完整性視角下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作

馮嚴(yán) 潘巖

摘 要? 本文首先簡要闡述固投項(xiàng)目檔案區(qū)別于其他類別檔案的特殊性，從而帶來項(xiàng)目檔案管理的四種特性，并在此基礎(chǔ)上，從檔案完整性的視角論述固投項(xiàng)目檔案在管理過程中存在的主要問題并提出解決對策。

關(guān)鍵詞? 固投項(xiàng)目檔案 完整性 問題 對策

中圖分類號 G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A收稿日期 2019-12-06

Abstract Firstly， this paper briefly explains the distinctive characteristics of fixed assets investment projects， which are different from other types of archives， thus causing four features of the archives management of these projects. On this basis， this paper elaborates the major problems in the archives management of projects and proposes solutions from the perspective of integrality.

Keyword archives of fixed assets investment projects; integrality; problem; solution

為了不斷提高國防科技工業(yè)水平，國家對國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資建設(shè)力度大幅度提高，項(xiàng)目檔案可以客觀真實(shí)地反映項(xiàng)目整體建設(shè)的實(shí)際狀況、還原項(xiàng)目建設(shè)情況。因此，國防科工局明確要求項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必要條件之一。完整的檔案是保證項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，為此，筆者從檔案完整性的視角闡述了固投項(xiàng)目檔案存在的問題并提出解決對策。

一、固定投資項(xiàng)目檔案

固定投資項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”），是指在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項(xiàng)目文件[1]1。這些項(xiàng)目文件具有形成時間跨度大、來源跨越多個單位或部門、數(shù)量繁多、種類多樣、專業(yè)性強(qiáng)、審批嚴(yán)格、部分文件具有多版本等特點(diǎn)，從而使得固定投資項(xiàng)目檔案管理難度加大，并形成了自身特性。（1）成套性：固投項(xiàng)目產(chǎn)生的文件從數(shù)量到內(nèi)容都十分豐富，組成了一個龐大而復(fù)雜、環(huán)環(huán)相扣的有機(jī)整體。（2）專業(yè)性：固投項(xiàng)目是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，涉及多個專業(yè)、工種協(xié)同工作才能完成，專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。（3）動態(tài)性：固投項(xiàng)目檔案是在建設(shè)過程中逐步形成、積累起來的，時間跨度長[2]68，且處在一個動態(tài)的環(huán)境里，即在設(shè)計(jì)、施工、投入使用各階段在一定程度上相互交叉。（4）保密性：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容多涉及國家和行業(yè)利益，特別是國家安全，建設(shè)單位與參建單位均需要簽訂保密協(xié)議或保密條款。

二、完整性視角下固投項(xiàng)目檔案存在的問題

1.建設(shè)依據(jù)性文件（含調(diào)整文件）不全，特別是建設(shè)依據(jù)的各級評審文件不全，單項(xiàng)（含預(yù)評價和驗(yàn)收）文件不全。一般應(yīng)是請示、批復(fù)成對出現(xiàn)并一一對應(yīng)，而此類文件經(jīng)常出現(xiàn)批復(fù)與請示的版本不一致的情況。另外，建設(shè)依據(jù)性文件經(jīng)常只有評審結(jié)論，而實(shí)際上建設(shè)依據(jù)進(jìn)行評審時，還應(yīng)有評審組成員名單。

2.項(xiàng)目招投標(biāo)過程（含談判過程）文件不全。主要體現(xiàn)在各類合同或協(xié)議中乙方提交的文件不全、未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件資料保留不全、各類合同簽署的法人授權(quán)委托文件不全，尤其是合同評審文件不是法人簽署的，往往缺少法人授權(quán)委托文件。

3.項(xiàng)目報(bào)監(jiān)、報(bào)建文件材料不全。此類文件的形成單位一般涉及項(xiàng)目管理部門、基建部門、施工單位。建設(shè)單位從開工、施工、竣工到工程驗(yàn)收整個項(xiàng)目建設(shè)過程中，形成的一整套的資質(zhì)證明、檢查報(bào)告、竣工報(bào)告、驗(yàn)收意見等材料均存在不同程度的缺失。比如，工程施工技術(shù)文件（含設(shè)計(jì)變更文件）不全、建筑材料的質(zhì)量證明文件與檢驗(yàn)報(bào)告不匹配、施工質(zhì)量驗(yàn)收文件不一致、施工日志不全。監(jiān)理文件中的監(jiān)理單位和監(jiān)理人員的資質(zhì)文件、監(jiān)理例會紀(jì)要、監(jiān)理日志不全、工程延期報(bào)審材料不全，以及分包單位的資質(zhì)報(bào)審文件不全。

4.設(shè)備采購過程文件不全，特別是建設(shè)安裝設(shè)備隨機(jī)資料不全、安裝和調(diào)（測）試文件不全。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是設(shè)備采購過程中的采購審批文件和報(bào)關(guān)單及原產(chǎn)地證明文件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件（與設(shè)備臺套數(shù)不符）、計(jì)量設(shè)備儀器的檢定證書、驗(yàn)收測試記錄、調(diào)（測）試記錄、培訓(xùn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告及設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告中存在問題的整改情況、預(yù)驗(yàn)收文件不全[3]72。

5.非標(biāo)設(shè)備（含系統(tǒng)和軟件開發(fā)）研制過程中研制方案及評審文件不全、設(shè)計(jì)文件不全、設(shè)備（系統(tǒng)）檢測單位的資質(zhì)（含授權(quán)委托書）不全、集成后系統(tǒng)測試文件不全及運(yùn)行許可文件不全。

6.特種設(shè)備的資質(zhì)文件及相關(guān)的質(zhì)量證明文件不全。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)要求，特種設(shè)備的廠家在制造、安裝及經(jīng)營時應(yīng)有相關(guān)的資質(zhì)證明文件，特種設(shè)備出廠時，應(yīng)當(dāng)隨附安全技術(shù)規(guī)范要求的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明等相關(guān)文件。雖然鍋爐、壓力容器、電梯、起重設(shè)備形成的具體文件內(nèi)容是不同的，國家對特種設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)指標(biāo)也作了相應(yīng)的調(diào)整，但是在實(shí)際工作過程中，對于特種設(shè)備的歸檔文件材料不全現(xiàn)象較為普遍。

7.不同載體的文件收集不全。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，建設(shè)單位記錄項(xiàng)目建設(shè)過程的方式也呈現(xiàn)多樣化，除產(chǎn)生大量紙質(zhì)文件外，還有許多磁介質(zhì)、光盤等不同載體的文件材料，它可以從另一個側(cè)面真實(shí)、生動地再現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程，但有些情況，在項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收過程中未形成或未積累非紙質(zhì)版載體形式的文件材料。

三、解決對策

1.協(xié)同融入、精細(xì)管理。對于項(xiàng)目檔案與建設(shè)依據(jù)不完全匹配，批復(fù)的名稱與實(shí)際建設(shè)的名稱不一致，檔案目錄出現(xiàn)漏項(xiàng)、缺項(xiàng)等現(xiàn)象，究其原因主要是檔案部門對項(xiàng)目建設(shè)總體情況和進(jìn)度不了解或了解的不及時。比如，對項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)文件知曉較晚，對項(xiàng)目調(diào)整文件和項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算審計(jì)情況不夠了解。因此，項(xiàng)目檔案工作一定要加強(qiáng)與項(xiàng)目管理工作的融合度，檔案管理人員在編制項(xiàng)目文件進(jìn)行分類時，一定要以項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)和項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算審計(jì)結(jié)論為主線，跟蹤了解項(xiàng)目情況及時對項(xiàng)目分類進(jìn)行調(diào)整，確保不漏項(xiàng)、不缺項(xiàng)。檔案人員還應(yīng)對全部歸檔的文件仔細(xì)審查、鑒定，對于項(xiàng)目中同一工程和同一設(shè)備不同名稱經(jīng)項(xiàng)目管理人員確認(rèn)后，在項(xiàng)目檔案整理說明中進(jìn)行說明，確保歸檔文件材料的有效性。此外，項(xiàng)目檔案目錄的編制水平直接地反映建設(shè)單位檔案的管理水平，更直接反映建設(shè)單位項(xiàng)目管理水平。因此，項(xiàng)目管理人員、檔案人員都要充分熟悉項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)工作程序和項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)的批復(fù)，制定具體的項(xiàng)目檔案管理方案，檔案人員還應(yīng)與項(xiàng)目管理人員、各參建單位（部門）保持良好的互動與溝通，從項(xiàng)目系統(tǒng)、完整的角度明確一級類目和二級類目，確保分類科學(xué)、準(zhǔn)確、清晰，保證卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和成套性、系統(tǒng)性，并且在分類上要保證相對的穩(wěn)定性。

2.掌握標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范準(zhǔn)確。檔案部門工作人員加強(qiáng)對規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的理解，加強(qiáng)對文件形成主體——建設(shè)單位、參建單位有關(guān)部門進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在文件形成之時便要考慮到其潛在的檔案價值而悉心呵護(hù)，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求對歸檔文件進(jìn)行規(guī)范預(yù)整理，歸檔的文件材料一定要有完備的交接手續(xù)。歸檔后，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求操作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和整理的規(guī)范性。

3.放遠(yuǎn)眼光、高度負(fù)責(zé)。國家投入大量資金用于國防科技工業(yè)建設(shè)，建設(shè)單位、參建單位要本著對國家資金負(fù)責(zé)的態(tài)度，來重視項(xiàng)目檔案的管理。固定資產(chǎn)的投入并不是短期行為，重點(diǎn)在于如何利用這些固定資產(chǎn)來更加長久地支撐國防科技工業(yè)建設(shè)。所以，在建設(shè)過程中形成的一系列項(xiàng)目檔案材料更要著眼于一段時期后的利用，而很多建設(shè)項(xiàng)目都是高精密、價值高的儀器設(shè)備，要保證這些固定資產(chǎn)后續(xù)的順利使用、繼續(xù)發(fā)揮其自身的價值，就要充分依據(jù)固投項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一系列說明書、操作手冊、光盤等檔案材料。建設(shè)單位、參建單位、項(xiàng)目組從項(xiàng)目建設(shè)初期，就要本著長遠(yuǎn)考慮的態(tài)度來做好項(xiàng)目歸檔材料的收集工作。

參考文獻(xiàn)

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