勘察設(shè)計院檔案信息化建設(shè)研究

張鳳麗

摘要：隨著時代的發(fā)展，勘察設(shè)計工作中，可以應(yīng)用的新方法、新設(shè)備越來越多，為了提升勘察設(shè)計工作的質(zhì)量，勘察設(shè)計單位有必要認(rèn)識到時代發(fā)展的特點，積極優(yōu)化生產(chǎn)技術(shù)、改進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備，提升勘察設(shè)計工作的效率，推動勘察設(shè)計單位的發(fā)展。本文對勘察設(shè)計院檔案信息化建設(shè)進(jìn)行論述，希望能夠為有關(guān)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計院;檔案信息化;建設(shè);研究

當(dāng)今時代而言，是信息技術(shù)極為發(fā)達(dá)的時代，各個行業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展中，都在不斷結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，從有關(guān)企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)的情況來看，既加快了企業(yè)的進(jìn)步，也推動了社會的發(fā)展?？辈煸O(shè)計院的生產(chǎn)經(jīng)營中，涉及的文件、檔案眾多，若勘察設(shè)計院的檔案工作能夠充分結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，勢必能夠利于勘察設(shè)計院的工作效率提升。結(jié)合勘察設(shè)計院檔案工作內(nèi)容可知，具有工作內(nèi)容多、工作內(nèi)復(fù)雜等特點，因此，建設(shè)檔案管理的信息化系統(tǒng)具有重要意義。

一、勘察設(shè)計院建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)的意義

時代的進(jìn)步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提高競爭力的必然選擇，對推動企業(yè)經(jīng)濟繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用?？梢姡畔⒒钱?dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢?？辈煸O(shè)計院檔案信息化建設(shè)，是檔案發(fā)展的需要，是院信息化工作的重要組成部分，也是勘察設(shè)計行業(yè)發(fā)展的要求。

二、勘察設(shè)計院建立檔案信息化系統(tǒng)的方法

（一）構(gòu)建檔案信息化管理體系

勘察設(shè)計院的檔案種類、類型眾多，包括勘察數(shù)據(jù)檔案、設(shè)計方案檔案等，相關(guān)檔案對勘察設(shè)計院的工作、生產(chǎn)發(fā)展具有重要意義，對此，勘察設(shè)計院有必要加強對檔案信息的管理，提升管理效率。構(gòu)建檔案的信息化管理模式，則能夠大為提升檔案管理工作的質(zhì)量，大量存儲檔案信息、進(jìn)行檔案的科學(xué)分類，提供更好的檔案服務(wù)工作。與此同時，結(jié)合檔案對勘察設(shè)計單位的聯(lián)動性，設(shè)計單位應(yīng)結(jié)合實際情況，構(gòu)建檔案的信息化管理體系。例如，勘察設(shè)計單位中，科技檔案是重要的組成部分，是設(shè)計單位經(jīng)營生產(chǎn)活動的法律憑證，勘察設(shè)計工作中，相關(guān)經(jīng)營決策也需要結(jié)合科技檔案的應(yīng)用。因此，對于勘察設(shè)計單位的檔案管理而言，不應(yīng)有獨立形成存儲體系，而是應(yīng)該構(gòu)建整體的檔案管理體系?；谛畔n案的特點，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，工作人員結(jié)合實際情況，應(yīng)規(guī)定檔案的信息化存儲過程，應(yīng)建立統(tǒng)一的存儲格式，如針對文字檔案可以統(tǒng)一建設(shè)成PDF文件格式、圖片文件建立成JPG格式、視頻檔案文件可以建立成MP4格式，這便能夠方便設(shè)計單位的分享應(yīng)用，實現(xiàn)各個部門之間的檔案共享及應(yīng)用。另外，基于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而言，設(shè)計單位可以采用與有關(guān)系統(tǒng)軟件開發(fā)單位的合作，定制相關(guān)檔案管理系統(tǒng)，也可以采用購買相對完善管理系統(tǒng)的方式，實現(xiàn)檔案一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

（二）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

建設(shè)檔案的信息化管理系統(tǒng)后，同樣提出了對操作人員的操作要求，只有操作人員掌握計算機操作技術(shù)，才能夠明確檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，存儲、查找相關(guān)檔案。而基于勘察設(shè)計單位的實際情況，以往的檔案管理人員雖然具備充足的檔案管理經(jīng)驗，但對于信息化檔案管理模式存在認(rèn)識不深刻，不能夠有效操作檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀。對此，信息檔案管理模式建設(shè)完成后，勘察設(shè)計單位應(yīng)認(rèn)識到提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的重要意義。具體而言，為了提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，首先應(yīng)給予必要的基礎(chǔ)操作技能培訓(xùn)，可以開展專門的培訓(xùn)會議，講授相關(guān)計算機的操作知識，也可以聘請有關(guān)專業(yè)人士教授工作人員管理系統(tǒng)的操作方法，進(jìn)而達(dá)到提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力的目的。另外，結(jié)合檔案管理人員初步操作計算機檔案管理的客觀情況，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)積極召開定期培訓(xùn)的會議，會議上可以讓工作人員互相交流、探討明確有關(guān)操作技巧，提升檔案管理人員整體的業(yè)務(wù)能力。

（三）注重安全管理

現(xiàn)代化信息模式的檔案管理工作中，一般都會結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，不僅能夠方便發(fā)送信息，也能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找，提升檔案管理工作的效率。然而，基于互聯(lián)網(wǎng)的廣泛性、開放性，近年來，檔案信息的丟失、被盜等現(xiàn)象也屢見不鮮。對于勘察設(shè)計院的檔案信息而言，對有關(guān)單位的生產(chǎn)發(fā)展具有重要作用，對勘察設(shè)計單位的利益也存在直接關(guān)聯(lián)。對此，勘察設(shè)計單位在進(jìn)行檔案的信息化管理后，應(yīng)注重檔案管理的安全。信息檔案安全管理過程中，主要分為系統(tǒng)安全與操作安全兩部分。系統(tǒng)安全主要是指檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)后，給予人為主動防盜、防入侵的保護(hù)，一般采用的方式有，在系統(tǒng)內(nèi)部添加防盜設(shè)備如防火墻設(shè)備，避免相關(guān)黑客入侵造成系統(tǒng)破壞的現(xiàn)象發(fā)生;針對系統(tǒng)的保護(hù)，也可以采用主動安裝殺毒軟件大方法，避免病毒現(xiàn)象造成系統(tǒng)安全問題。操作安全管理，這種安全管理主要是指檔案管理人員的操作行為約束，為了提升檔案信息的安全性，檔案管理人員在進(jìn)行錄入檔案信息或應(yīng)用檔案文件時，應(yīng)提高安全警覺意識，避免點擊相關(guān)陌生鏈接，同時應(yīng)杜絕登陸一些不法網(wǎng)站，從而形成對信息檔案的安全管理，提升檔案的安全性。此外，針對一些具有保密性質(zhì)的檔案管理而言，管理過程中，勘察設(shè)計單位應(yīng)給予特殊的保護(hù)方法，如針對檔案保密性質(zhì)劃分等級，保密級別較高的檔案應(yīng)給予斷網(wǎng)單獨存儲，避免從網(wǎng)絡(luò)中丟失、被盜等現(xiàn)象發(fā)生，確保企業(yè)的利益。對于普通保密等級的檔案，管理過程中可以給予加密處理，避免非相關(guān)人員的任意瀏覽，形成對檔案的保護(hù)。

（四）培養(yǎng)檔案信息化人才隊伍

要做好勘察設(shè)計院檔案信息資源開發(fā)利用工作，光具備檔案知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識。檔案部門首先要加強檔案人員的檔案知識、其他相關(guān)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，定期邀請生產(chǎn)設(shè)計單位人員給檔案人員做相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)，提升檔案人員素質(zhì);檔案人員應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)一線，有機會更要到現(xiàn)場收集檔案資料、學(xué)習(xí)專業(yè)知識、了解生產(chǎn)設(shè)計人員真正需求;檔案部門還要與生產(chǎn)設(shè)計部門建立良好的合作關(guān)系，邀請生產(chǎn)設(shè)計人員參與到檔案信息編研、檔案信息樹構(gòu)建中來，鼓勵其對檔案工作提出建設(shè)性意見及建議。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，檔案信對企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展越來越重要，建立檔案的信息化，企業(yè)則能夠綜合分析檔案、分享檔案等，實現(xiàn)檔案信息的科學(xué)利用，加快企業(yè)的發(fā)展。對于勘察設(shè)計單位而言，涉及的檔案信息眾多，檔案種類也具有紛繁復(fù)雜性，建立檔案的信息化管理模式，勢必能夠大為提升檔案的管理效率，提升利用價值，推動勘察設(shè)計的單位的進(jìn)步。而為了更好的建設(shè)檔案信息管理模式，勘察設(shè)計單位同樣應(yīng)加強相關(guān)建設(shè)方法的研究，有效建設(shè)檔案的信息化管理系統(tǒng)，提高利用效率，確保安全。

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