關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作中的創(chuàng)新探究

岳玉輝

摘要：隨著事業(yè)單位自身發(fā)展的加快，其檔案使用頻率越來越高，使得以往的管理模式已經(jīng)難以滿足單位面臨的發(fā)展需求了，因此必須積極創(chuàng)新各種管理模式，完善各種制度，從而保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定地進行發(fā)展。從當前的管理狀況來看，無論是管理制度，還是管理者的能力素質(zhì)，均面臨著較大的挑戰(zhàn)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須嚴抓管理，兼顧管理工作中的每一環(huán)節(jié)進行管理創(chuàng)新。只有認真找出管理工作中的問題并采取針對性的創(chuàng)新措施，才能夠真正地提升管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新措施

當前，事業(yè)單位出現(xiàn)了明顯的發(fā)展與改革，然而其在檔案管理方面仍然存在著制度不完善、設(shè)施缺乏、管理人員素質(zhì)不高等問題，從而對事業(yè)單位的發(fā)展起到了一定的限制作用。合理的創(chuàng)新措施有利于糾正管理工作中的諸多不足之處，因此對檔案管理工作不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新對管理效率的提升發(fā)揮著積極意義。基于此，筆者對檔案管理工作的創(chuàng)新措施進行了分析與總結(jié)，以期能夠為各事業(yè)單位及其管理人員提供幫助。

一、完善檔案管理制度

完善管理制度不僅可以提升工作效率，而且也能夠使管理工作的質(zhì)量得到優(yōu)化。其具體內(nèi)容如下：①建立健全檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)要依據(jù)單位自身的發(fā)展需要制定相應(yīng)的管理規(guī)范、引進先進的檔案管理系統(tǒng)并明確管理工作的具體方式與詳細流程，使每項管理工作的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度準則，從而為工作人員提供制度依靠。同時，在制定管理制度的時候，要兼顧制度本身的實用性與明確性，以便使各項規(guī)章制度能夠更順利地發(fā)揮作用[1]。②建立合理的獎懲考核制度。依據(jù)單位實情合理提升管理人員的工作待遇，定期對工作人員的管理水平進行考核，對表現(xiàn)良好的工作人員進行獎勵，對表現(xiàn)較差的工作人員則采取相應(yīng)的工作指導(dǎo)，對所有工作人員要一視同仁。③改進管理模式。單位內(nèi)部要積極推進對檔案管理模式的改進，事業(yè)單位雖然屬于服務(wù)性、公益性的單位，然而近年來其與市場經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)系越來越密切，因此，其檔案管理模式還需順應(yīng)市場發(fā)展，從而促使檔案信息能夠得到最大化利用。

二、采取信息管理措施

信息化管理已經(jīng)成為當今時代的發(fā)展潮流，大大地改進了管理工作的便捷性，其不僅可以提升檔案管理的效率，而且還能夠優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。因此，必須加強信息化管理。其具體措施為：①完善信息化建設(shè)。事業(yè)單位必須依據(jù)自身的實際發(fā)展情況來制定完善的信息化建設(shè)規(guī)劃，并且要明確每一階段的建設(shè)任務(wù)以及該階段實施信息化建設(shè)的具體步驟以及可能出現(xiàn)的問題，然后在安裝規(guī)劃要求對各個階段的建設(shè)任務(wù)逐一落實，從而確保信息化建設(shè)能夠逐步完成。②創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位要創(chuàng)建自己的檔案信息網(wǎng)站，并以本單位主頁的形式為社會提供所有檔案信息的查詢、填報以及調(diào)取等各種服務(wù)，從而確保檔案信息能夠及時更新與使用以確保檔案使用的時效性與使用率。③設(shè)置數(shù)字化檔案管理庫。事業(yè)單位內(nèi)部要全力設(shè)置適用于自身發(fā)展的數(shù)字化檔案管理庫，且在設(shè)置管理庫的時候務(wù)必要確保檔案信息齊全并有非常清晰的分門別類，從而促使檔案管理工作中的共同使用、檔案分析以及相關(guān)處理等任務(wù)能夠便于執(zhí)行。

三、提升管理人員素質(zhì)

管理人員的業(yè)務(wù)處理水平以及綜合素質(zhì)對檔案管理的質(zhì)量與效率起著關(guān)鍵性影響，要想進一步促使事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率得以優(yōu)化就必須積極提升管理人員的個人素質(zhì)。因此，事業(yè)單位必須做好以下幾點：①積極引入高素質(zhì)的檔案管理人才。事業(yè)單位要在檔案管理人員的聘用過程中加大管控力度，在篩選人才時必須全面考慮應(yīng)聘者的工作經(jīng)驗、個人履歷、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德等多個方面，尤其是要能夠熟練使用計算機技術(shù)，從而引入高素質(zhì)的管理人才[2]。②加強培訓(xùn)。事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員召開培訓(xùn)課程，全面分析各階段管理工作中表現(xiàn)出來的優(yōu)點以及不足之處，為管理人員講解如何完善這些不足之處并倡導(dǎo)其積極提問以給予全面解答。在培訓(xùn)過程中，要加大各工作人員之間的相互交流，使所有問題都能夠清楚地呈現(xiàn)出來：同時，務(wù)必要做到實事求是，直面工作人員出現(xiàn)的各種問題，以采取針對性的完善措施，從而不斷提升管理人員的工作能力與綜合素質(zhì)。

四、優(yōu)化檔案管理環(huán)境

檔案管理環(huán)境的優(yōu)化程度在一定方面影響著管理人員的管理態(tài)度與工作效率，良好的管理環(huán)境往往可以為管理工作提供便捷且改善管理人員的工作態(tài)度。優(yōu)化檔案管理環(huán)境具體要從以下兩個方面進行：①硬件方面。事業(yè)單位要積極完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要有獨立檔案室，并且要確保檔案室有不受外界影響的獨立環(huán)境。若存在辦公室與檔案室一體的現(xiàn)象則必須及時解決，以開辟出檔案室的獨立空間。同時，事業(yè)單位必須劃分足夠的資金來購入智能電動檔案密集架、電腦以及干燥箱等管理設(shè)備，從而確保檔案室具有足夠的硬件設(shè)備以方便檔案管理人員完成相關(guān)工作。②軟件方面。首先，要制定科學(xué)合理的檔案管理程序，并引入成熟可靠的檔案管理系統(tǒng)。同時，事業(yè)單位的干部領(lǐng)導(dǎo)與管理人員均需強化對檔案管理工作重要性的認知，明確檔案管理工作對自身以及單位發(fā)展的重要意義，熟練掌握各種軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍以及使用流程的標準化，全力提升自己對各種軟件的應(yīng)用操作能力以加強檔案管理技能，從而顯著地提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位中需要使用檔案的情況相當多，比如聘用員工、考核、調(diào)薪、升職以及社會服務(wù)等，且隨著事業(yè)單位的自身發(fā)展使得檔案的使用頻率越來越高。然而，在以往的管理當中存在著管理制度不完善、管理人員素質(zhì)偏低、軟硬件設(shè)施不全以及管理方式落后等諸多問題。因此，事業(yè)單位不僅要積極完善檔案管理制度并全面采取信息管理措施，而且還需幫助管理人員提升個人素質(zhì)并引入足夠的資金來大力優(yōu)化檔案管理環(huán)境，從而使管理人員都能夠樂于投身到檔案管理工作中來。

參考文獻：

[1]張夏陽.事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：107-108.

[2]王鋒.淺析事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：112-113.