信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新分析

劉冉冉

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸進(jìn)入人們的生產(chǎn)與生活。然而，部分事業(yè)單位仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式與制度，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)停滯不前。為使事業(yè)單位的檔案管理工作跟上時(shí)代的腳步，要對(duì)檔案管理的錄入、保存、制度與方式進(jìn)行創(chuàng)新，以解決檔案錄入載體單一、彌補(bǔ)檔案管理制度缺陷、創(chuàng)新檔案管理方式，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出相關(guān)創(chuàng)新措施，使事業(yè)單位的檔案能夠得到合理應(yīng)用，管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用與功能，更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。本文將指出事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，然后從問(wèn)題入手，對(duì)其管理提出創(chuàng)新性策略，為相關(guān)單位工作者提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;工作改革

一、引言

在信息化時(shí)代，檔案是重要資源之一，所以其管理建設(shè)更要加快腳步。對(duì)于檔案的管理，只有更加科學(xué)合理地錄入與保存，然后充分利用，才能發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。然而，事業(yè)單位中還存在一些傳統(tǒng)的檔案管理模式，占用了大量的時(shí)間、空間和人力，效率比較低下，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的快速發(fā)展。只有對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理建設(shè)工作進(jìn)行完善，才能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理與充分應(yīng)用。

二、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案錄入載體不科學(xué)

近期，檔案錄入與保存逐漸從原來(lái)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化版，但是在此過(guò)程中消耗的人力、物力不容小覷，檔案的移動(dòng)與更新程序仍然不簡(jiǎn)易。尤其是一些工程的檔案數(shù)據(jù)，信息化的資料反而不如紙質(zhì)版的資料一目了然。在一些工程類(lèi)的事業(yè)單位，他們更喜歡和更習(xí)慣調(diào)用一些紙質(zhì)版的檔案數(shù)據(jù)，這就使得相應(yīng)載體的更新變得多此一舉。與其相對(duì)的是，一些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)還是采用紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的錄入與保存，巨大的工作量使得檔案管理人員麻木，不僅效率低下，還不能夠科學(xué)快速地調(diào)動(dòng)檔案。這兩種情況使得數(shù)字化檔案的實(shí)際利用率降低，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案真正的價(jià)值和功能。

（二）檔案管理制度有缺陷

目前為止，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理制度還比較落后，工作的程序較為煩瑣，執(zhí)行力度較小。同時(shí)，我國(guó)各事業(yè)單位所制定的檔案管理制度幾乎都是遵照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，根本沒(méi)有考慮到自己?jiǎn)挝慌c其他單位檔案管理的差異性，管理制度沒(méi)有針對(duì)性很容易影響管理效率。當(dāng)檔案管理制度沒(méi)有具體問(wèn)題具體分析時(shí)，檔案管理人員工作時(shí)也會(huì)產(chǎn)生慣性思維。再加上管理制度中對(duì)于監(jiān)督?jīng)]有明確要求，也會(huì)使得某些管理工作人員失去工作原則，使得事業(yè)單位的某些檔案資料流失，損害事業(yè)單位的名譽(yù)與外在形象。

（三）檔案管理方式單一

事業(yè)單位很容易出現(xiàn)的現(xiàn)象就是喜歡按部就班、故步自封的工作，缺乏創(chuàng)新性。在實(shí)際工作過(guò)程中，事業(yè)單位本身就很少給予相關(guān)工作人員創(chuàng)新的機(jī)會(huì)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新給予鼓勵(lì)，使得相關(guān)工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)有進(jìn)取心，只是單純完成檔案管理的工作任務(wù)。與此同時(shí)，事業(yè)單位的創(chuàng)新型人才引進(jìn)不足，也會(huì)導(dǎo)致員工隊(duì)伍的創(chuàng)新意識(shí)較差，降低檔案管理工作人的工作熱情和工作效率。

三、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）檔案錄入和保存的創(chuàng)新

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，各個(gè)單位引入并開(kāi)始使用信息化技術(shù)與設(shè)備，事業(yè)單位的檔案也可以由原來(lái)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的信息化資源，在檔案管理中加入網(wǎng)絡(luò)，讓檔案資源能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化互通。同時(shí)，信息技術(shù)的使用可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。把檔案信息的錄入權(quán)力交到事業(yè)單位員工的手中，在一定的期限內(nèi)，讓他們自己完善檔案的錄入，通過(guò)網(wǎng)站或者云平臺(tái)的方式上傳檔案，然后檔案管理人員通過(guò)信息化手段為他們進(jìn)行再次核實(shí)，核實(shí)無(wú)誤后進(jìn)行后臺(tái)信息化保存，這樣既可以節(jié)省人工錄入的時(shí)間，還可以減少資源的消耗。在云端存儲(chǔ)的檔案信息可以長(zhǎng)時(shí)間無(wú)損耗的保存，節(jié)省了存放紙質(zhì)檔案的實(shí)際空間。在云平臺(tái)上保存檔案也可以使得檔案的調(diào)動(dòng)更加方便快捷，簡(jiǎn)單的復(fù)制拷貝就可以原封不動(dòng)地查詢(xún)與提取檔案。在檔案管理過(guò)程中，工作人員只需定期規(guī)整檢測(cè)存儲(chǔ)硬盤(pán)。這樣的信息化管理使得檔案的錄入與保存的消耗與損壞率降到最低，還提高了檔案的使用效率。

（二）檔案管理制度的創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理的工作量較大，工作內(nèi)容也比較繁雜，所以要?jiǎng)?chuàng)新管理制度。要建立完善的檔案管理工作制度，加強(qiáng)管理的規(guī)范性與權(quán)威性，對(duì)所有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行編制歸檔，建立相關(guān)檔案之間的關(guān)系鏈。此外，要加強(qiáng)檔案平臺(tái)的搜索功能與高級(jí)搜索能力，添加相應(yīng)的關(guān)鍵詞和條件搜索等字條，致力于檔案快捷方便地使用和調(diào)動(dòng)。事業(yè)單位的公開(kāi)檔案要放開(kāi)調(diào)查權(quán)限，在平臺(tái)設(shè)置為所有人可看。事業(yè)單位的員工個(gè)人檔案要約束調(diào)查權(quán)限，在平臺(tái)設(shè)置為僅本人可看或者密碼驗(yàn)證可看。對(duì)事業(yè)單位的檔案設(shè)置權(quán)限，可以有效防止員工的個(gè)人信息泄露。信息化時(shí)代，信息傳播的速度遠(yuǎn)超過(guò)人們的想象，所以保護(hù)相關(guān)的信息資源很重要，這是對(duì)自己工作負(fù)責(zé)，也是對(duì)其他員工負(fù)責(zé)。一定要嚴(yán)格要求檔案管理人員，創(chuàng)設(shè)獨(dú)立的監(jiān)督部門(mén)，監(jiān)督與考核每個(gè)管理工作人員的工作。同時(shí)，把工作責(zé)任下發(fā)到個(gè)人，實(shí)施個(gè)人承包責(zé)任制，以免發(fā)生信息泄露事件。一旦發(fā)生信息泄露事件，將責(zé)任具體到個(gè)人。目前為止，我國(guó)的信息化建設(shè)對(duì)于個(gè)人信息的保護(hù)很好，外賣(mài)、快遞、運(yùn)營(yíng)商都有泄露客戶(hù)信息的情況，所以，事業(yè)單位檔案管理制度創(chuàng)新的過(guò)程中也要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的約束，防止重要工作資源與檔案泄露，以免給事業(yè)單位的工作人員造成不必要的影響。

（三）檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新

要想提高在信息化時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。第一，引進(jìn)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)化人才，提高整體檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓工作人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)水平和掌握正確的管理方式。在培訓(xùn)過(guò)程中，加大考核力度，對(duì)表現(xiàn)良好的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)積極性。此外，要培養(yǎng)檔案管理工作人員的溝通管理能力，讓他們能夠與其他部門(mén)人員進(jìn)行良好的溝通與交流，更好地開(kāi)展檔案管理工作。

第二，檔案管理人員要在專(zhuān)業(yè)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新性的實(shí)踐活動(dòng)。學(xué)會(huì)使用相關(guān)管理工具，開(kāi)發(fā)相關(guān)管理手段，梳理繁雜的檔案，構(gòu)建檔案信息之間的聯(lián)系，提高檔案信息的利用率。通過(guò)對(duì)檔案信息的整理，將零散的信息化資源進(jìn)行整合，這樣會(huì)使員工或其他人員調(diào)動(dòng)檔案時(shí)得到更加全面的信息，一定程度上提高檔案信息的使用效率。在事業(yè)單位，檔案涉及很多人的利益，所以進(jìn)行檔案管理時(shí)一定要細(xì)化管理。要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整的分類(lèi)整理，體現(xiàn)檔案的價(jià)值，從而提升檔案管理服務(wù)水平。還要積極聽(tīng)取各方的意見(jiàn)與建議，及時(shí)改進(jìn)檔案的信息化管理服務(wù)，提升資源的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于信息化時(shí)代的事業(yè)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的創(chuàng)新至關(guān)重要。相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)化管理人員，做好老員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，做好檔案的錄入與保存，對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行加密處理，維護(hù)好相關(guān)存儲(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)。相關(guān)部門(mén)要制定完善的檔案管理制度，約束與監(jiān)督檔案管理工作人員，保護(hù)好個(gè)人檔案，防止泄露，同時(shí)建立獨(dú)立的管理系統(tǒng)，完善系統(tǒng)設(shè)置，提升信息化檔案資源的使用和調(diào)動(dòng)率。只有更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提升管理服務(wù)水平，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化管理，運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理與分類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，進(jìn)而通過(guò)一系列的創(chuàng)新促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展與完善。

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