檔案數(shù)字化管理的路徑和方式研究

熊丹

【摘 ?要】隨著信息時代的到來，檔案數(shù)字化管理已逐漸深入到人們社會生活的方方面面，在實現(xiàn)檔案資源共享、優(yōu)化檔案信息利用、提高檔案管理水平等方面發(fā)揮了重要作用，并已成為社會發(fā)展的必然趨勢。文章以此為背景，結合實踐經(jīng)驗，從建立數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)、建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫、強化數(shù)字化管理人才隊伍建設等三個方面，全面分析了推進檔案數(shù)字化管理的有效途徑和基本方法。

【關鍵詞】檔案;數(shù)字化管理;路徑;手段

檔案是社會各組織、單位發(fā)展變化的真實記錄，是具有保存價值的原件。數(shù)字化檔案管理是指利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，以數(shù)字化信息為基礎，采用掃描、存檔、上傳等手段，將各類紙質、聲像等傳統(tǒng)載體上的檔案信息，轉換成數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫。所以，廣大檔案工作者要做到與時俱進，在科學的方針政策指導下，積極改進和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的途徑和方法，實現(xiàn)檔案工作的既定目標。

一、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

推動檔案數(shù)字化建設，首要任務是建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使檔案工作走上數(shù)字化的軌道。一是建立檔案部門數(shù)字化工作流程，將檔案資料收集、整理、傳遞、存儲等工作流程化，實現(xiàn)無紙化、數(shù)字化管理，有效提高檔案管理效率;二是建立高效的計算機檢索、借閱管理、統(tǒng)計系統(tǒng)，方便檔案資料的查詢和高效利用。

例如，傳統(tǒng)的檔案管理中存在很多弊端，如查找繁瑣、儲存不便、數(shù)據(jù)容易丟失等，這對檔案管理的工作影響很多，而數(shù)字化管理可以將這些問題一一解決?；诖耍瑱n案管理工作者應積極建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，與時俱進，數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)可依據(jù)檔案的方向、種類、地區(qū)等因素來分類，在系統(tǒng)中設置查找菜單，不僅便于前期的儲存，更便于后期的查找。如，在構建數(shù)字化檔案后，檔案管理員可通過硬盤儲存數(shù)據(jù)，將傳統(tǒng)紙質檔案的“繁瑣”轉化成數(shù)字化的“簡易”;在查找檔案時，我們可以根據(jù)檔案的名稱、編號或關鍵詞進行檢索。

二、建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫

建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案資源利用者提供快捷、方便的檔案資料，是檔案資源數(shù)字化管理的關鍵。因此，檔案部門和檔案管理人員，首先要確定數(shù)字化檔案信息的來源，保證其完整性，并對檔案資料進行分類處理，建立數(shù)字化檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，使檔案數(shù)字化信息一目了然，從而為用戶提供正確的查詢方向，提高查詢效率。二是根據(jù)主要內(nèi)容和應用對象將檔案資料分成若干大專題，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫，構建網(wǎng)絡共享平臺，實現(xiàn)檔案資料的互聯(lián)共享和共享，使用戶能按功能快速查閱和篩選檔案資料，提高檔案資料的利用率。

例如，數(shù)字化檔案管理不僅要建立系統(tǒng)，更要建立信息數(shù)據(jù)庫，構建服務型數(shù)字化檔案管理工作模式。如，檔案管理者可以通過信息數(shù)據(jù)庫來完善檔案信息，針對社會各界進行服務，在客戶來咨詢查閱檔案時，檔案管理者可以從信息數(shù)據(jù)庫中查找信息，客戶可以提供姓名或對應編號，通過客戶提供的信息進行查閱。這樣，筆者通過建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高了檔案資料的利用率。

三、加強數(shù)字化管理人才隊伍建設

數(shù)字化管理要求檔案工作者具備良好的職業(yè)素質和信息素養(yǎng)。所以，一方面要重點引進數(shù)字化檔案管理的優(yōu)秀人才，組建一支高素質的數(shù)字化檔案管理人才隊伍，使之充滿生機和活力;其次，通過聘請專家、計算機技術人員對檔案人員進行專業(yè)知識和技能的培訓，提高檔案人員的信息技術水平;其三，檔案人員要樹立終身學習的觀念，通過不斷學習、實踐掌握相關的檔案管理法規(guī)、規(guī)章、專業(yè)知識，不斷提高自身的業(yè)務能力、操作技能、信息素養(yǎng)，使檔案人員的信息化水平得到提高，從而有效地推動檔案管理工作的數(shù)字化。

例如，在實行數(shù)字化檔案管理模式后，檔案管理者應與時俱進，不斷學習先進的管理經(jīng)驗，基于此，本館對數(shù)字化檔案管理人員制定了相關培訓，定期為檔案管理人員進行業(yè)務技能訓練。如，每年對檔案管理人員進行技能、信息管理等一系列的教學講座，年底定期對檔案管理人員進行評測，通過考核數(shù)據(jù)為檔案管理人員進行打分，這些分數(shù)作為業(yè)務能力的判定標準。這樣，本館通過加強數(shù)字化管理人才隊伍建設，推動了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

四、加強數(shù)字化檔案安全管理保障

在數(shù)字化、信息化發(fā)展背景下，電腦病毒的侵入是檔案管理部門和管理人員最擔心的問題，因為一次病毒的侵入就可能造成數(shù)據(jù)的丟失與泄露，造成不可估計的損失。只有強化數(shù)字化檔案安全管理建設，才能靈活應對檔案管理過程中，所可能出現(xiàn)的各種信息存儲、非法訪問等安全問題，為檔案數(shù)字化管理提供強有力的保障。具體來說，檔案部門和管理人員應聯(lián)合專業(yè)技術人員，來建立檔案信息生成控制系統(tǒng)、安全檢測系統(tǒng)、自動備份系統(tǒng)、自動防病毒立體防御系統(tǒng)，確保檔案信息內(nèi)容的原始性、安全性，明確檔案管理和利用的權限，確立安全級別。

例如，檔案部門可以讓專業(yè)技術人員來設立檔案安全管理功能系統(tǒng)，還可以將備份文件存放在機械硬盤中，并設置防火墻，當遇到非法入侵時自動鎖定程序，檢索外來入侵的地址并進行清除，一旦發(fā)現(xiàn)有安全隱患，系統(tǒng)就會自動啟動，從而有效規(guī)避各種安全問題，促進檔案數(shù)字化管理的安全化。

因此，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與建設，是信息化發(fā)展的必然趨勢，也是實現(xiàn)檔案收集、管理與利用優(yōu)化的重要途徑。所以，無論是檔案管理部門還是檔案工作者，都應該認識到傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，提高對數(shù)字化檔案管理工作的重視程度，從建立數(shù)字化檔案管理工作體系、建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫、加強數(shù)字化管理人才隊伍建設等方面著手，以促進檔案的數(shù)字化管理與建設，更好地為社會發(fā)展服務。

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