信息化時代高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新探究

摘要：學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，在信息化時代，高校檔案管理部門要結(jié)合信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行創(chuàng)新，為了使這項工作取得理想效果，需要借助構(gòu)建檔案信息管理平臺來對檔案管理工作進行不斷優(yōu)化，本文結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作實際，探討信息時代學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代;高校;學(xué)生檔案;管理模式;創(chuàng)新

引言：在高等學(xué)校的檔案管理工作中，學(xué)生檔案大多以紙質(zhì)檔案為主，高等學(xué)校檔案管理部門大多按照傳統(tǒng)的管理方法來開展學(xué)生檔案管理，由于在這種管理模式下，檔案查詢和利用手續(xù)繁雜，給檔案管理和使用帶來了很大不便，同時由于高校學(xué)生人數(shù)眾多，也給檔案管理部門帶來很大的工作量，由于學(xué)生人數(shù)眾多，還很容易在人工管理過程中出現(xiàn)誤差，給后期檔案的使用帶來很大不便。在信息化時代，可以結(jié)合先進的信息技術(shù)對傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作進行創(chuàng)新。

一、高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

檔案管理是高校一項重要的管理工作，由于檔案會跟隨學(xué)生一生，所以國家對于高校學(xué)生檔案非常重視，為了更好地促進高校學(xué)生檔案管理，國家檔案局和教育行政部門共同下發(fā)了高等學(xué)校檔案管理辦法，在辦法中也有與學(xué)生檔案有關(guān)的內(nèi)容，但是由于內(nèi)容過于簡單和籠統(tǒng)，沒有為學(xué)生檔案管理指定負(fù)責(zé)機構(gòu)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集和傳遞等環(huán)節(jié)都受到了很大制約。盡管高等學(xué)校也根據(jù)學(xué)生檔案管理需要，制定出了相應(yīng)的管理辦法，但是大多采取檔案管理部門指導(dǎo)院系負(fù)責(zé)的方法來展開學(xué)生學(xué)生檔案管理，由于院系并不具備專業(yè)的檔案管理水平，大多數(shù)工作人員都是兼職來開展學(xué)生檔案管理工作，部分院系甚至安排學(xué)生參與到檔案管理工作中，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理無法取得理想效果。由于在平時沒有按照規(guī)范的要求來展開檔案管理，很多院校甚至出現(xiàn)在畢業(yè)之前補檔案的現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

（二）沒有積極使用信息化手段展開檔案管理

高校學(xué)生檔案管理是一項非常復(fù)雜的管理活動，盡管很多高校都在積極推動辦公自動化，也積極引進了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。但是由于高校學(xué)生檔案的內(nèi)容大多需要借助手工填寫來形成紙質(zhì)檔案，在對學(xué)生檔案進行管理的過程中也缺乏信息技術(shù)的應(yīng)用。因此嚴(yán)重制約了高校學(xué)生檔案管理工作開展的效果，需要高等學(xué)校認(rèn)真反思傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理的不足，積極借助信息化手段來對學(xué)生檔案管理工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新。

（三）檔案歸集內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

在高校學(xué)生檔案管理工作開展過程中，缺乏統(tǒng)一規(guī)范也是制約高校學(xué)生檔案管理工作效率不斷提升的一個重要原因。目前高等學(xué)校對于高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理也產(chǎn)生很大影響。

二、信息化時代高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新的策略

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新創(chuàng)造了有利條件，為了使這項管理創(chuàng)新取得理想效果，建議高校采取以下策略：

（一）認(rèn)真做好高校學(xué)生檔案管理制度建設(shè)

制度建設(shè)是高校學(xué)生檔案管理工作的前提，只有在制度的引領(lǐng)下，高校學(xué)生檔案管理才能取得理想效果。在信息化時代，為了更好地促進高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新，需要高等學(xué)校檔案管理部門結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定，詳細(xì)制定出學(xué)校內(nèi)部學(xué)生檔案管理細(xì)則，明確學(xué)生檔案歸檔的內(nèi)容歸口管理的部門以及各項檔案資料收集的時間，要借助檔案管理細(xì)則來明確學(xué)生檔案管理工作的責(zé)任部門和人員，以此來更好的推進高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化開展，這是一項非常重要的管理活動，需要高等學(xué)校檔案管理部門認(rèn)真對待。

（二）積極構(gòu)建專業(yè)的信息化學(xué)生檔案管理平臺

在信息化時代，高校學(xué)生檔案管理工作的正常開展需要結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢，充分利用專業(yè)的檔案管理平臺來開展學(xué)生檔案管理工作，在構(gòu)建專業(yè)的信息化學(xué)生檔案管理平臺過程中，高等學(xué)校檔案管理部門要不斷提高對學(xué)生檔案信息化工作的認(rèn)識，只有借助對學(xué)生檔案的信息化處理，才能不斷提高學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。為了更好地促進檔案管理信息化工作的開展，在構(gòu)建學(xué)生檔案管理平臺的過程中，高校檔案管理部門要積極與系統(tǒng)開發(fā)人員進行溝通，在學(xué)校統(tǒng)一的檔案管理平臺中增加學(xué)生檔案信息化管理模塊，為學(xué)校內(nèi)部各個院系配備檔案管理員，由管理員負(fù)責(zé)日常檔案數(shù)據(jù)信息的錄入和維護，借助信息化檔案管理平臺來對檔案內(nèi)容的規(guī)范性進行篩查，從而及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，在信息化檔案管理模式下，高等學(xué)校檔案部門要結(jié)合學(xué)生檔案歸檔工作的需要，對各院系學(xué)生檔案的歸集與整理進行考核，要將考核結(jié)果與學(xué)校對各院系的考核結(jié)合起來，以此來不斷提高各院系對學(xué)生檔案管理工作的重視程度，借助信息化檔案管理平臺可以很好的實現(xiàn)對檔案管理工作的全程監(jiān)管，對于各院系學(xué)生檔案工作的進步都能實時把控，因此可以取得理想的效果。

（三）借助信息管理平臺對學(xué)校學(xué)生檔案管理流程進行重新設(shè)定

在學(xué)校學(xué)生檔案信息管理平臺設(shè)計研發(fā)出來之后，高等學(xué)校檔案管理部門要認(rèn)真結(jié)合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的實際，對學(xué)校內(nèi)部原有的學(xué)生檔案管理規(guī)定進行重新優(yōu)化和改進，在改進的基礎(chǔ)上借助信息管理平臺，對學(xué)校學(xué)生檔案管理流程進行重新設(shè)定，以此來促進和提高學(xué)生檔案管理工作的實效性，使信息化檔案管理平臺真正發(fā)揮出全面促進學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的價值.對流程進行重新優(yōu)化的過程中，要分級分階段對學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容進行優(yōu)化，首先要做的是對學(xué)生檔案管理工作流程進行重新優(yōu)化，按照院系輔導(dǎo)員歸集檔案，院系負(fù)責(zé)人審核，院系檔案管理員錄入系統(tǒng)，學(xué)校檔案管理部門審核鑒定確認(rèn)無誤之后系統(tǒng)正式存檔的流程進行檔案的歸集。在此項工作開展過程中，要認(rèn)真做好對各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的保密教育，避免學(xué)生的個人隱私泄露：其次是對檔案流轉(zhuǎn)流程進行再造，學(xué)生檔案在使用過程中需要在不同部門流轉(zhuǎn)，借助信息化檔案管理平臺可以方便地實現(xiàn)學(xué)生檔案的在線流轉(zhuǎn)，只需要使用部門提出申請，學(xué)校檔案管理部門進行審核，審核之后將檔案流轉(zhuǎn)到使用部門，使用部門在收到檔案之后點擊確認(rèn)，就能實現(xiàn)學(xué)生檔案的流轉(zhuǎn);對檔案的借閱流程進行優(yōu)化，在信息化檔案管理條件下，使用學(xué)生檔案可以方便地借助學(xué)校檔案管理平臺來實現(xiàn)，只需要通過平臺進行申請，檔案管理部門審核通過之后，就能在線閱覽到相關(guān)檔案資料;對學(xué)生檔案的數(shù)字化處理流程進行優(yōu)化，在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案大多以紙質(zhì)文件的形式存在，借助信息化檔案管理平臺的應(yīng)用，可以方便的實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化處理，這種要求學(xué)校內(nèi)部各個院系在日常的學(xué)生管理中，要及時將學(xué)生檔案涉及的內(nèi)容借助專業(yè)的數(shù)字化處理軟件進行數(shù)字化處理，并按照規(guī)范的要求編號上傳系統(tǒng)，同時也要及時將學(xué)生的考試成績等數(shù)據(jù)信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中來，便于學(xué)生查詢，同時也對學(xué)生今后更好地利用學(xué)生檔案提供便利條件。

結(jié)束語：在高等學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作中，由于學(xué)生人數(shù)眾多，所以積極對學(xué)生檔案進行信息化處理，借助專業(yè)的信息化平臺來開展學(xué)生檔案管理工作是非常必要的，為了促進此項工作的開展，高等學(xué)校內(nèi)部要積極制定完善的學(xué)生檔案管理細(xì)則，結(jié)合信息化檔案管理平臺對管理流程進行不斷優(yōu)，平時也要不斷加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案的歸集管理維護工作都能得到有效開展，不斷提升學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

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作者簡介：

阮紅兵（1974-10）女，籍貫：湖南邵東，學(xué)歷：本科職務(wù)：研究實習(xí)員，研究方向：檔案管理。