檔案信息資源的整合與利用策略分析

黃中積

摘 要：隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源的整合和利用成為了當(dāng)前階段檔案資源管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，本文概述了現(xiàn)階段檔案信息資源在整合利用的過程之中存在的問題并針對(duì)性的論述了解決的方法。

關(guān)鍵詞：檔案;整合;利用

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 08-0-02

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之中，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整合和利用對(duì)于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展有著非常積極的意義，但是現(xiàn)階段在推動(dòng)檔案信息資料進(jìn)行整合利用的過程之中存在以下幾個(gè)方面的問題：

一、檔案信息資源整合利用存在的問題

（一）檔案信息資源自身的矛盾性

檔案信息資源整合和利用的根本目的是滿足用戶在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐之中存在的需求，為達(dá)到這一效果需要盡可能的為客戶提供足夠多的信息資料并盡可能的減少信息之中存在的諸多干擾性因素。實(shí)現(xiàn)檔案信息整合的根本目的在于在統(tǒng)一的平臺(tái)上對(duì)信息資源進(jìn)行有效的管理，但是現(xiàn)階段我國(guó)在進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)時(shí)，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)較為單一，無法有效的滿足用戶多角度選擇的需要。此外檔案信息的一大特點(diǎn)是保密性，在對(duì)檔案信息進(jìn)行整合利用的過程之中如何盡可能的將檔案信息展示出來，同時(shí)又避免檔案信息在使用的過程之中出現(xiàn)泄密的情況。這兩個(gè)由檔案信息自身的特點(diǎn)所導(dǎo)致的矛盾性問題對(duì)檔案信息的整合和利用產(chǎn)生了極大的困難。

（二）信息資源標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案信息資源整合和利用的基礎(chǔ)是能夠?yàn)槊恳粋€(gè)用戶構(gòu)建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時(shí)的進(jìn)行溝通和交流。構(gòu)建這一系統(tǒng)就意味著將我國(guó)各個(gè)省市獨(dú)立的檔案系統(tǒng)整合為一個(gè)整體，但是各個(gè)省市的檔案系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)間、建設(shè)過程之中采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面都存在一定的差異，這直接導(dǎo)致了在進(jìn)行檔案信息整合的過程之中無法有效的將相關(guān)的信息整合為一個(gè)整體。

（三）共享體系建設(shè)不完善

檔案共享體系建設(shè)需要采用當(dāng)前階段最為先進(jìn)的軟件技術(shù)和硬件技術(shù)，因此，需要大量的投入，前期資金如何投入以及如何在系統(tǒng)建設(shè)完成之后收回相關(guān)的投入成為了阻撓檔案共享信息系統(tǒng)建設(shè)的主要原因。面對(duì)這一現(xiàn)象我國(guó)要推動(dòng)檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，使建設(shè)完成的檔案共享體系在發(fā)揮一定的社會(huì)公益屬性的同時(shí)能夠得到一定的收益，此收益可以用于檔案信息系統(tǒng)的長(zhǎng)期維護(hù)和管理。

（四）檔案管理機(jī)制問題

檔案信息在開發(fā)和利用的過程之中涉及到了多個(gè)主體。現(xiàn)階段檔案管理部門對(duì)于檔案的管理存在一定的滯后性。檔案在轉(zhuǎn)移和移交的過程之中都需要借助相關(guān)單位出具的憑證，極大的限制了檔案信息資料的傳遞和流通。深入的研究現(xiàn)階段的檔案管理機(jī)制，實(shí)質(zhì)上現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理體制存在的問題是未將檔案的管理工作和檔案的查看權(quán)限進(jìn)行有效的區(qū)分，進(jìn)而導(dǎo)致了無法對(duì)相關(guān)的檔案信息資料進(jìn)行有效的應(yīng)用。

（五）檔案信息資料利用效率低

盡管檔案信息資料在我國(guó)社會(huì)之中存在的歷史較長(zhǎng)，但是大眾對(duì)檔案資料的認(rèn)知仍然存在嚴(yán)重的不足。大部分群眾、社會(huì)群體和各界人士對(duì)檔案信息資料的認(rèn)識(shí)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，無法充分的發(fā)揮檔案信息的資料。此外現(xiàn)階段社會(huì)各界對(duì)檔案信息資料的價(jià)值缺乏充分的認(rèn)識(shí)，無法將檔案信息資料的潛力充分地發(fā)揮出來。因此，在檔案信息資料研究的過程之中要逐步的引導(dǎo)大眾如何全面有效的認(rèn)識(shí)檔案信息資料的價(jià)值，并規(guī)劃出適宜的發(fā)揮檔案信息價(jià)值的方法，提升檔案信息的利用效率。

二、檔案信息整合利用的策略

針對(duì)當(dāng)前階段我國(guó)檔案信息資源的整合和利用現(xiàn)狀，需要采取本文論述的以下策略來有效的提升當(dāng)前階段檔案信息的整合利用水平。

（一）加強(qiáng)管理，促進(jìn)各個(gè)部門的合作共建

檔案信息資源的整合實(shí)質(zhì)上是社會(huì)信息系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)有機(jī)組成部分。在建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的過程之中要將社會(huì)信息系統(tǒng)有機(jī)的整合為一個(gè)整體。從一定程度上講檔案信息化整合的關(guān)鍵在于將這一項(xiàng)工作加入到我國(guó)整個(gè)社會(huì)信息化建設(shè)的過程之中。具體的落實(shí)方式為將檔案信息化建設(shè)落實(shí)為電子政務(wù)轉(zhuǎn)變的一個(gè)部分，檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程之中要同其他的政府管理部門的信息化系統(tǒng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)而確保檔案信息能夠在政府之中的其他單位之中進(jìn)行流通。其次檔案館在建設(shè)的過程之中要同其他的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入的合作，例如同圖書館、人才服務(wù)中心、就業(yè)市場(chǎng)中心等多個(gè)部門進(jìn)行深入的合作進(jìn)而塑造區(qū)域性的信息交流中心，使一定區(qū)域的信息能夠在這樣的一個(gè)區(qū)域流通信息中心進(jìn)行傳播，提升對(duì)檔案信息資料的利用效率。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

檔案信息整合的過程之中涉及到了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，但是實(shí)質(zhì)上檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要經(jīng)過認(rèn)真全面的規(guī)劃，制定詳細(xì)的執(zhí)行策略，才能夠完成最終的建設(shè)并達(dá)到預(yù)期的使用效果。依據(jù)相關(guān)單位在建設(shè)其他類型的信息系統(tǒng)之中取得的經(jīng)驗(yàn)，檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以化為以下四個(gè)步驟：第一步是聯(lián)合檔案管理學(xué)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的專家學(xué)者制定檔案信息管理的整體標(biāo)準(zhǔn)，這一標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了檔案信息系統(tǒng)在建設(shè)過程之中采用的技術(shù)術(shù)語，以及在建設(shè)的過程之中采用的整體框架結(jié)構(gòu);第二步是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中采用的基本的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，例如：基本的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)內(nèi)部采用的通信標(biāo)準(zhǔn)等;第三步是確定檔案信息體系在構(gòu)建完成之后的管理標(biāo)準(zhǔn);第四步是制定同檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行交流和共享時(shí)采用的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)完成這一系列的標(biāo)準(zhǔn)體系之后，檔案信息資源將得到有效的整合，為進(jìn)一步的利用檔案信息資源奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）提升對(duì)檔案信息資源管理和利用認(rèn)識(shí)

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，人口流動(dòng)速度更加的迅速，人才在不同的企業(yè)之間的流動(dòng)速度迅速的增加，社會(huì)各界傳統(tǒng)上對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)在一定的程度上已經(jīng)限制了對(duì)檔案信息資料的整合和利用。現(xiàn)階段我國(guó)相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案信息資料所持有的一種態(tài)度是重管理輕利用。在全新的歷史發(fā)展階段，這樣的一種理念一定要進(jìn)行深入的改變，政府部門在強(qiáng)化檔案信息管理的同時(shí)也應(yīng)該積極的思考如何有效的利用相關(guān)的檔案信息資料。

（四）檔案信息資料利用策略概述

當(dāng)前階段我國(guó)社會(huì)已經(jīng)在整體上進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各種公共服務(wù)體系都在向“線上”轉(zhuǎn)型發(fā)展，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也為其他資源的有效利用提供了更多的可能。在完成對(duì)檔案信息資料的有效整合之后，提升對(duì)檔案信息資料利用情況的策略主要有以下三條：

一是加強(qiáng)對(duì)檔案信息資料的開放水平。在過去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案信息資料在大部分群眾的認(rèn)知之中都是歸屬于秘密的存在，但是實(shí)質(zhì)上對(duì)于絕大部分檔案信息資料，其保密意義非常低甚至于沒有保密的必要。在完成信息化的建設(shè)之后應(yīng)該根據(jù)檔案信息資料的具體內(nèi)容制定相應(yīng)的公開范圍，使這些檔案信息資料能夠被更多的社會(huì)主體所接觸，進(jìn)而使檔案信息資料能夠切實(shí)的發(fā)揮一定的功效。

二是制定合適的檔案信息資料利用策略。在保證檔案信息資料不泄露的情況下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的有效利用，是一個(gè)漫長(zhǎng)的探索過程。因此，相關(guān)的管理部門應(yīng)該放松相關(guān)的管理，鼓勵(lì)社會(huì)主體采用有效的技術(shù)手段和策略去合理合法的應(yīng)用檔案信息資料。此外相關(guān)管理部門應(yīng)該廣開言路，深入了解目前社會(huì)各界對(duì)于檔案信息的需要，同相關(guān)行業(yè)的權(quán)威人士進(jìn)行深入的探討和交流進(jìn)而制定一系列有效應(yīng)用檔案信息的策略，促進(jìn)社會(huì)主體對(duì)于檔案信息資料的應(yīng)用。

三是深入對(duì)檔案信息資料的發(fā)掘。首先我們應(yīng)該意識(shí)到各種類型的檔案信息之中都包含著大量的未知信息，采取合理的技術(shù)手段對(duì)檔案信息之中蘊(yùn)含的知識(shí)進(jìn)行挖掘，進(jìn)而提升檔案信息的質(zhì)量。其次在完成檔案信息的整合之后要依據(jù)不同的條件對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的分類，進(jìn)而使檔案信息在利用的過程之中具有更強(qiáng)的針對(duì)性。

三、結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，其對(duì)各個(gè)行業(yè)都帶來了巨大的變革。電子存儲(chǔ)設(shè)備的發(fā)展，從根本上改變了檔案信息資料的存儲(chǔ)方式，也為更有效的利用檔案信息資料奠定了基礎(chǔ)，為更有效的利用各種類型的檔案信息創(chuàng)造了可能。針對(duì)技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理行業(yè)應(yīng)該深入的分析自身在進(jìn)行檔案信息資料整合的過程之中遇到的諸多的問題，采用有效的手段解決檔案信息整合過程之中遇到的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的整合并采取有效的策略加強(qiáng)對(duì)檔案信息資料的利用。

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