淺談企業(yè)員工檔案管理存在問題及對(duì)策

楊青紅

摘要：在企業(yè)內(nèi)部管理中，員工檔案管理是十分重要的內(nèi)容，要求管理人員嚴(yán)格依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)積極開展員工檔案管理?，F(xiàn)如今，在企業(yè)員工檔案管理中，然存在一些不足，對(duì)此，本文首先對(duì)企業(yè)員工檔案管理的重要作用進(jìn)行介紹，然后對(duì)當(dāng)前企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)探究，以期促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè);員工檔案;管理;作用

近年來，在企業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性越來越突出，但是，在員工檔案管理中依然存在很多不足，在一定程度上制約了員工檔案管理工作水平的提升。對(duì)此，要求有關(guān)部門高度重視企業(yè)員工檔案管理工作，對(duì)員工檔案管理中的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出針對(duì)性改進(jìn)措施，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。因此，對(duì)企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行深入研究迫在眉睫。

一、企業(yè)員工檔案管理的重要作用

企業(yè)員工檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，通過加強(qiáng)員工檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供可靠依據(jù)，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理行為。比如，企業(yè)在制定激勵(lì)制度時(shí)，不僅需詳細(xì)了解企業(yè)盈利實(shí)際情況，同時(shí)還需掌握不同級(jí)別員工的基本檔案信息，綜合考慮上述兩點(diǎn)因素才可制定出符合實(shí)際需要的激勵(lì)制度。第二，企業(yè)員工檔案管理工作水平會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生較大影響，現(xiàn)如今，檔案管理工作已逐漸滲透至企業(yè)內(nèi)部管理各項(xiàng)工作中，員工檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間密切聯(lián)系，只有加強(qiáng)員工檔案管理，保證管理目標(biāo)明確清晰，才可充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

二、企業(yè)員工檔案管理存在的問題

（一）管理檔案人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

在企業(yè)檔案管理工作人員日常工作中，容易受到傳統(tǒng)管理思想的制約，不能靈活應(yīng)用有效的管理方法，導(dǎo)致員工檔案管理工作效率較低。員工檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)較少，面對(duì)復(fù)雜的員工檔案信息，無法采取科學(xué)有效的管理方式。另外，現(xiàn)如今，雖然企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于員工檔案管理工作的重視度越來越高，但是管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致員工檔案管理工作效果不理想。

（二）檔案資料收集不全面

在進(jìn)行企業(yè)員工檔案管理時(shí)，必須保證管理過程規(guī)范化。但是，現(xiàn)如今，我國很多企業(yè)在員工檔案管理方面依然缺乏規(guī)范化管理模式，員工檔案信息收集分類處理無序，檔案管理操作混亂，甚至在員工檔案收集方面，所采集的資料內(nèi)容不完整或不符合真實(shí)情況，無法詳細(xì)正確的反映出員工工作面貌以及個(gè)人綜合素質(zhì)。

（三）缺乏嚴(yán)密的檔案鑒定過程

對(duì)于企業(yè)員工所填寫的個(gè)人檔案，要求做好保存管理，當(dāng)員工提交檔案信息后，企業(yè)檔案管理人員需對(duì)員工檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，在審核通過后，即可保存至檔案室。因此，檔案管理人員要求對(duì)員工檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)填寫不臺(tái)格的表格，并要求員工及時(shí)補(bǔ)充說明。另外，員工檔案信息中涉及個(gè)人隱私，檔案管理人員必須高度重視對(duì)于員工檔案信息的保護(hù)，避免泄漏員工隱私。

（四）存檔技術(shù)及方式落后

現(xiàn)如今，部分企業(yè)管理人員對(duì)于員工檔案工作的重視度和投入力度比較低，依然采用傳統(tǒng)的人事管理方式。有些企業(yè)對(duì)于檔案資料依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記和保存方式，在此過程中容易發(fā)生人為錯(cuò)誤，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、企業(yè)員工檔案管理優(yōu)化對(duì)策

（一）提高員工檔案管理人員素質(zhì)

新時(shí)期，為了提升企業(yè)員工檔案管理工作水平，要求組織檔案管理工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提升自身綜合素質(zhì)。在企業(yè)員工檔案管理中，檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，檔案管理工作水平有限，企業(yè)應(yīng)定期組織開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，幫助其掌握先進(jìn)的員工檔案管理理念，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)。另外，企業(yè)還可招聘專業(yè)的員工檔案管理工作人員，盡量避免由于人員工流動(dòng)交接不當(dāng)而造成檔案丟失問題，檔案管理工作人員在日常工作中必須明確自身工作職責(zé)，對(duì)員工檔案信息進(jìn)行核對(duì)分析，保證員工檔案登記管理的準(zhǔn)確性，確保符合員工檔案管理工作要求。

（二）對(duì)員工檔案分類管理

企業(yè)員工檔案管理是一項(xiàng)長期工作，要求檔案管理工作人員在日常工作中做好分類處理。比如，對(duì)于一些已退休員工檔案資料、已調(diào)離企業(yè)的員工檔案，應(yīng)及時(shí)做好交接。另外，對(duì)于珍貴的檔案資料，需做好特殊標(biāo)識(shí)并注意保密。

（三）做好檔案甄別審核

檔案管理人員在對(duì)員工檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，要求對(duì)檔案資料的真實(shí)性以及完整性進(jìn)行審核分析，避免對(duì)未經(jīng)甄別的員工檔案進(jìn)行登記管理。另外，在員工檔案銷毀工作中，應(yīng)堅(jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，避免草率處理而造成嚴(yán)重的不良影響。

（四）采用信息化管理技術(shù)

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)發(fā)展迅速，對(duì)于各行各業(yè)均產(chǎn)生較大影響。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員已逐漸意識(shí)到加強(qiáng)員工檔案管理工作的重要作用，并在一定程度上增加了對(duì)于員工檔案管理方面的投入。企業(yè)員工檔案數(shù)量多，管理要求比較高，對(duì)此，可推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理人員通過利用現(xiàn)代化信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)T工檔案進(jìn)行分類處理，并及時(shí)做好信息存儲(chǔ)。具體而言，可在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上開發(fā)智能管理信息軟件，同時(shí)，在軟件的實(shí)際應(yīng)用中加強(qiáng)安全管理，避免黑客盜取企業(yè)員工檔案信息，保障企業(yè)員工檔案使用價(jià)值。通過對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，能夠有效提升檔案管理和查找效率。

四、結(jié)語

綜上所述，本文主要對(duì)企業(yè)員工檔案管理中的問題以及優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)探究。員工檔案管理是企業(yè)日常管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，對(duì)此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視員工檔案管理工作，組織檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)教育，使其能夠明確意識(shí)到員工檔案管理工作的重要作用，在日常工作中對(duì)員工檔案進(jìn)行合理分類處理，加強(qiáng)檔案甄別審核，并利用信息被并推廣應(yīng)用信息化管理技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理工作水平的提升。

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