DMAIC模式在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

摘要：在企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，檔案不僅是具有保存價(jià)值的文件材料，也是記錄企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程以及活動(dòng)資料的主要媒介，更是企業(yè)的財(cái)富。而檔案管理工作主要是對(duì)企業(yè)檔案資源或者檔案中包含的信息進(jìn)行管理的活動(dòng)，其工作水平的高低直接關(guān)系到企業(yè)管理水平的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：DMAIC模式;企業(yè)檔案管理;應(yīng)用

引言

經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作起著舉足輕重的作用，隨著信息化日新月異和電子檔案的誕生，檔案管理工作遇到了諸多新情況新問(wèn)題，也給檔案管理工作提出了新的更高要求。

一、檔案管理涵義

檔案形成于企業(yè)的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，并具有一定的保存價(jià)值，通過(guò)各種形式進(jìn)行記載，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)、有效的決策，對(duì)企業(yè)后續(xù)工作的查考也有一定的意義。做好檔案管理，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度，同時(shí)將檔案管理的相關(guān)配套設(shè)施落實(shí)到位，不斷吸收先進(jìn)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)新時(shí)代的要求，從而逐步培養(yǎng)檔案管理人員，使企業(yè)的檔案管理更好地為企業(yè)服務(wù)。

二、DMAIC模式在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

（一）D-定義狀態(tài)，確定目標(biāo)

由于各企業(yè)文件材料產(chǎn)生的復(fù)雜性、多樣性、離散性等特點(diǎn)，企業(yè)需依據(jù)10號(hào)令的要求，結(jié)合本企業(yè)的管理特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)文件材料進(jìn)行全面梳理、分析、研究，系統(tǒng)做好企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表的編制及管控工作。企業(yè)檔案管理以“零缺陷”為目標(biāo)，以六西格瑪質(zhì)量管理水平為標(biāo)尺，通過(guò)改進(jìn)和優(yōu)化過(guò)程，不斷提高顧客滿意度和提升企業(yè)效益。

（二）M-收集信息，對(duì)比差距

企業(yè)通常具有完善的質(zhì)量管理體系，對(duì)項(xiàng)目研制程序都有嚴(yán)格的要求，科技檔案收集范圍按文件簽署表進(jìn)行，并納入計(jì)劃考核。檔案員依據(jù)簽署表分階段對(duì)歸檔文件進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量。項(xiàng)目定型（鑒定）、驗(yàn)收時(shí)提供全套文件材料接受專家組審查并按要求整改，以確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，干部和職工人事檔案由人力資源部門負(fù)責(zé)管理。管理類檔案主要包括黨群工作、行政管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)類檔案。與其它門類檔案相比，存在管理松散、監(jiān)管薄弱等諸多問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，很多企業(yè)保管的管理類文件主要是往來(lái)紅頭公文，大量的非紅頭文件未能進(jìn)入檔案管控范圍，這些“散落”在各處的重要文件存在著泄密、失控、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)給企業(yè)和國(guó)家造成難以估量的損失。

（三）A-分析問(wèn)題，尋找突破

1.文件材料不完整

各部門之間缺乏協(xié)調(diào)和系統(tǒng)性，造成文與文之間脫節(jié)，如合同資料齊套表中（包括前置程序、招投標(biāo)、簽訂合同、合同履行等階段）部分文件缺失;許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件沒(méi)有列入附表中，如新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料（重大社會(huì)事件等）及非紙質(zhì)載體、介質(zhì)（三維、多媒體、軟件等）。

2.管理手段落后

各部門采取各自為戰(zhàn)、松散管理模式。現(xiàn)有流程對(duì)實(shí)際運(yùn)作適應(yīng)性不強(qiáng)，不能確保上下游流程和接口流程間的協(xié)調(diào)和流暢，使得文件材料在部門內(nèi)外無(wú)法順暢流通，限制了文件價(jià)值的發(fā)揮。信息的不對(duì)稱，導(dǎo)致無(wú)法整合資源，文件材料散落在個(gè)人手中，這些優(yōu)質(zhì)的資源很難被挖掘和獲取。

（四）I-改進(jìn)方法，逐步推進(jìn)

文件材料歸檔范圍是企業(yè)檔案管理整體策劃和根本抓手。歸檔范圍必須全、準(zhǔn)、精。應(yīng)成立企業(yè)檔案管理核心團(tuán)隊(duì)，運(yùn)用過(guò)程方法，識(shí)別、梳理業(yè)務(wù)流程，編制附表，與各業(yè)務(wù)部門多輪對(duì)接、討論各部門應(yīng)歸檔文件材料的歸檔范圍、保管期限等，并將修改后附表下發(fā)各部門征求意見(jiàn)，實(shí)行歸檔范圍確認(rèn)制（各部門確認(rèn)歸檔范圍、歸檔形式、歸檔頻次等），避免后續(xù)運(yùn)行時(shí)的扯皮現(xiàn)象。最后，形成修訂稿發(fā)布實(shí)施并貫徹執(zhí)行。使歸檔工作能夠按計(jì)劃有序?qū)嵤?，保證了檔案收集齊全;明確了各部門必須歸檔和有則必歸的文件材料，凡是各部門在職責(zé)履行過(guò)程中形成的文件材料，都要在歸檔清單中反映出來(lái)，只有這樣，才能做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保文件材料“顆粒歸倉(cāng)”。

（五）C-控制過(guò)程，持續(xù)優(yōu)化

積極拓展新的管理思路和方法，應(yīng)用在企業(yè)檔案管理的日?；顒?dòng)中，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，激發(fā)員工的才智和潛能，營(yíng)造和諧、進(jìn)取的文化共享氛圍。以用戶需求為目標(biāo)，以數(shù)字檔案管理平臺(tái)為抓手，數(shù)字檔案管理平臺(tái)通過(guò)功能建設(shè)形成了檔案庫(kù)和知識(shí)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)頁(yè)形式來(lái)發(fā)布和共享檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的快速傳播和及時(shí)利用，提高檔案的復(fù)用率;建立經(jīng)驗(yàn)反饋、技術(shù)訣竅、技術(shù)成果、研究報(bào)告等知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)共同知識(shí)的實(shí)時(shí)共享，發(fā)揮知識(shí)價(jià)值，提升員工業(yè)務(wù)水平和效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻。六西格瑪管理理念融入到檔案管理活動(dòng)中推動(dòng)檔案管理工作的改進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理由粗放分散向精益化協(xié)同型的轉(zhuǎn)型，使管理更加科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)，從而形成一種創(chuàng)新的文化，助推企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳霞.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理問(wèn)題探究[J].智庫(kù)時(shí)代，2020.

作者簡(jiǎn)介：

張穎（1985-），女，山東人，中國(guó)核工業(yè)建設(shè)股份有限公司，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。