立針對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作內(nèi)容，有針對(duì)性的建立一個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)電子檔案的內(nèi)容，提高檔案調(diào)取的便捷性和高效性。

（一）健全醫(yī)院檔案管理制度，推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)

醫(yī)院要健全檔案管理制度，完善管理體系，推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)。院內(nèi)各人員要嚴(yán)格的按照管理制度和技術(shù)實(shí)施，確保其檔案的真實(shí)性、安全性和完整性。加強(qiáng)對(duì)文件的形成、積累、鑒定、歸檔及檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，由電子檔案管理人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。院內(nèi)各部門要明確分工，確認(rèn)在檔案的形成和管理方面的職責(zé)，要形成全面的、嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。此外，要建立統(tǒng)一、規(guī)范的辦公自動(dòng)化操作和工作模式，以便于后續(xù)的檔案整理與歸檔工作，提升檔案管理工作便捷和高效。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化

要適當(dāng)加大對(duì)于檔案管理部門的資金投入，配備先進(jìn)的檔案管理相關(guān)的儀器設(shè)備。另外，管理人員的自身素質(zhì)是影響檔案管理的重要因素。醫(yī)院應(yīng)有意識(shí)、有計(jì)劃、有目標(biāo)的去增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院要聘請(qǐng)專業(yè)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員對(duì)本院的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)和自動(dòng)化檔案管理培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，人們無(wú)時(shí)無(wú)刻不在享受著信息技術(shù)帶給我們的便利。辦公自動(dòng)化這個(gè)主題在信息技術(shù)發(fā)展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進(jìn)行實(shí)踐研究?，F(xiàn)今，檔案管理的重要性不斷地被人們所認(rèn)識(shí)，對(duì)于如何辦公自動(dòng)化來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，使人們所需要的探討的一個(gè)十分重要的話題。檔案管理是辦公發(fā)展的重要組成部分，它記錄著相關(guān)主體發(fā)展的歷史進(jìn)程，客觀反映了問(wèn)題處理、決策、建設(shè)、研究和發(fā)展的過(guò)程和結(jié)果。隨著辦公室改革的不斷推進(jìn)，如何提高檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供檔案信息，滿足需求，適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，是檔案工作面臨的新課題。在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理工作逐漸發(fā)展成自動(dòng)化檔案管理。如果可以在辦公自動(dòng)化背景下加強(qiáng)檔案管理工作，這將意味著醫(yī)院管理水平和工作效率將有所提升，從而可以促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。但是現(xiàn)階段部分醫(yī)院還存在一些問(wèn)題，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化檔案管理的作用，這些都會(huì)阻礙檔案管理工作的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J].李軍.? 江蘇科技信息. 2020（34）

[2]辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析.劉念奇.決策與信息[中旬刊].2019

[3]辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)要點(diǎn)探討.于麗.世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘.2019