數(shù)字化檔案信息的安全保障措施研究

李艷波

摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要保障，這是由于檔案資料詳細(xì)記錄著事業(yè)單位的各項(xiàng)活動開展情況以及人員信息，不僅能夠?qū)σ酝墓ぷ鏖_展進(jìn)行總結(jié)，還可以為今后的發(fā)展提供重要參考。以往的事業(yè)單位檔案管理工作未受到足夠重視，并且檔案安全管理投入不足。新時期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料得以在更加安全的環(huán)境下得到保管，同時也需要加強(qiáng)人員培養(yǎng)和制度建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更加健康的發(fā)展。本文從數(shù)字化檔案的內(nèi)涵入手，討論數(shù)字化背景下檔案管理的原則，闡述我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題，并分析如何在數(shù)字化的背景下加強(qiáng)檔案安全管理，希望對檔案管理研究具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息;安全保障措施

在數(shù)字化技術(shù)得到利用的今天，檔案管理的利用效率得到進(jìn)一步提升，不過當(dāng)前也存在嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，如果檔案管理人員沒有重視檔案的安全管理工作將會存在很大的安全隱患，因此，在新時期需要事業(yè)單位全面加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，加快數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1.數(shù)字化檔案的內(nèi)涵

檔案的數(shù)字化管理是對計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)有效利用的全新檔案信息形態(tài)，在數(shù)字化技術(shù)的支持下可以將多種檔案形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)中存儲，還可以建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的空間存放，而檔案的信息化管理可以利用計算機(jī)以及一些掃描設(shè)備，在使用和操作上更加便捷。數(shù)字化管理模式下的檔案管理安全性更高，所以也成為了事業(yè)單位檔案管理的主要手段[1]。

2.數(shù)字化背景下檔案管理的原則

首先，規(guī)范化原則。在信息時代背景下，充分利用數(shù)據(jù)開展檔案資料管理工作已經(jīng)成為促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑，當(dāng)前隨著事業(yè)單位工作量的增加以及規(guī)模的不斷擴(kuò)大，需要對大量的業(yè)務(wù)信息和人員信息進(jìn)行搜集存儲與利用，并且需要對不同時期的相關(guān)信息進(jìn)行管理，如何提升檔案管理規(guī)范性與安全性是重要問題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)Ω鞣N檔案分門別類的管理，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開展提供有力保障。

其次，實(shí)事求是原則。在事業(yè)單位的檔案資料管理中，必須確保收集與利用的各種數(shù)據(jù)和資料具有準(zhǔn)確性，要求檔案管理人員根據(jù)工作需要進(jìn)行信息收取，而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以最大程度保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，比如信息的編碼提取加密技術(shù)已經(jīng)成為部分事業(yè)單位檔案管理部門利用的主要手段。

最后全局性原則。做好事業(yè)單位的檔案管理工作不僅對其自身發(fā)展產(chǎn)生影響，也會對事業(yè)單位的服務(wù)水平與社會發(fā)展產(chǎn)生影響，所以需要保證辦案資料的完整性、真實(shí)性和安全性。從全局性的角度講，在事業(yè)單位自身的發(fā)展過程中，大量的檔案資料不斷堆積，需要及時的將檔案資料價值體現(xiàn)出來，進(jìn)而服務(wù)于相關(guān)部門和社會發(fā)展[2]。

3.我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題

首先，管理制度需要完善。新時期事業(yè)單位要想高質(zhì)量開展檔案管理工作，保證檔案資料的安全性，必須建立完善的檔案安全管理制度，之后讓各項(xiàng)檔案管理工作圍繞該制度進(jìn)行，目前部分事業(yè)單位存在檔案制度不完善的情況，或者即使制定出辦案管理制度相關(guān)部門未能嚴(yán)格落實(shí)，比如在搜集整理與利用檔案資料的過程中沒有遵守有關(guān)規(guī)定。此外，各部門與檔案管理部門發(fā)生業(yè)務(wù)往來的過程中也未能遵守檔案管理規(guī)定，最終造成檔案資源利用效率偏低，安全性無法得到保證，也影響到各部門工作的開展。

其次，檔案管理手段需要創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛利用的今天，事業(yè)單位也在充分利用該技術(shù)，不過部分事業(yè)單位對一些信息技術(shù)的利用程度不充分，很多檔案管理部門指示進(jìn)行掃描、打印、錄入以及電子傳輸。相關(guān)部門也未能開展信息化辦公，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢無法充分體現(xiàn)出來，最終造成檔案信息管理整體水平偏低。

再次，人事檔案與財務(wù)檔案管理存在問題。事業(yè)單位的檔案管理工作中，人事檔案與財務(wù)檔案是主要的管理內(nèi)容，分別對人資管理部門和財務(wù)工作開展產(chǎn)生影響，也會對事業(yè)單位的決策制定以及發(fā)展產(chǎn)生重要影響。然而當(dāng)前一些事業(yè)單位的管理人員僅僅重視人員調(diào)配與資金利用，未能對檔案管理工作和信息資料利用重視起來，導(dǎo)致這兩種檔案的利用率偏低[3]。

第四，基礎(chǔ)設(shè)施需要完善。當(dāng)前的基層單位主要是將精力放在各部門建設(shè)當(dāng)中，以此更好地發(fā)揮出其服務(wù)功能，不過部分事業(yè)單位未能將資金用于檔案管理和建設(shè)當(dāng)中，存在檔案管理部門信息化建設(shè)水平不高的情況，一些數(shù)字化技術(shù)未能得到有效利用，該問題影響到了檔案管理效率，也不利于有價值信息的及時共享。

第五，檔案數(shù)字化建設(shè)意識缺乏，在事業(yè)單位中部分管理人員未能更新其思想，在檔案管理部門的信息化建設(shè)中，依然利用傳統(tǒng)的管理模式，主要是進(jìn)行檔案的收集、整理與存檔，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料數(shù)量在增多，存放的空間開始變小，加之受到自然因素的影響，一些檔案容易受潮，對檔案管理工作人員開展工作帶來很大難題，所以忽視信息化建設(shè)將嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展效率。此外，部分事業(yè)單位未能制定出科學(xué)的檔案維護(hù)與管理制度，也導(dǎo)致了一些檔案管理人員工作熱情不足。

最后，單位員工整體素質(zhì)偏低。在事業(yè)單位的檔案管理部門中，部分工作人員專業(yè)素質(zhì)未能達(dá)到工作要求，比如缺乏主動服務(wù)意識，沒有掌握信息技術(shù)，檔案分類整理方法不科學(xué)，甚至部分檔案管理人員沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。從事業(yè)單位的角度講，也沒有加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)，該問題將嚴(yán)重影響事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)[4]。

4.如何在數(shù)字化的背景下加強(qiáng)檔案安全管理

首先，加強(qiáng)檔案信息安全管理。對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其主要內(nèi)容是最大程度的保證檔案資料的安全性，在大數(shù)據(jù)時代下可以借助計算機(jī)、掃描儀等實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的備份，同時也可以建立專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫，通過該方法可以有效保證紙質(zhì)檔案資料的完整性與真實(shí)性，節(jié)約紙質(zhì)檔案的存放空間。具體說來：一方面，檔案管理人員需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行深入分析，科學(xué)的對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，比如對于機(jī)密文件需要采取檔案信息加密措施;另一方面，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況設(shè)置監(jiān)管人員，保證檔案錄入環(huán)節(jié)不存在數(shù)據(jù)詳實(shí)問題、惡意篡改問題。在檔案信息轉(zhuǎn)化之后還需要保證對檔案的查閱在可控范圍內(nèi)，以此杜絕檔案使用風(fēng)險問題。此外，為了保障檔案信息的安全性，需要在大數(shù)據(jù)背景下安裝防火墻與殺毒軟件，合理利用數(shù)字簽名、數(shù)字證書等措施，避免病毒和木馬入侵檔案管理系統(tǒng)[5]。

其次，對檔案信息資源深入挖掘。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位開展檔案管理工作會存在一些操作問題，所以新時期要求檔案管理人員詳細(xì)記錄檔案信息并定期完善和更新。在大數(shù)據(jù)技術(shù)有效的利用下，可以讓檔案管理模式更加合理，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法操作更加便捷，能夠有效提升檔案錄入和分類的效率，也能夠有效避免信息資源浪費(fèi)，比如新時期的檔案管理工作可以檢索人員、文件名、檔案編號，要想對原有檔案信息進(jìn)行完善，可以添加圖片音頻或者視頻，使得檔案資料逐漸完善，具有更大的利用價值[6]。

再次，完善檔案管理制度。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，開展檔案管理工作更加便捷，不過檔案管理工作依然離不開檔案管理人員的操作，這就需要通過制度的完善，確保檔案管理人員具有專業(yè)能力。從事業(yè)單位的角度講，必須要對檔案管理制度進(jìn)行完善，明確檔案管理流程，避免檔案使用風(fēng)險，以此發(fā)揮出檔案的價值。在建立檔案制度的過程中必須結(jié)合事業(yè)單位自身情況，對檔案管理人員作出明確要求，完善相關(guān)獎懲措施。此外，事業(yè)單位需要定期開展教育和培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任意識，并且不斷提升對數(shù)字化技術(shù)的利用水平。

第四，提升檔案管理工作重視程度。在事業(yè)單位中，相較于其它部門的工作檔案管理工作更為基礎(chǔ)，但普遍重視程度不足，盡管檔案管理工作不能直接創(chuàng)造價值，不過會對各部門的工作開展產(chǎn)生重要影響，所以要求事業(yè)單位各領(lǐng)導(dǎo)部門重視起來，避免數(shù)據(jù)上交不及時不詳實(shí)等問題。具體說來：一方面，今后要求各部門管理人員轉(zhuǎn)變觀念，確保紙質(zhì)文件與電子信息及時上交，并且要嚴(yán)格遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，共同提升事業(yè)單位辦公效率;另一方面，需要加大資金與技術(shù)投入，事業(yè)單位在多年的發(fā)展中積攢了大量寶貴的文字信息，積極響應(yīng)著黨和國家的各項(xiàng)決議和精神，為了保證檔案信息的安全性，新時期需要加強(qiáng)資金投入，不斷加快信息化建設(shè)，進(jìn)而為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展提供促進(jìn)作用。在重視資金與技術(shù)投入的同時，也需要檔案部門優(yōu)化資源配置，積極引用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，縮短檔案查閱分享的時間，以此有效提升檔案管理部門的服務(wù)水平。

第五，打造檔案管理安全系統(tǒng)。要想在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下提升檔案管理工作效率，需要事業(yè)單位自身打造出完善的管理系統(tǒng)。目前事業(yè)單位主要是對檔案原件以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，其中檔案原件是上級所下發(fā)的各種文件資料，可以對下級工作開展起到有效指導(dǎo)作用，并且檔案自身也是重要的憑證，尤其是一些機(jī)密文件由國家和省市共同簽署，更加需要做好安全保護(hù)工作，要求檔案管理部門完善檔案管理系統(tǒng)，在各部門之間建立檔案管理OA系統(tǒng)，以此為各部門交流提供平臺，還可以直接下達(dá)上級的會議精神。同時事業(yè)單位必須切實(shí)加強(qiáng)信息化的安全建設(shè)，要求檔案管理人員利用身份識別技術(shù)，防止檔案管理系統(tǒng)被黑客入侵[7]。

第六，加強(qiáng)檔案的虛擬化建設(shè)。一方面隨著計算機(jī)技術(shù)用于檔案管理，工作當(dāng)中可以為數(shù)據(jù)共享提供巨大支持，比如事業(yè)單位的員工從入職到離職會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以保證信息安全并且永久存檔;另一方面事業(yè)單位需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)合作，促進(jìn)信息共享，共同提升服務(wù)水平。此外，事業(yè)單位還會定期開展各種文體活動，一些獎?wù)?、獎杯長期存放難度較大，所以可以利用虛擬化的檔案管理對實(shí)物進(jìn)行分門別類存檔，不僅節(jié)約了存放空間，同時也有利于提升檔案管理效率。

第七，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。在當(dāng)前的事業(yè)單位中，可以利用電子版檔案對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行記錄，比如可以根據(jù)關(guān)鍵詞檢索搜集相關(guān)資料。此外，還可以借助微縮影像技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)資料等比例縮小之后，通過高清處理讓檔案的完整性得到保存，之后檔案管理人員可以建立數(shù)據(jù)庫，對各種電子檔案進(jìn)行存儲，為后期的信息利用提供便利。

最后，加強(qiáng)檔案管理的法律建設(shè)。事業(yè)單位開展檔案管理工作進(jìn)依靠內(nèi)部的管理制度無法保障風(fēng)險出現(xiàn)后的處理質(zhì)量，還需要國家在法律層面加強(qiáng)安全制度建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，需要對數(shù)字化技術(shù)的利用，也需要法律作為與有力保障。新時期，需要將檔案管理的相關(guān)規(guī)范以法律形式確定下來，對網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營與管理、網(wǎng)絡(luò)安全等內(nèi)容明確，進(jìn)而對網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的犯罪行為有效打擊，最大程度保證事業(yè)單位的安全發(fā)展。在今后的檔案管理工作中，需要在人員培訓(xùn)的過程中對檔案的數(shù)字化安全管理進(jìn)行宣傳與教育，以此進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識。

5.結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也在創(chuàng)新管理模式，隨著計算機(jī)技術(shù)的普及以及對大數(shù)據(jù)等技術(shù)的有效利用，讓檔案管理更加規(guī)范化與科學(xué)化，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠有效保存，避免了內(nèi)容丟失的問題，讓我國事業(yè)單位的檔案管理工作效率得到顯著提升。不過在當(dāng)前的部分事業(yè)單位信息化建設(shè)過程中，受諸多因素的影響導(dǎo)致檔案信息的安全性無法得到保障，因此今后需要繼續(xù)加強(qiáng)人力物力的投入，建立健全管理制度，重視信息資源共享。使得檔案信息的價值得到進(jìn)一步挖掘，同時還需要積極研究檔案的安全管理，以此全面提升檔案管理服務(wù)水平，為事業(yè)單位的良好發(fā)展提供有力支持。

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