新時期做好事業(yè)單位人力資源檔案管理分析

摘 要：本文分析了事業(yè)單位人力資源檔案管理意義，針對當(dāng)前事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀，有針對性地提出了人力資源檔案管理對策，對提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，發(fā)揮檔案管理價值等，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案管理;事業(yè)單位

概述

人力資源管理中的檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。隨著新一輪事業(yè)單位改革即將完成，事業(yè)單位人力資源檔案管理內(nèi)容、范圍及形態(tài)均發(fā)生了巨大變化。人力資源檔案管理是事業(yè)單位選人、用人科學(xué)地做好事業(yè)單位人力資源檔案管理對改善人力資源結(jié)構(gòu)、配備人力資源類型、發(fā)揮人力資源價值，從而提升事業(yè)單位人力資源管理水平等，發(fā)揮著積極作用。

1 事業(yè)單位人力資源檔案管理意義

事業(yè)單位人力資源檔案管理是指事業(yè)單位人力資源管理部門在日常人力資源管理中形成的具有保存價值的檔案資料，包括員工檔案、合同檔案、績效考核檔案、培訓(xùn)檔案等，加強(qiáng)人力資源檔案管理具有重要現(xiàn)實意義。

1.1 有利于事業(yè)單位發(fā)展

新一輪事業(yè)單位改革中，行政職能突出的事業(yè)單位將向行政單位靠攏，經(jīng)營型事業(yè)單位則轉(zhuǎn)型為國有企業(yè)或向市場公益性方向，如無編制，實行按崗位需求聘用等。通過人力資源檔案管理，為事業(yè)用人單位培養(yǎng)、選拔和使用人才提供第一手信息資料，可根據(jù)現(xiàn)有人力資源情況，做好崗位設(shè)置、職能分工，以及事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)及具體工作，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

1.2 有利于激發(fā)員工潛能

事業(yè)單位改革后，員工競爭力加劇。通過人力資源檔案信息的分析、利用，知曉事業(yè)單位人力資源的基本狀況，不同人員的過往業(yè)績、現(xiàn)實表現(xiàn)、特長等，為科學(xué)地考核和評價人力資源提供幫助，有利于人力資源評價的公平公正，激發(fā)員工工作的積極性等方面，發(fā)揮著極其重要的作用。

1.3 有利于人力資源配置

事業(yè)單位改革，一方面，涉及到崗位職能的合并、劃轉(zhuǎn)、撤銷等調(diào)整，另一方面，也涉及到崗位人員的重新分配，以及緊缺人才的引進(jìn)等。通過人力資源檔案信息的分析，做好現(xiàn)有人員配置，將不同崗位人才配置至相應(yīng)的崗位之中，實現(xiàn)人崗相適，人盡其用，進(jìn)一步提升人力資源配置效率。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

2.1 思想上，管理理念落后

受傳統(tǒng)管理思維模式的影響，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對于人力資源檔案管理的重視程度不夠，重“管”輕“用”的現(xiàn)象較為普遍，人力資源檔案管理重完整、真實，注重檔案信息內(nèi)容是否真實，是否存在丟失、損壞或遺漏等，對于人力資源檔案信息化、數(shù)字化管理重視程度不夠，導(dǎo)致人力資源檔案管理專業(yè)化、信息化水平不高。

2.2 手段上，管理基礎(chǔ)薄弱

隨著信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，極大地提升了包括人力資源檔案管理在內(nèi)的各個行業(yè)和領(lǐng)域的管理水平，但由于重視程度不夠，資金支持較弱，人力資源檔案管理依然以手工操作和計算機(jī)操作并行為主，尚未完全建立起人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)，人力資源檔案信息采集不及時、不完整，沒有很好的實現(xiàn)人力資源檔案信息共享，管理基礎(chǔ)依然較為薄弱。

2.3 專業(yè)上，管理能力較弱

事業(yè)單位人力資源檔案管理大多為辦公室、人事科人員兼任，人力資源檔案管理人員的專職人員配備數(shù)量不足，掌握檔案學(xué)、人力資源管理、計算機(jī)等專業(yè)知識的復(fù)合型人才奇缺，年齡結(jié)構(gòu)老化、知識結(jié)構(gòu)單一，綜合業(yè)務(wù)素能不高等，與新時期人力資源檔案管理的要求還有一定差距。

3 事業(yè)單位人力資源檔案管理對策

3.1 思想上，高度重視人力資源檔案管理

事業(yè)單位改革即將完成，涉及到人力資源檔案管理的任務(wù)艱巨而復(fù)雜，要提升事業(yè)單位管理效率，離不開人力資源檔案管理。因此，首先要在思想上高度重視人力資源檔案管理工作，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人及檔案管理者要從人、財、物等方面加大人力資源檔案支持力度。其次，要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，注重信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升人力資源檔案管理的現(xiàn)代化水平。此外，還要注重人力資源檔案內(nèi)容的審核，確保人力資源檔案管理質(zhì)量。

3.2 手段上，切實加大人力資源檔案投入

要從軟硬件兩個方面加強(qiáng)事業(yè)單位人力資源檔案管理的基礎(chǔ)投入，不斷夯實檔案管理基礎(chǔ)。一方面，要按照“十防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求建立專門的檔案存儲空間，如檔案室等，尤其是要針對磁盤、光盤、軟盤等特殊介質(zhì)檔案的保護(hù)。加大計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備的采購力度，改善人力資源檔案管理硬件條件;另一方面，要加強(qiáng)軟件方面的投入，如，積極購置專業(yè)的人力資源檔案管理軟件，加快現(xiàn)有館藏人力資源檔案數(shù)字化進(jìn)程。此外，除了要做好存量人力資源檔案數(shù)字化外，還要積極做好增量人力資源檔案信息化，不斷提升人力 資源檔案管理水平。

3.3 專業(yè)上，不斷提升人力資源檔案素能

一方面，要不斷提高人力資源檔案管理人員的個人能力。通過業(yè)務(wù)練兵、理論知識培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等形式，提升人力資源檔案從業(yè)者的專業(yè)素能。另一方面，要加大人員配備數(shù)量。根據(jù)人力資源檔案管理數(shù)量及工作任務(wù)，適當(dāng)增加檔案工作人員數(shù)量，滿足日益增長的檔案管理任務(wù)的需要。此外，要加大人力資源檔案管理人員的職業(yè)道德培育，嚴(yán)守職業(yè)精神，保守人力資源檔案秘密，提升檔案工作的職業(yè)榮譽感和責(zé)任感。

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作者簡介：劉紅（1981-），女， 湖南寧鄉(xiāng)人，本科，主要從事房產(chǎn)部門人力資源管理研究。