信息化建設(shè)對(duì)留學(xué)生傳統(tǒng)檔案管理模式的影響

王芳 畢悅倩

摘 要：來(lái)華留學(xué)生檔案包括外國(guó)留學(xué)生的入學(xué)申請(qǐng)資料、外事管理資料、教學(xué)教務(wù)資料等信息，長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案是我國(guó)來(lái)華留學(xué)生檔案管理的主要方式。隨著我國(guó)來(lái)華留學(xué)教育進(jìn)入提質(zhì)增效新階段，在快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)背景下，來(lái)華留學(xué)工作也漸漸進(jìn)入信息化建設(shè)新階段。來(lái)華留學(xué)的信息化平臺(tái)的建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)來(lái)華留學(xué)生檔案管理模式產(chǎn)生了較大影響，本文通過(guò)分析信息化建設(shè)對(duì)留學(xué)生紙質(zhì)檔案管理模式的影響，提出新形勢(shì)下來(lái)華留學(xué)生檔案管理模式的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：來(lái)華留學(xué)工作;信息化建設(shè);檔案管理模式;影響

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 18-0-02

一、引言

隨著國(guó)內(nèi)高校國(guó)際化辦學(xué)水平不斷提升，對(duì)外交流聯(lián)絡(luò)、教學(xué)科研合作及師生互動(dòng)的日益頻繁，各類外事檔案呈現(xiàn)顯著增長(zhǎng)趨勢(shì)。作為外事檔案的重要組成部分，來(lái)華留學(xué)生檔案的收整業(yè)務(wù)量也相應(yīng)不斷增加。2018年，我國(guó)接收的長(zhǎng)短期來(lái)華留學(xué)生已突破49萬(wàn)，來(lái)自196個(gè)國(guó)家，分布在我國(guó)超過(guò)1000所高校進(jìn)行學(xué)歷或者非學(xué)歷學(xué)習(xí)，來(lái)華留學(xué)工作進(jìn)入新階段。新形勢(shì)下，來(lái)華留學(xué)工作“提質(zhì)增效”這一工作目標(biāo)和“擴(kuò)大規(guī)模、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、保證質(zhì)量、規(guī)范管理”的工作準(zhǔn)則對(duì)來(lái)華留學(xué)生檔案提出了新的要求。來(lái)華留學(xué)生檔案包括外國(guó)留學(xué)生的入學(xué)申請(qǐng)資料、外事管理資料、教學(xué)教務(wù)資料等信息，長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案是我國(guó)來(lái)華留學(xué)生檔案管理的主要方式。進(jìn)一步認(rèn)識(shí)來(lái)華留學(xué)生檔案的重要性，加強(qiáng)留學(xué)生檔案的管理，不僅對(duì)留學(xué)生個(gè)體發(fā)展和接受培養(yǎng)單位有重要意義，而且充分利用檔案資源進(jìn)行科學(xué)分析，將進(jìn)一步推動(dòng)來(lái)華留學(xué)事業(yè)的發(fā)展。各校為了進(jìn)一步提高來(lái)華留學(xué)生工作效率，將來(lái)華留學(xué)生信息管理的重心由紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)移到信息化建設(shè)，在此過(guò)程中，來(lái)華留學(xué)生信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式產(chǎn)生了較大影響。

二、現(xiàn)階段來(lái)華留學(xué)生工作信息化建設(shè)概況

國(guó)內(nèi)各高校普遍使用的來(lái)華留學(xué)生信息化平臺(tái)開(kāi)始于21世紀(jì)初的“來(lái)華留學(xué)生管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)包括來(lái)華留學(xué)生基礎(chǔ)信息收集功能、來(lái)華簽證邀請(qǐng)表等表格證書(shū)的打印功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和上報(bào)功能，為留學(xué)生信息平臺(tái)的建設(shè)提供了最初的模板。隨著來(lái)華留學(xué)工作進(jìn)入新階段，2019年，教育部推出“全國(guó)來(lái)華信息管理平臺(tái)”，不僅具備信息收集和存儲(chǔ)功能，還增加了審核功能和信息互聯(lián)功能。

與此同時(shí)，各獎(jiǎng)學(xué)金主管部門的信息管理平臺(tái)在不斷完善和發(fā)展，各高校也委托專業(yè)公司開(kāi)發(fā)了適合自身發(fā)展需要的信息管理平臺(tái)。

隨著教育對(duì)外開(kāi)放程度的提高，各校對(duì)來(lái)華留學(xué)工作的重視程度也越來(lái)越高。留學(xué)生規(guī)模達(dá)到一定程度的高校，相當(dāng)一部分已經(jīng)根據(jù)各級(jí)政府及主管部門的要求，以及各校實(shí)際情況，委托專業(yè)公司開(kāi)發(fā)了高校的來(lái)華留學(xué)生管理系統(tǒng)。一般來(lái)說(shuō)，高校自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)包含申請(qǐng)、錄取、管理、教學(xué)等功能，從學(xué)生的個(gè)人基本信息、護(hù)照信息、學(xué)歷證明、成績(jī)證明、財(cái)力證明等入學(xué)前信息，到學(xué)生入學(xué)后的班級(jí)信息、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)分信息等教學(xué)與管理過(guò)程中產(chǎn)生的信息均體現(xiàn)在信息系統(tǒng)中。以上各類信息系統(tǒng)均為新階段紙質(zhì)檔案形成的基礎(chǔ)。

三、目前來(lái)華留學(xué)生檔案整理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案內(nèi)容

現(xiàn)階段，在來(lái)華留學(xué)生離校后進(jìn)行檔案的整理和轉(zhuǎn)交是高校通用的留學(xué)生檔案整理方式，一般以紙質(zhì)檔案為主。來(lái)華留學(xué)生個(gè)體的紙質(zhì)檔案中，主要包括以下內(nèi)容：入學(xué)申請(qǐng)表、身份證件復(fù)印件、學(xué)歷及成績(jī)證明、外國(guó)人來(lái)華簽證申請(qǐng)表（JW202/JW201表格）、入學(xué)推薦信、個(gè)人研究成果、獲獎(jiǎng)證明等。因外國(guó)留學(xué)生學(xué)習(xí)專業(yè)的分散性和群體特殊性，紙質(zhì)檔案一般由接受院校的留學(xué)生管理歸口部門統(tǒng)一管理。

（二）紙質(zhì)檔案分類

根據(jù)來(lái)華留學(xué)生學(xué)習(xí)情況，其分類標(biāo)準(zhǔn)多樣。根據(jù)學(xué)歷類別分，來(lái)華留學(xué)生分為普通進(jìn)修生、高級(jí)進(jìn)修生、本/?？粕⒋T士研究生、博士研究生;根據(jù)經(jīng)費(fèi)來(lái)源分，它分為中國(guó)政府獎(jiǎng)學(xué)金生、中國(guó)政府各部門獎(jiǎng)學(xué)金生、地方政府獎(jiǎng)學(xué)金生、學(xué)校獎(jiǎng)學(xué)金生、校際交流生和自費(fèi)生;根據(jù)學(xué)習(xí)時(shí)間分類，它又分為長(zhǎng)期生和短期生;根據(jù)所持簽證類別分，它分為X1簽證持有者和X2簽證持有者;根據(jù)國(guó)別或者洲別分……同時(shí)，由于外國(guó)留學(xué)生個(gè)人信息構(gòu)成的特殊性，其檔案查詢方式的分類標(biāo)準(zhǔn)存在多樣性。在個(gè)人檔案使用過(guò)程中，按照學(xué)生類別分類后按照出生年月排列的方法較為常見(jiàn)。現(xiàn)階段，一般來(lái)說(shuō)，同一批離校學(xué)生中，適用于檔案整理的主要分類標(biāo)準(zhǔn)如下：

綜合類院校：

一級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)別/洲別

二級(jí)分別標(biāo)準(zhǔn)：學(xué)生類別

三級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)：專業(yè)/班級(jí)

專業(yè)類院校：

一級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)：專業(yè)/班級(jí)

二級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)：學(xué)生類別

三級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)別/洲別

四、信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)留學(xué)生檔案整理方式的影響

（一）新機(jī)遇

（1） 取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互促進(jìn)。來(lái)華留學(xué)生電子檔案在信息化建設(shè)的推動(dòng)下應(yīng)運(yùn)而生，信息化建設(shè)不僅成為來(lái)華留學(xué)生電子檔案的原始依據(jù)，也為當(dāng)前紙質(zhì)檔案的形成提供了初始平臺(tái)。來(lái)華留學(xué)生信息管理平臺(tái)系統(tǒng)的使用實(shí)現(xiàn)了留學(xué)生管理檔案采集存檔的網(wǎng)絡(luò)化與信息化，實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)審批報(bào)告過(guò)程即是檔案的采集過(guò)程，與收檔同步進(jìn)行。來(lái)華留學(xué)生從申請(qǐng)開(kāi)始，便通過(guò)信息平臺(tái)提交各項(xiàng)材料，即信息化系統(tǒng)從收集第一項(xiàng)來(lái)華留學(xué)生信息開(kāi)始，便顯現(xiàn)出比原始紙質(zhì)申請(qǐng)收集方法更便捷的特點(diǎn)，不僅提高了信息傳達(dá)效率，節(jié)約了時(shí)間、人力和資源成本，也對(duì)提高來(lái)華留學(xué)生生源質(zhì)量、樹(shù)立良好的來(lái)華留學(xué)形象起到了一定的推動(dòng)作用。在信息查詢方面，信息系統(tǒng)中衍生的電子檔案存在著紙質(zhì)檔案不可比擬的便捷性。各國(guó)來(lái)華留學(xué)生姓名組成和排序方式不一致，雖然紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)，會(huì)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類歸檔，但是在后期查詢時(shí)的不便使得來(lái)華留學(xué)生紙質(zhì)檔案未能發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，而電子檔案則可以實(shí)現(xiàn)模糊查詢，彌補(bǔ)了這一缺憾。而紙質(zhì)檔案以其出色的穩(wěn)定性和持久性，也繼續(xù)扮演著來(lái)華留學(xué)生檔案管理中不可或缺的角色。

（2） 雙軌制檔案存放，提高安全性。來(lái)華留學(xué)生信息系統(tǒng)的建設(shè)，產(chǎn)生了來(lái)華留學(xué)生電子檔案，現(xiàn)階段來(lái)華留學(xué)生紙質(zhì)檔案的主要組成部分也來(lái)自電子檔案。近年來(lái)，信息系統(tǒng)的建設(shè)增加了電子檔案這一保存方式，與紙質(zhì)檔案并行存放，提高了檔案的安全性。

（二）新挑戰(zhàn)

（1） 信息一致性難以保證。①多平臺(tái)并存，平臺(tái)間信息存在不一致可能性。正如文章開(kāi)頭所說(shuō)，目前來(lái)華留學(xué)生信息管理系統(tǒng)較多，信息化建設(shè)尚處于建設(shè)階段，且根據(jù)國(guó)家政策和來(lái)華留學(xué)生工作的形勢(shì)，信息系統(tǒng)隨時(shí)處于更新和變化中。信息化建設(shè)帶來(lái)的電子檔案雖然其便捷性不容忽視，多平臺(tái)并存為院校廣泛收集信息的同時(shí)，因平臺(tái)間尚無(wú)聯(lián)動(dòng)或驗(yàn)證接口，其信息重復(fù)性和平臺(tái)間信息不一致現(xiàn)象存在。②信息系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案信息存在不一致可能性。學(xué)生入學(xué)時(shí)，其紙質(zhì)檔案來(lái)源于信息系統(tǒng)，所以來(lái)華留學(xué)生的入學(xué)檔案與信息系統(tǒng)是高度一致的。但是在學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程中，來(lái)華留學(xué)生會(huì)出現(xiàn)護(hù)照信息變更、獎(jiǎng)懲信息變更、學(xué)習(xí)期限、學(xué)歷信息變更等個(gè)人信息的變化。在以紙質(zhì)檔案為主進(jìn)行管理的時(shí)期，高校留管人員主要以修改紙質(zhì)檔案為主，但在現(xiàn)階段隨著信息化建設(shè)，高校的管理方式逐步以信息化系統(tǒng)為主進(jìn)行管理，高校留管人員主要以修改信息系統(tǒng)為主，這是造成學(xué)生離校后電子檔案和紙質(zhì)檔案不一致的主要原因。

（2） 信息化管理使紙質(zhì)檔案更新及時(shí)性難以保證。隨著來(lái)華留學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，來(lái)華留學(xué)生管理越來(lái)越依靠現(xiàn)代化手段——信息化系統(tǒng)。來(lái)華留學(xué)生的紙質(zhì)檔案一般形成于從其申請(qǐng)至入境階段，但來(lái)華留學(xué)生入境到校報(bào)到以后，其包括證件信息、學(xué)籍信息、獎(jiǎng)懲信息等的更新與管理均在信息系統(tǒng)完成，紙質(zhì)檔案對(duì)其在校階段的管理作用逐步減弱，這容易造成學(xué)生離校后整理保存的紙質(zhì)檔案無(wú)法體現(xiàn)學(xué)生信息更新和變化。

現(xiàn)階段，來(lái)華留學(xué)生工作的信息化建設(shè)在高速發(fā)展中，各類來(lái)華留學(xué)工作相關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)給紙質(zhì)檔案的收集帶來(lái)便捷性的同時(shí)，在一定程度上弱化了紙質(zhì)檔案的管理作用。從遠(yuǎn)期目標(biāo)來(lái)看，來(lái)華留學(xué)生工作信息化平臺(tái)的統(tǒng)一將為來(lái)華留學(xué)生檔案存放帶來(lái)強(qiáng)有力的支撐，但現(xiàn)階段來(lái)華留學(xué)生檔案仍應(yīng)以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔助手段進(jìn)行管理和存放。兩種存放方式取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同成為來(lái)華留學(xué)生工作的檔案資源支撐，共同推進(jìn)來(lái)華留學(xué)生事業(yè)的發(fā)展。

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[2]鄧羽.高校外事檔案信息化管理[J].蘭臺(tái)世界，2016（01）.

其他作者簡(jiǎn)介：

畢悅倩，女，漢族，山東青島人，碩士。研究方向：檔案管理。