水利行業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

尹健婷

摘要：水利工程牽涉到交通運(yùn)輸、電力、水資源利用和生態(tài)環(huán)境等多個(gè)方面，水利工程檔案是對(duì)水利工程活動(dòng)的真實(shí)記錄，其主要包括項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工詳圖設(shè)計(jì)、實(shí)施及后評(píng)價(jià)等一系列原始資料，具有重要的保存價(jià)值。推進(jìn)水利行業(yè)檔案現(xiàn)代化管理和開展水利行業(yè)信息化建設(shè)，是水利行業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何搞好水利行業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理已顯得迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：水利行業(yè);檔案管理;現(xiàn)代化;信息化

隨著社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程腳步的加快以及計(jì)算機(jī)的普及，信息化在我們這個(gè)時(shí)代及國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。水利行業(yè)管理中的檔案管理也在逐步走向現(xiàn)代化和信息化。推進(jìn)水利行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和開展信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何搞好水利行業(yè)檔案的現(xiàn)代化和信息化管理已顯得迫在眉睫。

一、水利行業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理具有重要意義

時(shí)至今日，水利工程人在不斷實(shí)踐中漸漸積累了大量的水利工程知識(shí)，通過經(jīng)年累月的整理歸納才形成了水利工程資料。水利工程檔案資料在水利工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)和施工過程都是重要的參考依據(jù)，為水利工程順利設(shè)計(jì)施工提供基礎(chǔ)、準(zhǔn)確、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。水利行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化是水利行業(yè)管理發(fā)展中的必然趨勢(shì)，是現(xiàn)今檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息管理是否合理是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，各類信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成熟應(yīng)用，所以我們必須加快水利行業(yè)檔案的現(xiàn)代化和信息化管理進(jìn)程。

二、水利行業(yè)現(xiàn)代化和信息化檔案管理的必要性

（一）水利行業(yè)檔案管理需要現(xiàn)代化和信息化

當(dāng)前，水利行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的主要內(nèi)容，就是充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，建立健全電子檔案庫，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案存儲(chǔ)形成數(shù)字化和信息化。檔案形成有效的現(xiàn)代化和信息化管理之后，就可以拓展其檔案工作服務(wù)的領(lǐng)域，讓檔案服務(wù)的對(duì)象多元化發(fā)展。這其中最關(guān)鍵的是使檔案管理成為一機(jī)讀檔和檔案信息媒體多元化，利用計(jì)算機(jī)這一優(yōu)勢(shì)將檔案信息以圖像、視頻、音頻、動(dòng)畫等形式多元化的儲(chǔ)存和利用。使員工和用戶可通過網(wǎng)絡(luò)，在辦公室和家庭就可以利用遠(yuǎn)程瀏覽、檢索。充分利用電子檔案庫，以員工和用戶為中心，面向他們提供多種形式的信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

同時(shí)，水利行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的核心，是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。主要是采用計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備、縮微機(jī)及相關(guān)設(shè)備，檔案儲(chǔ)存載體的科技化更新。具體包含以下幾個(gè)方面：

1、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)，努力把水利行業(yè)檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的主要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各部門檔案信息平臺(tái)，提高各部門職能水平和效率;

2、加大投入，增配軟件、硬件設(shè)施，加快檔案信息化建設(shè)，共同提出解決問題的辦法，給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，加快檔案信息化建設(shè);

3、培養(yǎng)和引進(jìn)現(xiàn)代化管理人才，提高管理人員素質(zhì)，抓好檔案專業(yè)人員在職培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)水平，適時(shí)進(jìn)行理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平;

4充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，獲得利用更多的檔案信息;

5、檔案管理也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。有條件水利行業(yè)可派遣員工出國(guó)學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。由此可以看出，水利行業(yè)檔案管理人員必須要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練操作計(jì)算機(jī)及各種現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化設(shè)備，對(duì)文件資料及檔案的編輯、整理、錄入、相關(guān)設(shè)備使用及維護(hù)有充分的理解。

（二）保證檔案文件的完整性和完善檔案的服務(wù)功能，必須要進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

首先，檔案管理工作者由于長(zhǎng)期處于封閉或半封閉的工作環(huán)境中，與其他行業(yè)從業(yè)人員來比較，必然就要求其有一種勤勤懇懇、不怕苦不怕累、不求名利的敬業(yè)精神，但其中也不乏少數(shù)人思想觀念陳舊、保守，與社會(huì)接觸較少，社會(huì)協(xié)調(diào)能力也就變得孱弱。其次，過去的檔案管理模式受條件制約，雖然對(duì)檔案管理也非常重視，但文件信息的錄入和存儲(chǔ)都比較原始化，有許多不盡如人意的地方，所以加大檔案信息化管理的投入已經(jīng)是勢(shì)在必行。雖然制約檔案管理的因素有很多，如資金、人才、設(shè)備等，但其中取決定性因素的是決策層缺乏對(duì)檔案現(xiàn)代化管理和建設(shè)的意識(shí)。由于缺乏這種現(xiàn)代化的管理意識(shí)，致使對(duì)于多年前的檔案信息與原文件信息，在核對(duì)登記中存在個(gè)別的錯(cuò)誤，從而造成文件錄入中的斷檔、漏登;也或者由于其他種種原因文件的歸檔不及時(shí)造成文件遺失等，給以后的工程工作或者其他辦公工作造成不便及不必要的麻煩。所以，當(dāng)務(wù)之急應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，做到文件隨出隨歸檔，減少檔案再次集中整理增加不必要的工作量，從而也相應(yīng)的減少了失誤和登記錯(cuò)誤，以確保資料文件的真實(shí)性和完整性。

（三）提高水利行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平

為適應(yīng)現(xiàn)代快捷有序的工作，就必須要做好水利行業(yè)檔案管理工作，這個(gè)前提就需要水利行業(yè)中的檔案管理人員有較強(qiáng)的理論水平和業(yè)務(wù)能力。

單位應(yīng)定期組織檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)抓好檔案人員的在職培訓(xùn)和進(jìn)修，以此來提升檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，樹立檔案人員的責(zé)任心，從而提高檔案管理能力。

發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，及時(shí)查找出自身的不足，根據(jù)自己的業(yè)務(wù)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作能力、管理水平等方面做出綜合評(píng)價(jià)，以便在日常工作中不斷提高自己的管理能力和實(shí)際水平。同時(shí)也應(yīng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，讓檔案人員有緊迫的使命感和緊迫感，加強(qiáng)自我監(jiān)督、自我學(xué)習(xí)。

（四）健全水利行業(yè)管理制度，強(qiáng)化檔案管理實(shí)踐，保證檔案管理質(zhì)量

應(yīng)當(dāng)結(jié)合水利行業(yè)自身檔案管理工作的實(shí)際和需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度。對(duì)于檔案材料的錄入、錄出、歸檔等方面要嚴(yán)格管理，同時(shí)要嚴(yán)把審查關(guān)，適時(shí)檢查檔案材料是否齊全完整。明確檔案人員職責(zé)：1、檔案、資料及時(shí)立卷、整理、存檔。文件歸檔必須完整，移交手續(xù)完備、簽字齊全，分類、編號(hào)、排列有序，標(biāo)志明確，取放方便;2、認(rèn)真執(zhí)行檔案借閱制度，借閱履行手續(xù)。增強(qiáng)保密觀念，不準(zhǔn)私自借閱、查看檔案，檔案外調(diào)手續(xù)齊全，封縫簽章;3、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防腐，確保檔案安全完整。

三、結(jié)語

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)和加強(qiáng)培養(yǎng)人才隊(duì)伍，才是水利行業(yè)養(yǎng)成和發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理的現(xiàn)代化和信息化本身具有的技術(shù)特點(diǎn)、技術(shù)要求，決定了檔案信息化理論體系離不開作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精湛，鉆業(yè)務(wù)的人才隊(duì)伍，即水利行業(yè)管理的根本是人才得到合理的應(yīng)用。作為水利行業(yè)自身，一定要抓住契機(jī)，認(rèn)真協(xié)調(diào)各部門做好檔案收集、整理、編研、開發(fā)、利用等工作，提高水利行業(yè)檔案現(xiàn)代化和信息化管理水平，使我們的檔案管理者成為一支具有積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，熟練掌握檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的主力軍，讓其在今后工作中及社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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