如何做好辦公室文秘工作

邵玉節(jié)

摘要：在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)作為其中的基本組成，在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值以及增加就業(yè)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中，辦公室工作的作用光為明顯，只有開展高效的辦公室文秘工作，才能保障企業(yè)各項(xiàng)工作的有序開展，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化。在現(xiàn)階段的企業(yè)文秘工作中，任務(wù)比較繁重，需要應(yīng)對企業(yè)日常經(jīng)營管理中的各種問題，工作量較大。因此，在現(xiàn)階段的企業(yè)管理工作中，必須要強(qiáng)化對辦公室文秘工作的研究，針對目前工作的現(xiàn)狀與不足采取有效的應(yīng)對措施，發(fā)揮出辦公室文秘在提升企業(yè)管理水平中的作用。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;管理

在一個(gè)企業(yè)的發(fā)展中，辦公室對企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生了直接的影響，承擔(dān)著大多數(shù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略決策的職責(zé)。這就需要在企業(yè)的日常管理中，必須要不斷的完善辦公室的文秘工作，實(shí)現(xiàn)辦公效率的改善，強(qiáng)化各部門之間的協(xié)調(diào)，保證辦公室文秘的作用能夠得到有效發(fā)揮。所以說，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，辦公室文秘工作人員應(yīng)該不斷提升自身的綜合素質(zhì)，同時(shí)結(jié)合自身的管理經(jīng)驗(yàn)，對各項(xiàng)工作機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)，保障企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文秘工作的現(xiàn)狀

從當(dāng)前的辦公室文秘工作來看，受到各方面因素的影響，還存在許多的不足，無法實(shí)現(xiàn)且各項(xiàng)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，制約了運(yùn)行效率的提升。

（一）統(tǒng)籌難度較大

相較于其他部門的工作來說，辦公室文秘承擔(dān)著上傳卞達(dá)的作用，所需要處理的工作比較繁雜，統(tǒng)籌難度較大。在這種情況下，辦公室在開展文秘工作的時(shí)候，很難及時(shí)的對工作的重點(diǎn)進(jìn)行明確，影響了工作效率，無法保障各項(xiàng)工作的有效開展。在缺乏統(tǒng)籌管理的情況下，辦公室文秘工作經(jīng)常會(huì)陷入到混亂的局面，使得各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)受到了影響，降低了企業(yè)的運(yùn)行效率。

（二）工作人員負(fù)擔(dān)重

市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)整體效益的提升，企業(yè)在開展各項(xiàng)經(jīng)營管理的時(shí)候，將更多的精力放在了生產(chǎn)以及銷售環(huán)節(jié)，對于辦公室文秘的重視程度明顯不足。從當(dāng)前的辦公室文秘隊(duì)伍來看，人員較少，使得工作人員的負(fù)擔(dān)加重，影響了工作效率的提升。在工作負(fù)擔(dān)較重的情況下，文秘人員需要忙于應(yīng)對各種突發(fā)事件，很難對現(xiàn)有的工作進(jìn)行總結(jié)，缺乏深入的分析與思考，對于企業(yè)的長久發(fā)展產(chǎn)生了較大阻礙。

（三）文秘人員素質(zhì)參差不齊

在當(dāng)前激烈的市場競爭中，企業(yè)的生存壓力不斷加大，這就需要企業(yè)不斷加強(qiáng)員工隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營效率的提升DI在優(yōu)勝劣汰的市場環(huán)境下，企業(yè)的工作效率也在不斷提升，對于工作人員提出了更高的要求，文秘工作正處于上傳下達(dá)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，承擔(dān)著企業(yè)上下溝通的橋梁，只有實(shí)現(xiàn)自身素養(yǎng)的改善，才能更好的適應(yīng)現(xiàn)階段的要求。但是從目前企業(yè)辦公室文秘人員的素質(zhì)來看，存在參差不齊的情況，特別是在一些中小企業(yè)當(dāng)中，對于辦公室文秘工作的重視程度不足，認(rèn)為其更多的是處理一些企業(yè)的瑣事，無法創(chuàng)造價(jià)值，降低了對辦公室文秘人員的要求，使得其自身的素質(zhì)無法得到保障。

二、改善辦公室文秘工作的措施

在當(dāng)前激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，必須要不斷的改善辦公室文秘工作的水平，通過提升辦公室文秘人員的素養(yǎng)，創(chuàng)新工作方式，保障企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（一）提升辦公室文秘人員綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，辦公室文秘人員的綜合素養(yǎng)，直接影響著企業(yè)的日常經(jīng)營，這就需要在企業(yè)的管理工作中，應(yīng)該強(qiáng)化辦公室文秘人員隊(duì)伍建設(shè)，提升辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作的有效落實(shí)。首先，需要增強(qiáng)文秘人員的寫作能力，培養(yǎng)工作人員良好的文字功力與寫作基礎(chǔ)，開展更為高效的文字書寫工作。其次，應(yīng)該提升自身的學(xué)習(xí)意識，在工作中不斷的思考，彌補(bǔ)自己工作中存在的問題，降低工作失誤的發(fā)生概率，通過結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況，為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的發(fā)展文案[2]。在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，文秘人員應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)自身文化底蘊(yùn)的提升，積累更多的業(yè)務(wù)知識，為企業(yè)的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。而在提升自身工作能力的同時(shí)，應(yīng)該積極的學(xué)習(xí)國家的法律法規(guī)，做到遵紀(jì)守法，在國家的法律規(guī)范下，開展各項(xiàng)工作。

（二）提升工作積極性

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)所面臨的竟?fàn)帀毫υ诓粩嗵嵘?，這就要求其必須要強(qiáng)化員工隊(duì)伍建設(shè)，對員工的潛能進(jìn)行深度的挖掘，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的提升。而在對員工潛能進(jìn)行挖掘的過程匯總，應(yīng)該不斷的提升員工的工作積極性，培養(yǎng)職業(yè)熱情，全身心的投入到日常工作當(dāng)中。對于辦公室文秘工作來說，日常工作比較繁雜，更需要進(jìn)行職業(yè)熱情的培養(yǎng)，這樣才能實(shí)現(xiàn)苦中作樂，在遇到各種問題的時(shí)候，能夠保持樂觀的心態(tài)，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升[3]。與此同時(shí)，應(yīng)該不斷的磨練自身的意志，嚴(yán)于律已，認(rèn)識到自己工作在企業(yè)發(fā)展中承擔(dān)的重要責(zé)任，實(shí)現(xiàn)工作責(zé)任感與榮譽(yù)感的提升，增強(qiáng)工作積極性，全身心的投入到文秘工作中。

（三）強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)能力

對于辦公室文秘工作來說，需要對企業(yè)管理的多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，更好的增強(qiáng)自身的凝聚力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的提升。這就需要辦公室文秘人員應(yīng)該不斷提升自身的溝通協(xié)調(diào)能力，營造一種和諧的內(nèi)部關(guān)系，同時(shí)需要與外來人員進(jìn)行積極的溝通，營造良好的企業(yè)形象。在這一過程中，辦公室文秘人員應(yīng)該具備良好的溝通意識，完成上傳下達(dá)的任務(wù)，對不同部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，妥善的處理企業(yè)管理者下達(dá)的各項(xiàng)工作指標(biāo)，同時(shí)對其他部門工作中遇到的問題進(jìn)行總結(jié)，及時(shí)的進(jìn)行匯報(bào)，提升企業(yè)管理水平。

三、結(jié)束語

在激烈的市場競爭下，企業(yè)所面臨的生存環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，對于文秘工作的要求也不斷提高。這就要求在日常企業(yè)管理中，辦公室文秘人員應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前的市場發(fā)展環(huán)境，結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營戰(zhàn)略，對工作思路進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)的彌補(bǔ)自己工作中存在的不足。辦公室文秘人員工作實(shí)現(xiàn)工作方法的創(chuàng)新，強(qiáng)化對各個(gè)工作環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]陳明，王柳茜.淺談如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018，000（027）：389.