淺談新時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

于俊龍

摘要：新時代下，隨著社會的進(jìn)步和人事制度改革的不斷深入，檔案管理交流工作日趨頻繁，而傳統(tǒng)的管理方式因?yàn)榉椒惻f，已適應(yīng)不了新時代下社會發(fā)展的需要。近年來，在新型信技術(shù)息的帶動下，檔案管理信息化建設(shè)革新更快，尤其是檔案數(shù)字化管理開展的如火如荼。此外，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中，新型檔案管理是必不可少的重要戰(zhàn)略資源。增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)完全符合新時期社會發(fā)展的客觀需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);對策

一、檔案管理信息化的意義

（一）內(nèi)需動力——提高檔案管理工作的內(nèi)在效率

在過往的事業(yè)單位檔案管理中，很多事業(yè)單位的管理方法和方式比較陳舊，并且某些單位沒有嚴(yán)格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的新時代背景下，利用信息化技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的內(nèi)在效率。真實(shí)性強(qiáng)的檔案在工作中起到?jīng)Q定性具有重要作用，是工作資料的重要參考，在檔案管理中加強(qiáng)對信息化的應(yīng)用，能夠提高工作內(nèi)在效率，為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和可靠性的查詢工作提供正確時間，促進(jìn)檔案的發(fā)展，幫助檔案的準(zhǔn)確真實(shí)。而且，利用信息化技術(shù)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案大數(shù)據(jù)化，為檔案管理工作提供了方便條件，促進(jìn)增強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)聯(lián)性。

（二）外需放置——促進(jìn)檔案管理工作的保存和使用

在過往的檔案管理工作中，檔案硬件條件水平不足，紙質(zhì)檔案盒是主要是保存形式，這種紙質(zhì)檔案盒的保存是有時間限制的，如果保存時間太長，就可能需要重新調(diào)整檔案和放置檔案，甚至有可能會影響檔案的完整性。利用檔案信息化技術(shù)，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的使用時限，更有利于檔案管理人員掌握檔案的信息，在檔案閱讀過程中會很少受損，對檔案管理的工作進(jìn)行了有利的補(bǔ)充。除此之外，利用信息化技術(shù)中的科技技術(shù)，還能夠提高檔案管理工作的融合性和擴(kuò)展，為檔案的質(zhì)量和要求提供技術(shù)支撐。

（三）與時俱進(jìn)——增強(qiáng)檔案管理工作的時代發(fā)展變化

提高檔案管理的技術(shù)水平信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來事業(yè)單位發(fā)展的大方向，各個事業(yè)單位都應(yīng)該在檔案管理工作投人更多的人力。只有順應(yīng)時代發(fā)展變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，才能和事業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

二、檔案管理信息化面臨的主要問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

隨著時代的不斷發(fā)展，人們對傳統(tǒng)檔案管理人員提出了更高的要求，特別是在信息化大數(shù)據(jù)時代，檔案管理者需要不斷完善自己，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)和掌握信息化的能力，并且需要綜合性稿。利用現(xiàn)代信息化工具和互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)新時代檔案的管理和使用。目前，事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案綜合知識，在現(xiàn)代信息技術(shù)方面還差強(qiáng)人意。盡管部分管理人員對人事檔案的傳統(tǒng)管理技能有一定的了解，但對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏深入了解，對檔案信息化技術(shù)的掌握不夠，導(dǎo)致檔案管理的信息化技術(shù)存在問題。

（二）檔案管理硬件設(shè)施不足

為了完成人事檔案信息管理工作，勢必離不開一些硬件設(shè)備作為方法導(dǎo)向，比如，電腦、打印機(jī)、光盤、打印儀器等硬件設(shè)備，只有基礎(chǔ)設(shè)備健全，才能安全、快速地傳輸檔案相關(guān)信息，但目前，許多事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備，大大限制了檔案管理信息化建設(shè)工作。

（三）網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展太慢

相對于其他先進(jìn)地區(qū)，我所在的地區(qū)的信息技術(shù)起步較晚，發(fā)展較慢。近些年，很多事業(yè)單位已經(jīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子信息化檔案，實(shí)現(xiàn)了電子信息共享和存儲管理。雖然網(wǎng)絡(luò)有了一定的發(fā)展，但是事業(yè)單位的檔案卻沒有跟上新時代的步伐，檔案和信息記錄的存儲仍然都是紙質(zhì)記錄的形式。據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，一是電子信息檔案缺乏先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn);二是在經(jīng)濟(jì)成本方面，許多事業(yè)單位人力物力不足，信息化發(fā)展太慢。

三、事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的幾點(diǎn)建議

（一）改進(jìn)理念，更新思想

目前，各行各業(yè)信息化發(fā)展可以說如火如荼，事業(yè)單位應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程。經(jīng)過思想理念轉(zhuǎn)變，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案整理向信息化管理的模式過渡，進(jìn)而加大投入，積極建立先進(jìn)、適用、高效的檔案軟件系統(tǒng)，把檔案資源的加以開發(fā)和利用，助力工作長久發(fā)展。

（二）人才建設(shè)，培訓(xùn)先行

影響事業(yè)單位檔案是否良好的管理工作在于管理人員的綜合能力，當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員提高信息化能力是必然趨勢。應(yīng)將檔案信息化專業(yè)培訓(xùn)納入重要日程，有針對性地開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其是檔案管理人員對檔案信息技術(shù)應(yīng)用，試行激勵機(jī)制，促進(jìn)檔案管理人才快速成長。

（三）保證硬件，創(chuàng)新技術(shù)

要建立科技先行的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的投入。先進(jìn)齊全的硬件設(shè)施，為工作的開展提供最大的服務(wù)。要大力引進(jìn)先進(jìn)軟件技術(shù)，以科技理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新實(shí)踐。選用一套健全完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，從而助推檔案信息化管理效率的不斷發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，新時代背景下檔案管理工作有了新的發(fā)展方向，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為事業(yè)單位的工作提供完整的檔案資源，同時也能夠增強(qiáng)檔案的安全性，因此在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，為建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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