城市軌道交通車輛投標活動控制分析

張姝

摘要：本文論述了控制活動在城市軌道交通車輛投標過程中的應用，闡述了控制活動在投標過程中所起的作用以及具有的意義。

關(guān)鍵詞：投標;招標;控制;溝通

一、前言

投標過程對于以項目為主導的企業(yè)的生存和發(fā)展起著十分關(guān)鍵的作用，可以說，投標成功即從顧客那里獲得合同，企業(yè)就會得以繼續(xù)生存和發(fā)展;如果投標失敗，即沒有獲得合同，則企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)營困難或者企業(yè)業(yè)績不佳。

二、控制活動在車輛投標過程中應用

（一）軌道交通車輛投標過程簡介

投標活動是一項復雜且綜合性很強的組織活動。城市軌道交通車輛投標過程是源于業(yè)主對車輛采購的招標活動。只有業(yè)主啟動招標過程，才能產(chǎn)生投標過程。

城市軌道交通車輛項目的投標過程是指從市場調(diào)研到項目簽訂合同的整個過程，具體包括：市場調(diào)研、預投標、投標和合同談判四個階段。這四個階段相互聯(lián)系，相互影響，每一個階段活動都需要進行有效的控制。本文著重論述預投標和投標兩個主要階段中控制過程對工作活動所起的作用。

城市軌道交通車輛投標過程的啟動始于市場調(diào)研，市場調(diào)研則始于業(yè)主對城市軌道交通項目的出臺。只要業(yè)主項目開發(fā)計劃開始實施，項目跟蹤活動隨即展開，包括走訪當?shù)爻鞘熊壍澜煌ńㄔO(shè)部門、地鐵企業(yè)等了解項目基本情況及其進展，正是從這時起的工作已經(jīng)為后期的項目投標工作搜集和整理了第一手資料。在這階段的工作報告獲得企業(yè)領(lǐng)導層認可并批準繼續(xù)跟蹤該項目后，就進入預投標階段。預投標，即為下一個階段一投標一做準備工作。預投標階段的工作主要包括成立投標團隊，對投標項目進行初步分析、評估及各類文件的初步準備。

在確定招標文件正式發(fā)布的同時，且投標項目已獲得企業(yè)管理層的批準后，企業(yè)市場部便牽頭組建投標團隊，該投標團隊是由企業(yè)中各相關(guān)職能部門授權(quán)的、具有符合要求資質(zhì)的人員組成的跨部門職能組織，負責在投標的各個階段進行項目評估、分析及執(zhí)行投標策略等，投標團隊由企業(yè)市場部負責統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，各投標團隊成員在執(zhí)行本職投標工作的同時要及時向自己本部門主管領(lǐng)導匯報工作。自投標團隊成立以后，投標工作就此開始。

（二）投標過程的進度控制

投標活動的時間概念相比其他活動來講是很強的。投標進度控制的目的是為了確保投標計劃中列舉的各項工作活動能按時完成，從而保證整個投標過程能按時完成。

投標文件的遞交日期是固定不變的，并且已在招標文件中明確注明。投標團隊根據(jù)此日期節(jié)點來編制投標工作進度計劃，根據(jù)招標文件中規(guī)定的投標文件應具備的結(jié)構(gòu)內(nèi)容來編制投標文件結(jié)構(gòu)列表。根據(jù)招標文件的具體要求以及以往投標工作的經(jīng)驗，將所有投標工作所必需的活動全面列舉出來，然后按照各項活動的先后順序和相互聯(lián)系關(guān)系排序，根據(jù)開標日期和以往做投標項目的經(jīng)驗，將時間從開標日往前倒推，對各個活動的歷時進行估算，根據(jù)總體歷時按比例分配從投標啟動到投標截止日期這段時間。這樣，在投標進度計劃表中既標明了投標活動的內(nèi)容，又標記了每項活動的完成期限。至此，一個初步的投標進度計劃表就編制完成，以此進度表來對整個投標過程進行進度控制。

在投標過程中要首先關(guān)注在進度表中標有關(guān)鍵里程碑式的任務(wù)，對這些任務(wù)的完成時間加以嚴格控制。各項任務(wù)之間都存在著聯(lián)系，有的前置任務(wù)不完成，后面的任務(wù)就無法正常進行。所以對每個任務(wù)都要定期進行跟蹤，了解任務(wù)的完成進度，并督促每項任務(wù)的執(zhí)行者按時完成各自的投標工作任務(wù)，有可能提前的工作盡量提前完成，因為投標工作越到后來工作量越大。所以為了保障投標后期階段工作的質(zhì)量，投標工作應在保證質(zhì)量的前提下盡早完成。在投標過程中，投標團隊須定期召開投標進度會，及時了解各相關(guān)部門的投標活動的進展情況以控制投標活動的進度，督促各相關(guān)職能部門及時提交所需文件以及相關(guān)信息。

因為開標的日期是確定不變的，而且在開標之前投標團隊有確定的工作量需要完成，所以在投標過程中，投標團隊里的每一個成員都需要有很好的時間觀念，按照投標進度表中規(guī)定的時間，將工作能提前完成的盡量提前完成。因為這樣才可以在有限的時間內(nèi)把工作做得更完美或者有更多的時間來應對各項變更問題。投標進度表在投標過程中也根據(jù)實際情況進行逐步更新和變更，主要是更新各個活動開始和完成的時間，即對于已完成工作按照實際情況進行時間上的修訂。另外，也要對未完成的工作項按照投標的進度需要進行新的調(diào)整，及時讓投標團隊成員知曉，并加以實施和控制。

（三）投標過程的風險控制

任何項目都存在風險控制問題，投標活動作為一種項目行為，也要進行風險控制。針對于投標活動來說，存在將招標文件的要求理解錯誤和記憶錯誤導致一些文件做得不對或準備的數(shù)量、格式等不符合招標文件的規(guī)定而導致廢標等風險;當然在投標活動中，討論最多的還是招標文件中的各項條款對企業(yè)獲得項目后在執(zhí)行項目過程中會有怎樣的風險存在。

在準備投標文件時，企業(yè)內(nèi)部需進行風險分析和識別，并編制風險分析報告。用頭腦風暴法來匯集每個人提出的風險問題，然后在逐一加以識別和分析，確定所提出的問題對于此項目來說到底是不是風險。明確是風險項的要進行定性分析，劃分風險級別，對其定量分析，將風險數(shù)字化、成本化，最后將風險成本加入到投標報價中。對于一個確認的風險，首先要采取相應的風險規(guī)避和轉(zhuǎn)移措施，只有在某個風險已經(jīng)很明確而無法避免的情況下，才將這部分風險成本記入投標報價中，只有對這些風險進行有效的控制，投標報價才更具有競爭力。

（四）投標過程的報價控制

投標價格和車輛成本和投標預算是分不開的。投標過程的報價控制就是力求投標成本和車輛成本在保證完成任務(wù)的情況下最小化，既要考慮全面避免漏報又要使車輛成本和投標成本盡量最小。

成本預算和控制工作首先要建立投標過程中的價格計算模型，組織各相關(guān)部門按照投標工作計劃做預算，及時收集各部門預算結(jié)果，并進行匯總，向投標團隊提供實時價格信息，最終編制提交給業(yè)主的報價表。各相關(guān)部門根據(jù)以往執(zhí)行經(jīng)驗，結(jié)合招標文件的要求，提交本部門在項目執(zhí)行過程中的成本預算，包括人力、生產(chǎn)、材料和差旅費用等。然后由企業(yè)管理層確定風險、利潤等，通過計算和調(diào)整，綜合得出該投標項目最終的投標價格。在審核各部門的投標預算時，將根據(jù)招標項目的實際情況并參考以往的項目，對各項預算做進一步的評估，將不必要的預算予以刪除和減少，從而達到控制預算成本的目的。

投標報價控制工作的重點在于對車輛材料成本控制。首先要篩選合格的供應商，然后向供應商進行詢價，并和供應商就價格進行談判，用盡量低的價格采購這些零部件，這樣就使得材料的成本做到最小化。由于材料成本在投標報價中占了絕大部分的比例，所以材料采購價格的控制就顯得尤為重要。企業(yè)須制定詳細的采購計劃，根據(jù)采購計劃，向供應商詢價，并進行價格等的談判，最終選擇報價合理而又滿足要求的供應商。通過這些途徑和方法有效地控制了材料成本，從而使得整個投標報價具有競爭力。

（五）投標過程的情報信息溝通控制

在投標工作過程中，人員之間的相互溝通是一個重要的環(huán)節(jié)。投標工作的溝通不僅包括企業(yè)內(nèi)部投標參與人員之間的溝通，還包括投標團隊和企業(yè)外部之間的信息溝通。投標項目的溝通提供了投標工作成功所必須的人、思想和信息之間的重要聯(lián)系。

參與投標的每一個人都必須做好及時準確傳送和接收信息的準備。首先要清楚自己在何時，需要何種信息，或者需要向別人提供何種信息，并確定信息提供方式。企業(yè)內(nèi)外部溝通的方式要確保其安全性。投標團隊定期通過會議形式進行項目信息交流或分配任務(wù)，和企業(yè)外部的實時溝通主要通過電視或電話會議來了解相互的投標工作進展情況或共同討論項目的下一步工作和任務(wù)。

投標工作是一個集體行為，團隊成員之間的文件、情報和關(guān)鍵信息的傳遞和交流過程必不可少。在這些過程中，要盡量采取企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行。對于一些需要特別保密的信息和資料，如投標報價資料、合同和技術(shù)規(guī)格響應文件等，都需要對信息的使用者、文件的編制者進行嚴格的審定和控制，并讓他們知曉保密工作的重要性和意義。

投標過程的溝通工作控制得好，投標人員溝通得順暢，這也保證了投標工作的進度，從而保證整個投標工作的順利完成。

三、結(jié)束語

城市軌道交通車輛投標工作是一個系統(tǒng)工程，對其過程的控制要采用正確有效的方法。除了上述提及的控制外，變更控制也是必須的。所有領(lǐng)域和過程都是需要不斷更新的，在投標中也會不斷地遇到新問題，無論是計劃變更或顧客要求的調(diào)整等，都要有一定的程序來控制。整個投標過程的執(zhí)行是一個動態(tài)的過程，直到投標結(jié)束，各種與投標有關(guān)的計劃、文件才更新完畢，對后續(xù)的投標項目具有指導意義。

城市軌道交通車輛項目的投標是一個比較復雜的項目活動，它是一個團隊活動，需要團隊合作精神，并通過團隊的每一成員對各自負責的方面進行有效的控制。鑒于城市軌道交通車輛投標活動是為企業(yè)獲取軌道交通車輛供貨項目而進行的工作活動，其成功與否和企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而投標過程的控制對投標的成功起著至關(guān)重要的作用，所以要對投標過程進行有效的控制，并在工作中積累和改進控制技術(shù)和方法，以便使企業(yè)獲得更多的供貨合同，保持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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