芻議機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理與信息化建設(shè)

張永紅

摘要：當(dāng)前，機(jī)關(guān)單位檔案工作應(yīng)重點(diǎn)將檔案信息化建設(shè)納入機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)的整體規(guī)劃，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，改造傳統(tǒng)檔案工作流程，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)效率，最終形成一套全新的智能化檔案服務(wù)體系，努力做到檔案信息化與檔案規(guī)范化管理的同步規(guī)劃、同步建設(shè)，保證同步協(xié)調(diào)發(fā)展。文章在此背景下，積極分析和探討了機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理與信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案工作;規(guī)范化管理;信息化建設(shè)

《中華人民共和國檔案法》第九條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。日前，十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的檔案法，國家主席習(xí)近平簽署第47號主席令予以公布，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。由此可見，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)提上了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的重要日程。

檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作。新中國成立伊始，就對歷史檔案的收集、新政權(quán)機(jī)關(guān)單位檔案的積累和管理、各級檔案機(jī)構(gòu)的建立等制定了相應(yīng)的規(guī)章制度。機(jī)關(guān)單位的檔案規(guī)范化管理工作，要遵循集中統(tǒng)一的檔案管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;二是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。具體到機(jī)關(guān)單位檔案工作規(guī)范化管理和信息化建設(shè)中，需從以下幾個方面加以實(shí)施：

一是完善檔案管理體制，明確國家和地方檔案主管部門負(fù)責(zé)全國或本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

二是健全檔案管理相關(guān)制度，建立檔案工作責(zé)任制，明確機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國有企業(yè)事業(yè)單位和其他組織歸檔范圍，規(guī)定非國有企業(yè)、社會服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位的檔案管理責(zé)任，同時規(guī)范檔案收集工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)企業(yè)管理，做好突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案工作。

三是推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年;要求檔案館不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，為國家機(jī)關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究提供支持和便利。

四是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

五是完善檔案安全工作機(jī)制，改善檔案保管條件，保障檔案信息安全。

六是加大對檔案工作的支持保障力度，加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，推動檔案科技進(jìn)步，促進(jìn)檔案領(lǐng)域的國際交流與合作，支持社會力量參與檔案事業(yè)。

七是增加檔案監(jiān)督檢查的規(guī)定，明確監(jiān)督檢查事項(xiàng)，完善監(jiān)督檢查措施。

八是完善法律責(zé)任，對損毀、擅自銷毀檔案，擅自復(fù)制屬于國家所有的檔案，不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案，發(fā)生檔案安全事故后不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調(diào)查等行為，規(guī)定相應(yīng)的法律責(zé)任，明確罰款處罰的數(shù)額幅度。

習(xí)近平總書記曾就檔案工作指出：檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標(biāo)。黨的十八大以來，黨中央、國務(wù)院對做好新時代檔案工作作出了重要部署，提出要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，加大對檔案工作的支持保障力度，要求抓緊清理修改相關(guān)法律法規(guī)，著力解決由于法規(guī)不健全而造成的一些地方推行電子檔案認(rèn)定使用難、跨地區(qū)辦理難等問題。這次檔案法的修訂，堅(jiān)持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為科學(xué)指引，貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院的決策部署，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致力于解決制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸問題，為做好新時代檔案工作提供法律制度遵循。

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和信息時代的到來，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化。新的組織和治理形態(tài)不斷催生新的檔案記錄形式和管理方式，機(jī)關(guān)單位的檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)。檔案全面記錄人類生活的各個領(lǐng)域，它與每個人和每個組織密切相關(guān)。無論是普通公民還是決策者、管理者，無論是國家機(jī)構(gòu)還是社會組織，都是檔案的形成者、檔案保護(hù)的參與者、檔案的利用者，檔案工作需要全社會的共同參與。站在“兩個一百年”的歷史交匯點(diǎn)上，機(jī)關(guān)單位檔案工作者責(zé)任重大，使命光榮。我們要高舉習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的偉大旗幟，增強(qiáng)“四個意識”，堅(jiān)定“四個自信”，做到“兩個維護(hù)”，緊緊抓住貫徹實(shí)施新修訂檔案法的契機(jī)，勇于擔(dān)當(dāng)，不懈奮斗，努力開創(chuàng)新時代檔案規(guī)范化管理與信息化建設(shè)的工作新局面，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興中國夢作出新的更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]董麗華，楊華.科研單位檔案管理存在的問題及對策[J]，蘭臺內(nèi)外，2016年06期.

[2]王雪松，有關(guān)新聞單位檔案管理的探討與實(shí)踐[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2012年11期.

[3]劉宗華，新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J]，中國職工教育;2018年12期.

[4]楊翠蓉，針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]，檔案天地，2018年10期.