城建檔案數(shù)字化問題的思考

任鵬

摘 要：隨著現(xiàn)代技術(shù)水平的進步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化已滲透到工作、生活的方方面面。以往大量的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，一定程度上妨礙了人們對城建檔案資源的利用，加之城市規(guī)劃和建設(shè)的迅速加快，傳統(tǒng)的城建檔案管理方式需要進行提升和優(yōu)化，以滿足現(xiàn)代社會需求，這要求城建檔案來提供信息支持。所以，推行城建檔案數(shù)字化勢在必行。

關(guān)鍵詞：城建檔案;數(shù)字化;信息

我國城市化進程中城市建設(shè)檔案發(fā)揮著重要的作用，同時城市建設(shè)檔案的數(shù)量也在急劇增長，如何高效快速管理和利用城建檔案，是各地城建檔案管理機構(gòu)面前的一個重要課題，運用信息化數(shù)字化技術(shù)成為提高城建檔案管理利用效率的一個重要手段。

1 傳統(tǒng)城建檔案管理中存在的問題

1.1 傳統(tǒng)介質(zhì)的城建檔案管理困難

傳統(tǒng)介質(zhì)的城建檔案主要是紙質(zhì)文檔、微縮膠片、硫酸紙質(zhì)底圖，這些文件為了便于管理和利用通常需要分類管理，分類存放，比如城建檔案通常分為十八大類，在庫房中我們需要為這些大類需要在庫房分區(qū)保存，如果分區(qū)預(yù)留不合理會導(dǎo)致某一個分類存儲位置不足，某個分類有大量剩余的問題，為了解決這個問題需要花大量人力物力調(diào)整分區(qū)修改目錄，人工查閱目錄效率低下查找檔案需要大量時間。

1.2 傳統(tǒng)介質(zhì)很難實現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)介質(zhì)城建檔案每次利用都需提取原件，通過原件復(fù)制。如該檔案被借閱，則不能被查閱，更不能滿足及時遠(yuǎn)程分享，而且傳統(tǒng)介質(zhì)檔案不便于攜帶。

1.3 傳統(tǒng)介質(zhì)抗損性差

紙質(zhì)檔案，微縮膠片、硫酸紙底圖在復(fù)制過程中容易受到損壞，并且還需要考慮防潮防蟲防高溫有害生物等問題，而且一旦遇到損壞很難修復(fù)，館舍遇到災(zāi)害時傳統(tǒng)介質(zhì)檔案很難得以保全。

2 城建檔案數(shù)字化的意義

傳統(tǒng)城建檔案管理不能滿足時代要求，傳統(tǒng)臺賬式管理，人工查找方式操作落后，在各行各業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的大前提下顯得古板脫離時代，各種借閱不能及時準(zhǔn)確，某個項目是否歸檔在傳統(tǒng)模式下，需要大量時間去核實。數(shù)字化則可以做到快速準(zhǔn)確，提高檔案管理效率，減少了浪費在查找、調(diào)整分類、整理庫房、修改目錄卡片的時間，也大幅提高了城建檔案的利用率，減少對傳統(tǒng)介質(zhì)的損壞。

3 城建檔案數(shù)字化中存在的問題

住建部在“5.12”汶川地震后，在全國范圍內(nèi)大力推行城建檔案異地備份工作。住建部在《關(guān)于積極防御地震等自然災(zāi)害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號）文件中明確指出各地城建檔案館要適時、有序推進館藏檔案數(shù)字化，并加強與其他省市建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作，通過東西結(jié)合、南北合作以及省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作。在這個文件中城建檔案的數(shù)字化工作從各地自發(fā)的行為上升到全國推進的形式。在全國城建檔案數(shù)字化進程中還存在著一系列的問題。

3.1 城建檔案數(shù)字化管理的穩(wěn)定性

在數(shù)字化進程中，各地在軟硬件的選用以及操作人員的素質(zhì)上存在一定差異，往往服務(wù)器的性能，軟件運行環(huán)境，設(shè)備存放環(huán)境，電網(wǎng)的穩(wěn)定性，城建檔案管理軟件功能設(shè)計上是否合理，依托的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品運行可靠性決定了城建檔案數(shù)字化管理的穩(wěn)定性，操作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守等人為因素也是影響穩(wěn)定性的一個重要方面。所以，在一些因素的影響下數(shù)字化城建檔案是存在穩(wěn)定性風(fēng)險的，一些嚴(yán)重的情況可能造成文件丟失的嚴(yán)重后果。

3.2 保密方面的問題

城建檔案直接關(guān)聯(lián)城市規(guī)劃和建設(shè)，查閱人只能查閱和個人相關(guān)的文檔，城建檔案也具有一定的保密性，有的甚至涉及法律問題。紙質(zhì)資料在保存過程中所擁有的數(shù)據(jù)和文字都是比較穩(wěn)定的，是不容易被改變的。但是在城建檔案的數(shù)字化過程中，資料就非常容易受到

外界的干擾，有的檔案信息容易被篡改，這樣的做法就使檔案信息容易被泄露，有的甚至可能會涉及到法律問題，這就增加了城建檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險。

3.3 數(shù)字檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化管理的過程中，是需要進行文件掃描、電子文檔題名的編輯條目關(guān)鍵字索引。同時，在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，不同的單位所使用的標(biāo)準(zhǔn)也是不同的，這在之后檔案使用的過程中可能會存在版本不同、無法相互兼容的情況，使資源不能實現(xiàn)共享。

4 做好城建檔案數(shù)字化工作的合理舉措

要想提高城建檔案數(shù)字化管理水平，需要合理解決現(xiàn)存的問題，結(jié)合一定的條件來進行，通過合理方法提高城建檔案管理數(shù)字化的水平。

4.1 做好數(shù)字化規(guī)劃

城建檔案的數(shù)字化工作必須要有一個規(guī)劃，不是全館所有資料一窩蜂都來搞數(shù)字化。按照資料的利用率，利用高的先做，利用低的后做，按年度從新進館的到年代久遠(yuǎn)的有序開展數(shù)字化工作。根據(jù)原始檔案材質(zhì)分類制定數(shù)字化方案，一般文件用什么掃描儀，圖紙用什么掃描儀還有膠片、硫酸紙每件都要有方案，對于數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的損壞要有補救修復(fù)預(yù)案。

4.2 要有科學(xué)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)

首先，檔案數(shù)字化后原始檔案不必按照十八大分類分區(qū)存放，只需要按照進館時間按介質(zhì)存放，因為數(shù)字檢索擁有很高的速度和準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)介質(zhì)沒有分區(qū)存放的必要，所以要制訂合理的檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)器配置工作環(huán)境，供電也要有合理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用人數(shù)，每年產(chǎn)生的數(shù)字檔案數(shù)量確定服務(wù)器的配置，確保供電穩(wěn)定，運行穩(wěn)定。管理系統(tǒng)的選用上一定要選用有實力的軟件開發(fā)企業(yè)，確保服務(wù)的穩(wěn)定性。軟件開發(fā)商一是要滿足使用單位的實際需要開發(fā)管理系統(tǒng)，二是要建立長期服務(wù)機制確保維護日?；?，備份日?；?，故障處理及時化，即使遇到嚴(yán)重故障也能當(dāng)日恢復(fù)，建立一套高效可行的軟件服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化過程中應(yīng)該遵循國家標(biāo)準(zhǔn)和國家檔案局相關(guān)文件精神，加強數(shù)字化場所的管理，選擇可靠數(shù)字化文檔格式，比如雙層PDF防止數(shù)字化文件被人篡改。

4.3 提高城建檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)

城建檔案的數(shù)字化管理和紙質(zhì)文件管理有很大的不同，普通的城建檔案管理時，只需要工作人員進行檔案查找和擺放。但城建檔案數(shù)字化工作和傳統(tǒng)的檔案工作有很大的不同，這需要管理人員有一定的計算機能力，同時還需要一定城建檔案業(yè)務(wù)水平。在日常的工作中，可以快速地整理文檔數(shù)據(jù)，并且可以有效的進行數(shù)字化文件的管理。傳統(tǒng)城建檔案工作人員可能不具備這樣的能力，因此就需要參加一些針對性的培訓(xùn)課程來提高檔案工作人員水平，為城建檔案數(shù)字化工作提供更加優(yōu)秀的人才。 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時代的要求，提高城建檔案工作的數(shù)字化水平可以有效地提高檔案管理效率。即使現(xiàn)在的城建檔案管理存在一定的問題，但只要努力工作，就一定可以改正現(xiàn)在的問題，為城建工作做出更好的貢獻。

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