對大數(shù)據(jù)時代檔案管理的思考

摘要：在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)在我們的工作生活中的作用越來越重要，檔案管理工作與信息技術(shù)之間的融合也越來越密切，基本實現(xiàn)了信息化。為了提高檔案管理信息化的水平，我們要提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善檔案管理機制，重視檔案數(shù)字化管理，促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展。本文主要分析了大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)，并提出了在大數(shù)據(jù)時代下推進檔案管理的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;機遇

在當前大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息化成為了檔案管理的新的標志，對于檔案管理有著極為重要的作用。因此，我們在進行檔案管理時，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高信息技術(shù)在檔案管理中的利用率。檔案管理人員將信息、文件錄入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，利用系統(tǒng)的自動分類功能，可以減輕工作人員的工作量，提高工作的效率。但大數(shù)據(jù)對于檔案管理來說既是機遇又是挑戰(zhàn)，我們要抓住科技發(fā)展中的機遇，戰(zhàn)勝面對的挑戰(zhàn)，不斷推動大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)下檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，要求更新檔案管理模式，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響既是機遇又是挑戰(zhàn)，我們要抓住發(fā)展中的機遇，戰(zhàn)勝發(fā)展中產(chǎn)生的巨大挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)的發(fā)展改變了工作人員對于檔案管理的思維和管理方式，呈現(xiàn)出了新的檔案管理模式?，F(xiàn)階段，檔案大多數(shù)都是以電子版的方式進行保存，實體檔案的形式已經(jīng)越來越少了。我們通常把電子檔案傳到大數(shù)據(jù)平臺，通過系統(tǒng)進行自動分類，并在大量的數(shù)據(jù)中挖掘有價值的信息，可以很快地完成工作任務(wù)，提高了工作的效率和水平。大數(shù)據(jù)下的數(shù)據(jù)分析不斷推動檔案管理的發(fā)展，為檔案管理工作提供了更多的發(fā)展機會。

當然，大數(shù)據(jù)對于檔案管理來說是一把雙刃劍，我們需要面對很多的挑戰(zhàn)。首先，我們需要調(diào)整對檔案資源的管理。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，檔案資源逐漸由實體檔案向數(shù)字化的形式轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的資源管理方式已經(jīng)不能夠滿足大數(shù)據(jù)信息資源的管理需求[1]。因此，我們需要不斷對內(nèi)容龐大、類型復(fù)雜的信息資源進行合理的分析，挖掘出真正有價值的信息。第二，隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題越來越嚴峻，對于檔案的安全也產(chǎn)生了一定的威脅。很多保密檔案都會涉及國家、政府或者公司的機密，這些信息資源一旦被泄露，會造成無法預(yù)估的損失。我們要加強檔案管理的安全管理，防止網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的攻擊，盡最大可能保證檔案的機密性。第三，由于科學(xué)技術(shù)與檔案管理融合越來越密切，數(shù)據(jù)庫的信息資源也越來越多，因此對于科學(xué)技術(shù)的要求也越來越高。很多檔案管理的軟件都沒有統(tǒng)一的標志，使得各個系統(tǒng)內(nèi)的信息資源無法進行交換，加大了管理的難度，不利于檔案的管理。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的策略

（一）轉(zhuǎn)變思維方式

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，檔案管理人員應(yīng)該要更新自己的思想觀念，轉(zhuǎn)變自身的思維方式，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作[4]。檔案管理人員要主動發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)的思想進行檔案管理。我們要充分挖掘檔案中的數(shù)據(jù)，不斷搜集信息資源，并提高自身的收集、分析數(shù)據(jù)的能力。我們還要建立新的檔案管理模式，開拓自己的思維，不斷完善信息化檔案管理模式的發(fā)展。

（二）提高管理人員素質(zhì)

有些檔案管理人員的專業(yè)技能不強，不利于檔案信息化的發(fā)展。因此，我們要加強檔案管理人員的素養(yǎng)，提高他們對檔案管理專業(yè)知識的掌握能力。首先，我們要營造良好的工作氛圍，改變檔案管理人員的消極的工作態(tài)度，并對工作人員進行嚴格的考核，調(diào)動工作人員的工作熱情。第二，政府或公司要對檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，定期開展專業(yè)知識的培訓(xùn)講座，提高他們檔案管理的專業(yè)能力。第三，我們要培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才，讓他們了解更多的其他領(lǐng)域的知識，增強他們的法律意識和信息技術(shù)能力，形成專業(yè)能力更強的檔案管理團隊。

（三）創(chuàng)新服務(wù)理念

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資源進行整合及分析，制定適合自己公司或政府發(fā)展的計劃或策略[3]。首先，工作人員要改變自己傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷擴展對檔案資源的定位，提高對資源管理的歸檔意識。檔案管理員要定期對檔案資源進行歸檔，不斷分析有價值的信息資源，避免對公司產(chǎn)生不良的影響。第二，檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)理念，將傳統(tǒng)被動的合作方式轉(zhuǎn)為主動尋求合作，進一步實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案資源的共享，促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展。最后，我們要加強工作人員的創(chuàng)新能力，讓他們能夠在大數(shù)據(jù)時代更好地抓住發(fā)展機遇，贏得勝利。

（四）加強安全管理

在大數(shù)據(jù)的背景下，信息技術(shù)在我們工作生活中運用越來越廣泛，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性也使得檔案安全的風險不斷變大。因此，檔案管理人員要提高自身的安全防范意識，根據(jù)自己所在政府或公司的檔案管理的實際情況，制定出科學(xué)的安全管理機制[2]。我們要保證機制的嚴密性以及約束力，加強對工作人員的約束管理，避免信息泄露、丟失，以及工作人員的失誤。在進行檔案管理時，應(yīng)該增加身份認證這一環(huán)節(jié)，防止有心人士盜取檔案數(shù)據(jù)。并且我們可以設(shè)置單獨登錄的系統(tǒng)，防止出現(xiàn)異地登錄的情況。同時，在進行檔案管理時，管理人員必須對數(shù)據(jù)進行加密，設(shè)置一定的訪問權(quán)限，并對所有文件進行及時的備份，防止文件損壞。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代對檔案資源的管理有著重大的影響。在檔案管理發(fā)展過程中，我們要抓住機遇，勇敢地迎接挑戰(zhàn)，不斷完善檔案管理的機制，加強對檔案管理人員的管理，真正發(fā)揮出大數(shù)據(jù)對于檔案管理發(fā)展的作用。我們要增強對于檔案管理人員的培訓(xùn)，增強他們的服務(wù)意識，建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，進一步實現(xiàn)資源共享，推動檔案管理行業(yè)的有序發(fā)展。

參考文獻：

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[2]鄒濤，趙柏林.大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化的思考[J].山東人力資源和社會保障，2017（04）：22-23.

[3]陳偉華.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].城建檔案，2019（06）：74-75.

[4]王金英.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)強化檔案工作的思考[J].企業(yè)改革與管理，2019（02）：18-19.

作者簡介：

王邁，石家莊市社會保險中心。