信息化時(shí)代科技檔案管理面臨的問(wèn)題和對(duì)策

王帥

摘要： 進(jìn)入到信息時(shí)代后無(wú)論是科技水平還是信息的傳輸能力相較于以往均有了極大的提升，而在檔案管理的過(guò)程中若是能夠確?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用靈活性不僅能夠提高檔案管理效率，同樣是促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)。本文簡(jiǎn)述了將信息化技術(shù)應(yīng)用至檔案管理工作過(guò)程中的重要作用，并就當(dāng)前信息時(shí)代下檔案管理工作環(huán)節(jié)所存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，提出了幾點(diǎn)解決措施，希望能夠?yàn)橥袠I(yè)工作者提供一些幫助。

關(guān)鍵詞： 信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674-3733（2020）15-0298-01

時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步為各行各業(yè)的未來(lái)持續(xù)化進(jìn)步注入了新的發(fā)展動(dòng)力，但也同時(shí)使得想要繼續(xù)推進(jìn)檔案管理工作更為困難。隨著數(shù)據(jù)量的逐漸增加，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)面臨著更加嚴(yán)峻的管理形勢(shì)，多樣化的工作類型使得人們對(duì)于檔案管理也有了一套與傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作有著諸多不同的工作標(biāo)準(zhǔn)。為達(dá)到這一目的，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入至日常的檔案管理工作過(guò)程中極為關(guān)鍵，在改善管理現(xiàn)狀的同時(shí)，也能凸顯出一直以來(lái)存在于管理過(guò)程中的隱患，為工作效率與質(zhì)量的進(jìn)一步提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1將信息化技術(shù)融入至檔案管理工作中的重要作用

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作所針對(duì)的主要對(duì)象，這使得工作人員必須小心呵護(hù)紙張，并對(duì)其進(jìn)行妥善處理與保管，不僅工作難度較大且由于紙質(zhì)檔案中的信息特殊性需要耗費(fèi)大量的人力物力滿足工作需求。但保存的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些不確定因素使其完整性受到影響，例如火災(zāi)、地震這些不可抗力因素，又或是由于人員疏忽導(dǎo)致檔案丟失，均會(huì)影響到檔案信息的正常使用。再加上大多數(shù)的紙質(zhì)檔案出于保密性考慮只有一份，不僅安全性較低，若是有經(jīng)常查閱的需求很容易使得檔案被損壞[1]。而將信息化技術(shù)融入至檔案管理工作過(guò)程中，能夠快速的完成紙質(zhì)信息至電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，并在互聯(lián)網(wǎng)的輔助下實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效存儲(chǔ)，使得工作展開(kāi)更加高效。這種方式在將檔案資源利用效果充分發(fā)揮出來(lái)后，也為后續(xù)工作推進(jìn)創(chuàng)造了更多的管理價(jià)值。

2信息時(shí)代下檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題

2.1無(wú)法保證檔案管理安全性

對(duì)電子檔案進(jìn)行管理通常需要以手機(jī)驗(yàn)證碼或是賬號(hào)密碼等作為安全輔助形式，從而提高檔案信息的安全等級(jí)。但若是密碼泄漏或是不法分子將密碼破譯就可以很輕松的進(jìn)入到檔案內(nèi)部系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行修改或是刪除，從而影響到檔案管理安全性，致使數(shù)據(jù)失去真實(shí)性與完整性的應(yīng)用效果。另外在電子檔案使用的過(guò)程中也極易遭受到病毒攻擊，一旦影響到日常工作展開(kāi)將直接使應(yīng)用該處檔案信息的部門受到經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益損失。

2.2檔案管理工作無(wú)完善體系支持

由于檔案的自身特性使得其具有較高的實(shí)用價(jià)值，因此構(gòu)建一套完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵，也是確保其展開(kāi)更為順利與高效的關(guān)鍵因素[2]。但從實(shí)際情況來(lái)看，當(dāng)下所應(yīng)用的檔案管理方式卻依舊處于無(wú)完善管理體系支持的狀態(tài)，相關(guān)的法律法規(guī)也不具有工作約束性，這也是當(dāng)下的檔案管理工作無(wú)法達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)的主要原因，對(duì)于企業(yè)的未來(lái)可持續(xù)發(fā)展極為不利。

2.3檔案管理人員工作水平不一致

檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定了檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)效率，尤其是在信息時(shí)代下更需要工作人員具備足夠的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以滿足時(shí)代對(duì)于檔案信息的使用要求。但當(dāng)下多數(shù)檔案管理人員不具備足夠的工作能力，工作水平不一致的現(xiàn)象較為明顯。再加上工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)融入至日常檔案管理工作的重要意義，在其管理理念嚴(yán)重落后的情況下，會(huì)使得工作效率被降低。

2.4軟件兼容性差

信息化技術(shù)的普及使得大多數(shù)企業(yè)逐漸開(kāi)始應(yīng)用不同類型的檔案管理軟件，但由于其兼容性較差使得雖然能夠在一定程度上提高服務(wù)水平與工作效率，但由于企業(yè)所應(yīng)用計(jì)算機(jī)的類型與系統(tǒng)等具有一定差異，致使想要實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)較為困難。

3解決檔案管理問(wèn)題的措施

3.1建立信息匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)

將信息技術(shù)融入至日常的檔案管理過(guò)程中卻依然沒(méi)有達(dá)到預(yù)期工作目標(biāo)，主要原因是工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，再加上無(wú)匹配數(shù)據(jù)作為工作支撐，致使工作效率遲遲無(wú)法提升。因此，必須構(gòu)建與之相匹配的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合工作實(shí)際情況與人們的數(shù)據(jù)查詢習(xí)慣，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的定期更新與維護(hù)升級(jí)等工作，確保后續(xù)檔案管理工作能夠順利展開(kāi)。

3.2保證軟件的兼容性

為充分發(fā)揮電子檔案管理的應(yīng)用效果，對(duì)所應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新極為關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)以檔案的不同類型為依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確分類以選擇出對(duì)應(yīng)軟件，從而避免出現(xiàn)軟件不兼容現(xiàn)象影響管理效率。

3.3提高檔案管理安全系數(shù)

檔案管理在當(dāng)下的信息時(shí)代具有不可忽視的重要作用，而想要充分發(fā)揮出檔案查詢與各類信息的共享效果，制定與之對(duì)應(yīng)的安全措施以提高檔案管理安全系數(shù)極為關(guān)鍵。未達(dá)到這一目的首先需要改變傳統(tǒng)的檔案管理的認(rèn)知觀念，讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于日常工作與生活的重要意義，從而避免不法分子盜取檔案信息的現(xiàn)象出現(xiàn)[3];其次是進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，例如可以添加語(yǔ)音或是人臉識(shí)別等安全驗(yàn)證方式以提高系統(tǒng)安全等級(jí)，保證其使用安全。

3.4提高工作人員的水平

檔案管理人員是否具備足夠的專業(yè)技術(shù)水平?jīng)Q定了檔案管理工作效率與質(zhì)量，因此，企業(yè)應(yīng)定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，并將考試成績(jī)作為績(jī)效考核的一部分，從而充分激活工作人員的學(xué)習(xí)積極性。但需要注意的是，對(duì)于成績(jī)優(yōu)秀與成績(jī)較低的員工實(shí)施對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施時(shí)，一定要注意鼓勵(lì)與批評(píng)的尺度，在不傷害員工自尊心的基礎(chǔ)上才能保證員工工作熱情的有效提升。另外企業(yè)也可以組織人員到其他企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，從而吸取到先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為自身管理制度的完善奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)管理工作效果的有效提升。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，從當(dāng)前的檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，存在的多種問(wèn)題不利于后續(xù)工作任務(wù)的順利展開(kāi)。因此，作為企業(yè)管理人員，應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，以問(wèn)題的主要原因?yàn)橐罁?jù)，制定對(duì)應(yīng)的解決措施，確保問(wèn)題發(fā)現(xiàn)與解決的及時(shí)性，為全面提升檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]楊亦豐.信息化背景下科技檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].陜西檔案，2019，02：48-49.

[3]廖彥飛.基于信息化時(shí)代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用[J].城建檔案，2017，01：66-67.