中學檔案管理的安全保障措施研究

何再群

摘要：檔案是歸納組織信息資料的重要載體，關(guān)系著一個組織與組織成員所有人的隱私安全等相關(guān)信息。這幾年，我國高度重視檔案管理，怎樣提升檔案管理的安全性與科學性已經(jīng)成為社會重點研究的熱門話題。其中，中學檔案管理日漸完善，在促進學校教育教學方面發(fā)揮著不可或缺的功能作用。中學檔案涉及到各個年級教師的具體情況以及學校一些機密性文件等，牽動著中學的發(fā)展，所以本文針對中學檔案管理的安全保障措施進行展開討論。

關(guān)鍵詞：中學檔案;安全保障;管理措施;研究

現(xiàn)階段，檔案管理已經(jīng)開始實行信息化模式，因此如何加強學校檔案管理，使其可以發(fā)揮服務大眾的功能，并且促進學校的長遠發(fā)展，是學校必須應對的挑戰(zhàn)。中學校園檔案管理應該對檔案資料進行整理、歸檔、成卷以及運用，保證相關(guān)資料的利用價值，為日后開展相關(guān)工作提供數(shù)據(jù)支持等。因此，在檔案管理時應該制定安全措施，防止檔案出現(xiàn)遺漏、盜取、或者篡改等現(xiàn)象，確保檔案的完整性。

一、分析中學檔案管理中出現(xiàn)的安全問題

中學檔案管理中，囊括了學校建校時以來的各種重要資料，可以為日后開展工作提供可靠的證明與憑證。在檔案安全管理中出現(xiàn)的主要問題分為幾種情況：第一，避免檔案出現(xiàn)損壞、丟失、缺漏等問題。尤其是建校時的傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，應該做好防霉變、防蟲、防火、防潮等安全工作。第二，要避免信息泄露，避免信息被不法分子隨意盜取。第三，信息化網(wǎng)絡高度發(fā)達，由于網(wǎng)絡平臺、新媒體等方式拓展互聯(lián)網(wǎng)服務范圍，避免一些不法分子利用輿論對社會造成負面輿論影響。處于新媒體背景下，檔案管理問題多種多樣，信息傳播更加便捷，如果學校監(jiān)管不力，要謹防一些非法分子利用網(wǎng)絡傳播謠言的現(xiàn)象發(fā)生，甚至對學校造成惡劣的負面影響或者輿論壓力，阻礙學校正常管理檔案。

二、探究中學檔案安全管理的有效策略

（一）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，保證管理專業(yè)水平

對檔案管理人員應該加強培訓，保證管理人員在職業(yè)道德、技術(shù)能力、協(xié)調(diào)能力、法律常識的方面都在專業(yè)水平以上。學?？梢圆扇【€上線下結(jié)合的方式，提升管理人員的專業(yè)能力，結(jié)合按照管理人員的具體情況，采取崗前與在崗培訓相結(jié)合的方式，并針對員工的具體情況進行針對性培訓。在大多數(shù)學校中，一些管理人員通常由本校教師專兼職，因此對于這些教師更要注重專業(yè)知識的培訓，要掌握信息化管理手段，并控制好檔案管理中的相關(guān)安全事宜。學校要針對管理人員進行定期考核，提升管理的整體專業(yè)性。

（二）完善檔案管理制度，規(guī)范管理行為

對于中學檔案管理人員，應該明確管理內(nèi)容與職責保證，設置專人專崗，完善責任崗位制度，提升檔案管理人員的責任意識，避免檔案管理人員受利益蠱惑做出違法行動。要明確檔案負責人，提升領導的重視，保證相關(guān)細節(jié)工作的完善性。同時，要明確招聘制度、監(jiān)督制度、培訓制度等相關(guān)檔案管理制度，對檔案管理工作量做好細化說明，保證執(zhí)行效力，要避免出現(xiàn)九龍治水、分頭管理等現(xiàn)象，絕不允許檔案管理人員馬虎操作。如果一些管理人員出現(xiàn)懷孕、離職等特殊情況，要提前報備，保證崗位的正常、穩(wěn)定運行。

（三）增強檔案安全保障體系建設，保護信息安全

信息化背景下，檔案管理信息化成為一種新興模式，因此應該對學校的原始版本檔案進行備份保存。例如一些建校時的紙質(zhì)檔案應該采取數(shù)字化管理模式，通過影像技術(shù)進行留存，便于日后的查詢，一份資料應該做出至少兩份備份。同時，建立起系統(tǒng)安全管理體系，要合理設計學校內(nèi)部檔案管理工作，與外網(wǎng)聯(lián)通時應該注意安全性，保證信息的防護。對于原始紙質(zhì)資料應該建立起專門的檔案柜，做好防火措施，防盜措施，防潮措施等，加強安全管護。檔案管理室應該派專人負責，避免陌生人隨意進出，對于檔案的調(diào)用和借取應該做出明確的記錄，借閱人員要遵守借閱規(guī)則，一旦發(fā)現(xiàn)問題可以及時追責。值得一提的是，一些學校的機密文件絕對不可外借。檔案室應該安置監(jiān)控裝備，做到24小時無死角監(jiān)控，一旦出現(xiàn)異常，可以查詢相關(guān)影像資料，確保為后續(xù)調(diào)查提供相關(guān)證據(jù)。

結(jié)束語：

中學檔案中蘊藏著豐富的信息資源，與教師、學生各方利益直接掛鉤，因此保證檔案管理的安全運行是維護師生利益的重要基礎。步入信息化時代，檔案已經(jīng)與信息化技術(shù)相接軌，所以要加強數(shù)字化管理，避免由于網(wǎng)絡技術(shù)等相關(guān)因素造成安全隱患的問題。同時，要建立起安全防范體系，保護檔案整體信息安全，避免出現(xiàn)信息泄露、丟失等不良現(xiàn)象，促進檔案管理的長遠發(fā)展。

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