建筑工程商務信息數據庫的建立及實踐

張小磊

摘要：通過商務信息數據庫的建立及實踐，減少合同包、減少工作接口;提前化解索賠產生因素及合同雙方爭議。從而達到降低工程成本、管理成本、優(yōu)化工期，加快工程進度的目的。

關鍵詞：商務信息;數據庫;建立

一、引言

合同管理人員整合合同簽訂和執(zhí)行的過程中數據，并建立合同計劃、執(zhí)行統(tǒng)計數據庫及時反饋于實際工作將合同包劃分、合同采購計劃進展、重點商務事項進展（合同變更、爭議）、工作指令、索賠等相關事宜大數據化。

合同計劃、執(zhí)行統(tǒng)計數據庫建立后，已在項目建設過程中得到了良好的實踐。通過對數據統(tǒng)計、科學的分析，減少工作接口、合同爭議、索賠事件、員工工作量、管理成本等，有效的推進工程進度。

隨著項目的推廣，這些數據的累積，在將來一定能發(fā)揮更好的作用。

二、商務信息數據庫的實踐

（一）合同采購計劃及進展數據統(tǒng)計及整合

1 立項及合同包劃分數據統(tǒng)計

通過對立項及合同包劃分數據的統(tǒng)計整合及分析，發(fā)現了同類立項及合同包，多次重復出現在采購計劃中。及時反饋、統(tǒng)一采購，一次性解決需多次采購的項目。

2 合同編制責任制

通過對合同爭議項數據的統(tǒng)計整合分析，發(fā)現多數合同爭議項是由于合同中專業(yè)術語解釋有爭議，合同人員解釋不了，又找不到當時編制合同的專業(yè)人員。將此信息反饋到合同管理中后，引入合同編制責任制。

在合同編制過程中加入“合同文本編制單”并作為合同簽訂過程的必須的書面文件，根據合同的內容和專業(yè)將合同的章節(jié)分別由不同專業(yè)的人員進行專業(yè)的編制，使合同各條款責任制。在合同執(zhí)行過程中解釋各相關條款，減少合同爭議事件，有效的推進工程進度。

3 通過數據整合反應并編制出通用合同模板

通過分析數據庫反應出合同評審時間長且編制人員與評審人員重復工作。將此信息反饋到合同管理中。

措施為：建立合同條款模板化減少工作量，通過將合同分類編制出不種種類的合同模板，從而減少工作量。有效降低相關人員工作量及合同評審環(huán)節(jié)的時間。

（二）重大商務事宜進展及處理數據統(tǒng)計及整合

通過對重大商務事宜進展及處理數據的統(tǒng)計整合及分析并及時反饋至實際工作中，對后續(xù)合同接口、合同爭議、合同變更等工作提供了極大的幫助。

1 建立合同變更數據庫

合同管理人員將引起的合同變更事宜數據進行了統(tǒng)計、建庫、分析。在此過程中，歸納出合同變更的原因主要有：在大金額合同設計文件不全時簽訂包干價且包干價范圍指向不明、原合同簽訂時對合同周期預估過短、原合同范圍太小，不能包括全部工作等。

2 建立合同爭議數據庫

建立重大商務事宜數據庫并即時進行進展跟蹤，通過歸納分析合同爭議等重大商務事項的產生原因主要有：合同在條件不成熟的情況下簽訂、合同條款描述不清晰、合同雙方對條款解理有爭議、乙方故意混淆概念爭取利益、乙方無理取鬧以工程進度相關威脅產生等。

針對以上情況，首先在合同簽訂過程中避免出現以上情況;然后對商務爭議事項進行分類，統(tǒng)一回復口徑，即：以合同原則為判斷依據而非視涉及金額大小為判斷條件;最后需在服務現場工程的情況下對商務爭議進行快、否、緩的不同處理方式。通過一系列的處理減少商務爭議事宜、節(jié)約了成本、有效了推進了工程進展。

（三）合同執(zhí)行管理數據統(tǒng)計及整合

1 建立合同支付及資金需求數據庫

支付前一月需要根據工程進度上報資金需要計劃以保證資金的順利支付及工程進度。但實際的工程是非常復雜的，完成工程量很難準確估量，這樣就造成了很多麻煩。

經過對以往數據進行分析，發(fā)現了本合同工程進度的周期性的規(guī)律及常見影響因素。基本上實現的資金計劃與合同支付的無縫對接，更好的服務了工程進度。

2 建立合同索賠及反索賠數據庫

如從某合同索賠相關數據統(tǒng)計中，就能如實的反應并指導后續(xù)工作。

某合同共發(fā)生索賠事件128項， 其中：

涉及現場供電原因引起索賠15件;

涉及設計變更及圖紙升版及設計開口項的91件;

涉及現場工作接口事宜原因19件。

但是從數據能反應出：當地供電情況形勢嚴峻和設計變更較多。通過分析并在后續(xù)的工作中，充分重視和解決，這些原因產生的索賠也是在逐年遞減的。

3 建立合同保函移交及返還數據庫

合同中的保函以履約保函、預付款保函居多。在實際的合同執(zhí)行過程中，由于部分合同周很長，會出現保函已過期但經辦人未發(fā)現的情況。

通過建立保函相關信息數據庫，統(tǒng)計保函相關信息及時提醒經辦人保函日期，降低了人為操作中的風險，從而減少合同管理風險和財務風險。

4 建立合同水、電信息數據庫

通過統(tǒng)計自項目成立至今的水、電數據，目前可掌握整個項目施工各階段所需的生活、生產水、電用量。為后續(xù)類似工程費用測算、施工提供了數據支持。

5 建立合同獎罰款信息數據庫

安全、質量罰款統(tǒng)計內容包括編號、時間、受罰單位、處罰金額、處罰原因、處罰依據、經辦人員等。

通過分析處罰原因、時間、單位的共性，對經常出現的情況進行有針對性的提前預防、宣貫、培訓，極大的降低了處罰的次數和金額。

三、結語

自建立商務信息數據庫以來，通過統(tǒng)計整合合同數據、系統(tǒng)的分析并及時的反饋到合同管理及工程管理的實際工作中，降低了合同管理及工程管理的風險、節(jié)約成本的同時服務于工程進度、為后續(xù)工程的合同管理及工程管理提供了可參考的數據

參考文獻：

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