信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

摘要：在當(dāng)今這個(gè)信息化社會(huì)中，檔案管理工作逐漸地采用了信息化檔案技術(shù)，這為檔案管理工作的開展提供技術(shù)支撐。但是，由于信息化檔案技術(shù)并不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，對(duì)于工作人員的素質(zhì)有著較高的要求，而在實(shí)際工作中，由于種種問題的存在，限制了檔案管理工作的信息化程度。對(duì)此，本文針對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問題，對(duì)解決對(duì)策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;對(duì)策

如今的社會(huì)正在一步一步的實(shí)現(xiàn)信息化，在檔案管理工作中，也逐漸地實(shí)現(xiàn)信息化管理。從檔案的本質(zhì)上來(lái)看，檔案是具有真實(shí)、可靠、權(quán)威性、評(píng)價(jià)性等特點(diǎn)的原生信息資源，在檔案管理工作信息化的過程中，檔案正在以一種全新的方式為社會(huì)提供服務(wù)。但與此同時(shí)，檔案管理工作的信息化對(duì)于工作人員來(lái)說則是一個(gè)全新的挑戰(zhàn)，其不僅要求工作人員掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還需要其熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力。所以，作為檔案管理工作人員，必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能夠適應(yīng)如今的檔案管理工作。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理軟件缺乏通用性

在科技日新月異的背景之下，在檔案管理方面，對(duì)于檔案管理軟件的研發(fā)力度也在加強(qiáng)。從目前的檔案管理工作信息化程度上來(lái)看，盡管推廣了各種各樣的軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化、數(shù)據(jù)化，但在辦公系統(tǒng)自動(dòng)化、一體化上依然存在著很多的問題，難以滿足檔案信息化管理的需求。另外，在檔案管理工作開展的過程中，常常由于檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、軟件版本不一致，影響到了檔案信息的共享程度，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化程度的提升。

（二）檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在如今的檔案管理工作中，還沒有形成統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，在日常開展工作的過程中，各個(gè)部門各自為政，難以實(shí)現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行。從管理的角度來(lái)看，檔案管理工作之間存在著較大的差異，這對(duì)于檔案管理工作的全面開展有著較大的障礙。同時(shí)在檔案管理工作信息化的過程中，由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致檔案管理工作中，很多的系統(tǒng)軟件難以達(dá)成統(tǒng)一的目標(biāo)。

二、優(yōu)化信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

（一）制定規(guī)范的檔案管理制度

在檔案管理工作信息化的過程中，唯有在規(guī)范的檔案管理制度下，才能夠保證檔案管理工作信息化程度的提升。規(guī)范的檔案管理制度不僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要依據(jù)，同時(shí)也是檔案管理信息化實(shí)施的保障。另外，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須謹(jǐn)防信息泄露的問題，所以必須強(qiáng)化對(duì)電子檔案違法行為的打擊力度，才能夠確保檔案資源的規(guī)范化。因此，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須將制定規(guī)范的檔案管理制度放在重要位置，為檔案管理工作的分類提供依據(jù)，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)

在如今這個(gè)信息化的時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。所以，在日常的管理工作中，必須合理利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化程度的加深，真正做到檔案、文件一體化管理，增強(qiáng)信息檢索的便利性。同時(shí)，在面對(duì)不同類型、體裁的檔案時(shí)，如對(duì)文字類、圖像類等檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)時(shí)，可以合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)，將這些檔案資源進(jìn)行合成，從而使其生成新的檔案資源，從而豐富檔案信息資源的呈現(xiàn)形式。在檔案管理的過程中，還需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的無(wú)障礙交流與共享，避免檔案損壞、缺失的問題。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在今天的檔案管理工作中，也受到了信息化時(shí)代的影響，在工作模式上發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，同時(shí)這對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求。所以，檔案管理人員為了更好的滿足工作需求，則需要在明確檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還需要熟悉掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)。因此，檔案管理人員的培養(yǎng)上，則需要定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，不斷的提升管理人員的專業(yè)水平與計(jì)算機(jī)操作能力，使其能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

（四）建立出安全保障系統(tǒng)

在如今的檔案管理工作中，隨著信息化程度的加深，檔案管理工作的安全性也存在一定的威脅，所以必須及時(shí)對(duì)檔案管理中的安全系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，避免出現(xiàn)此類問題，影響檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。首先，必須保證檔案信息存儲(chǔ)的安全，其次必須保證檔案信息使用上的安全性。從檔案信息存儲(chǔ)的安全工作上來(lái)看，則需要在檔案管理軟件的設(shè)計(jì)上著手，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的安全性，確保信息錄入的正確性。另外，在檔案信息的使用過程中，必須及時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行審查，采用實(shí)名制的方式登錄。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在如今這個(gè)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，則是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，這也為檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。因此，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首先必須建設(shè)完整的檔案管理平臺(tái)，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案信息的安全性，推動(dòng)檔案管理信息化工作的開展。

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作者簡(jiǎn)介：

路美房，山東省濱州市鄒平市碼頭鎮(zhèn)政府。