辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作探究

程敏

摘要：辦公室文檔管理工作的開(kāi)展，要能充分認(rèn)識(shí)到自身在公文管理中存在的不足，實(shí)現(xiàn)在工作開(kāi)展中，能具備較高的問(wèn)題深入分析和隱患識(shí)別能力，在不斷提升實(shí)際的公文管理中，能有效發(fā)揮出良好的公文管理效果。要積極落實(shí)現(xiàn)代化管控模式，比如數(shù)字化公文管理模式，重視相關(guān)保密安全工作的實(shí)施，不斷在實(shí)際的工作中探索更高效、安全的管控方式，提升文檔管理優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：辦公室文檔管理;公文管理;保密工作

引言

辦公室文檔管理是一個(gè)單位或者企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的信息管控中樞，一定層面上影響了實(shí)際的管控效果和水平，不良的辦公室文檔管理工作開(kāi)展，導(dǎo)致公文管理效率低下，保密工作的管控能力不足，很多的存在問(wèn)題被不斷暴露出來(lái)。

一、辦公室公文管理概述

文檔是現(xiàn)代辦公室工作的最基礎(chǔ)的組成部分，文檔資料及各類(lèi)報(bào)表、文獻(xiàn)以及記錄等等，它們是在工作與管理過(guò)程中產(chǎn)生的，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有一定的作用和價(jià)值，這些文本資料的主要功能就是傳遞、保存以及記錄信息。如今，在相關(guān)制度不斷完善的背景下，企業(yè)在不斷發(fā)展，辦公室的管理與工作水平也在不斷提升，在這樣的變化過(guò)程中，辦公室文檔管理存在的一些問(wèn)題和弊端開(kāi)始顯現(xiàn)。

二、辦公室公文管理存在的問(wèn)題

（一）收文登記分類(lèi)不清晰

收文等級(jí)工作的主要目的是為了能在工作開(kāi)展中，具備各類(lèi)接受文件條目的有效管控，能做到在收文管理過(guò)程中，能發(fā)揮出較高的查找、調(diào)取、核實(shí)等工作需求滿(mǎn)足，同時(shí)能提升辦公人員快速管理公文的能力，提升實(shí)際的管理效率和質(zhì)量水平。尤其是在收文種類(lèi)發(fā)展、公文較多的前提下，收文登記不清晰、條目劃分不合理等問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致很多管理隱患問(wèn)題的發(fā)生。

（二）公文傳閱記錄不完善

對(duì)于辦公室文檔管理工作的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，不僅要能提升管理的實(shí)際工作效率，同時(shí)要能有效保障在工作開(kāi)展中，具備較高的公文管理能力，能做到在公文的管理過(guò)程中，始終具備較高的保密性、安全性控制效果。而公文傳閱記錄是有效管控其保密性的重要方式，一旦存在較大的管理漏洞，就會(huì)增加實(shí)際的公文傳閱問(wèn)題。

（三）公文流轉(zhuǎn)效率低

對(duì)于部分具備分析傳遞要求的公文信息內(nèi)容來(lái)說(shuō)，要能做到在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，能具備較高的效率提升優(yōu)勢(shì)，主要是能做到在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，能發(fā)揮出良好的效率提升優(yōu)勢(shì)。地下公文流程模式，會(huì)導(dǎo)致信息資源的價(jià)值受到影響，各個(gè)部門(mén)之間因?yàn)榇罅抗牧鬓D(zhuǎn)時(shí)間的耗費(fèi)，導(dǎo)致實(shí)際的工作效率下降，導(dǎo)致實(shí)際的運(yùn)行成本不良增加。

（四）公文歸檔交接不清晰

公文歸檔交接如存在過(guò)程環(huán)節(jié)上的問(wèn)題，會(huì)造成各個(gè)公文的管理存在問(wèn)題，比如在公文的調(diào)取、核查中，導(dǎo)致管控工作的實(shí)際效率不佳。歸檔過(guò)程中，一旦出現(xiàn)索引目錄錯(cuò)誤，可能導(dǎo)致檔案失去索引的能力，導(dǎo)致成為死檔案。

三、公文管理與保密工作的舉措

（一）提升辦公室人員的公文管理能力

辦公室人員的公文管理能力是指在實(shí)際的工作開(kāi)展過(guò)程中，能具備較高的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)操作能力，能符合單位的各項(xiàng)制度要求，同時(shí)能有效實(shí)現(xiàn)工作效率的有效提升。管理能力的提升首先是要對(duì)有關(guān)工作人員提出各種規(guī)范管理工作要求，以制度條款的形式落實(shí)，能做到在工作開(kāi)展中，具備較高的保密控制能力，要能做到在工作開(kāi)展中，全面發(fā)揮出良好的規(guī)范工作指導(dǎo)效果。其次，要能對(duì)于人員進(jìn)行必要的標(biāo)準(zhǔn)化專(zhuān)業(yè)辦公管理模式培訓(xùn)，能提升實(shí)際的工作開(kāi)展目的，發(fā)揮出良好的公文管理能力，要能做到在管理過(guò)程中，具備較高的管控效果。最后，要能落實(shí)必要的工作激勵(lì)機(jī)制，能有效的引導(dǎo)工作人員積極的參與和落實(shí)各縣工作要求，提升實(shí)際的工作效果。

（二）健全和完善公文管理制度

公文管理制度的建設(shè)要能做到在實(shí)際的工作開(kāi)展中，能發(fā)揮出良好的指導(dǎo)和約束能力，能全面保障在公文管理過(guò)程中，具備較高的規(guī)范化操作優(yōu)勢(shì)，比如能實(shí)現(xiàn)在公文的管理過(guò)程中，全面實(shí)現(xiàn)人員工作開(kāi)展的統(tǒng)一化要求落實(shí)，能在高度集中統(tǒng)一科學(xué)管理流程下，有效發(fā)揮出較高的公文管理效果。制度層面上的建設(shè)要求，主要是能符合企業(yè)實(shí)際的公文管理效率和質(zhì)量需要，能做到在公文管理過(guò)程中，具備較高的公文管理制度指導(dǎo)能力，與單位的公文管理高效化需求相適應(yīng)。比如進(jìn)行公文類(lèi)型存儲(chǔ)劃分的細(xì)致條目制度落實(shí)，能做到在公文的管理過(guò)程中，有效實(shí)現(xiàn)科學(xué)化存在管理指導(dǎo)能力，以提升實(shí)際的公文管理效率和規(guī)范度提升效果。

（三）提升公文管理保密安全控制能力

主要是要能規(guī)范工作開(kāi)展的基本流程，能做到在工作開(kāi)展中，發(fā)揮出良好的安全控制能力，以規(guī)范、可靠的工作方式規(guī)避有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)隱患。要能在安全保密操作上形成指導(dǎo)規(guī)范，經(jīng)過(guò)單位對(duì)于有關(guān)人員進(jìn)行可靠的培訓(xùn)，并且確保具備安全保密能力之后進(jìn)行作業(yè)，實(shí)現(xiàn)在工作開(kāi)展過(guò)程中，能具備較高的安全管控效果。建立多機(jī)制的公文安全保密管理模式，能通過(guò)落實(shí)多元化的公文安全保密管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)在管理工作開(kāi)展中，能具備較高的管控效果。同時(shí)要能重視各種安全保密工作開(kāi)展中發(fā)生的隱患問(wèn)題或者已經(jīng)出現(xiàn)的泄密問(wèn)題，要能充分分析，全面識(shí)別自身存在的安全保密漏洞缺陷，能有效實(shí)現(xiàn)在工作開(kāi)展中，獲取較為突出的安全管控保障。

（四）有效構(gòu)建數(shù)字化公文管理模式

數(shù)字化公文管理模式，能有效依托各種先進(jìn)性的辦公管理軟件系統(tǒng)，提升實(shí)際的辦公管理效率，很多工作開(kāi)展能具備較高的自動(dòng)化集成管控優(yōu)勢(shì)，有效的解決了在工作開(kāi)展過(guò)程中，具備較高的人員精力解決和失誤率降低效果。數(shù)字化公文管理模式的有效實(shí)施，要能做到在公文管控中，具備可靠的工作需求滿(mǎn)足能力，確保數(shù)字管理模式的建設(shè)，能在工作安全性提升、效率提升、服務(wù)水平提升上較高的提升優(yōu)勢(shì)。同時(shí)要能加強(qiáng)數(shù)字化公文管理模式的安全防控能力，一般要能建立過(guò)重網(wǎng)絡(luò)防控系統(tǒng)，以多層面次的防控提升預(yù)防外部攻擊威脅。同時(shí)要能規(guī)范操作流程，有效規(guī)范安全操作，比如規(guī)范U盤(pán)的數(shù)據(jù)讀取使用方式、禁止人員流程非法網(wǎng)頁(yè)等。要落實(shí)單位的保密文件權(quán)限管控機(jī)制，能對(duì)于部門(mén)特定保密文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，有效落實(shí)責(zé)任機(jī)制，有效提升實(shí)際的數(shù)字化公文辦公的安全管控水平。同時(shí)要能提升分享性公文管理的信息的有效信息交流能力，數(shù)字化公文管理模式在公文管理過(guò)程中，具備較高的公文分享優(yōu)勢(shì)，可以建立信息交流管控平臺(tái)，由單位的公文管理分享文件在平臺(tái)中落實(shí)，能實(shí)現(xiàn)在公文管理過(guò)程中，具備較高的管控優(yōu)勢(shì)以及各個(gè)部門(mén)之間的信息獲取能力提升優(yōu)勢(shì)。

結(jié)語(yǔ)

辦公室文檔管理應(yīng)能重視公文管理能力的提升，做好保密工作，提升實(shí)際的工作開(kāi)展能力。在不斷的解決問(wèn)題，探索科學(xué)管理方式的過(guò)程中，落實(shí)更加具有競(jìng)爭(zhēng)力的辦公室文檔管理模式。

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作者單位：吉林石化公司企業(yè)調(diào)整管理中心