關(guān)于物資采購(gòu)合同管理的思考

[摘 要]物資采購(gòu)合同管理對(duì)于任何企業(yè)而言均是相當(dāng)關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，以物資采購(gòu)合同管理為對(duì)象展開(kāi)研究，并對(duì)該環(huán)節(jié)中的一些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，尋找針對(duì)性的改進(jìn)方案，有助于改進(jìn)物資采購(gòu)合同管理能力與水平，為企業(yè)效益的提升帶來(lái)促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞]物資采購(gòu);合同管理;企業(yè)效益

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2020.20.150

1 采購(gòu)物資過(guò)程中合同管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源

1.1 來(lái)自市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)

作為物資采購(gòu)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的載體——市場(chǎng)，存在著諸多影響物資采購(gòu)的因素與風(fēng)險(xiǎn)，比如政策調(diào)整，尤其是供給側(cè)結(jié)構(gòu)性的變化，節(jié)能減排，使得各種以鋼材為主材的零部件、產(chǎn)品，會(huì)因?yàn)殇摬墓┣蠹皟r(jià)格的起伏而發(fā)生漲落波動(dòng)，這也是引發(fā)物資采購(gòu)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的最大因素，一方面會(huì)導(dǎo)致價(jià)格脫離預(yù)期，另一方面會(huì)造成貨源無(wú)法保障。

1.2 來(lái)自品質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)階段市場(chǎng)有著充足的貨源供給，同類(lèi)產(chǎn)品有著豐富的層次品階與價(jià)格差異，然而各種品階所對(duì)應(yīng)的價(jià)格卻沒(méi)有明確的信息，在采購(gòu)中往往會(huì)遇到品質(zhì)與價(jià)格不符的情況，不僅增加了采購(gòu)難度，而且容易引發(fā)采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加之個(gè)別以次充好的供應(yīng)商的存在，如果采購(gòu)者缺乏豐富的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，必然會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，特別是物資的品種繁多時(shí)，根本無(wú)法樣樣精通。另外在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，由于一些物資規(guī)格要求十分嚴(yán)格、理化指標(biāo)復(fù)雜難懂，加之驗(yàn)收設(shè)備故障或人員的疏忽，也會(huì)使一些次品流入，從而留下質(zhì)量隱患。這樣對(duì)簽訂的合同造成難以預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 來(lái)自合同管理自身的風(fēng)險(xiǎn)

基于采購(gòu)活動(dòng)的順暢完成和風(fēng)險(xiǎn)的防控，通常都會(huì)以合同的形式詳細(xì)的約定好采購(gòu)事項(xiàng)。由于合同具有一定的法律效力，能夠有效的約束雙方，確保采購(gòu)的完成。然而，如果合同本身存在問(wèn)題，將會(huì)形成難以扭轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。基于此，在采購(gòu)過(guò)程中一定要強(qiáng)調(diào)和重視合同簽訂環(huán)節(jié)，從源頭上杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)的存在。通常合同會(huì)引發(fā)如下四點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)：其一，標(biāo)的物缺乏明確的關(guān)鍵指標(biāo)，相關(guān)條款不清晰;其二，未明確雙方主體的經(jīng)濟(jì)、法律等信息及責(zé)任，導(dǎo)致簽約后無(wú)法履約或毀約等現(xiàn)象;其三，合同存在欺詐或不正當(dāng)行為導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn);其四，由于自身管理問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法履行合同。

1.4 來(lái)自存量或計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)

通常來(lái)講，采購(gòu)計(jì)劃基本不可能與實(shí)際需求做到完全一致，因此采購(gòu)計(jì)劃很多時(shí)候無(wú)法與生產(chǎn)相一致，而計(jì)劃的調(diào)整往往又會(huì)因?yàn)槭袌?chǎng)而受到諸多限制。另外，有時(shí)基于價(jià)格的考慮，會(huì)在價(jià)格波動(dòng)處于低位時(shí)加大采購(gòu)儲(chǔ)備量，從而引發(fā)存量風(fēng)險(xiǎn)。受到行業(yè)技術(shù)快速更新的影響，產(chǎn)品更新?lián)Q代和淘汰的速度也很快，因此大量的材料儲(chǔ)備極易造成積壓及報(bào)廢。不少采購(gòu)合同并沒(méi)有考慮到這一點(diǎn)。

2 采購(gòu)合同管理環(huán)節(jié)的問(wèn)題

2.1 價(jià)格方面的問(wèn)題

現(xiàn)階段，物資采購(gòu)方面很多企業(yè)并未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的價(jià)格管理，從而使得價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，加大了采購(gòu)管理難度。另外，由于主觀性影響，在預(yù)估物資采購(gòu)價(jià)格時(shí)存在較大偏差，導(dǎo)致價(jià)格制定缺乏可靠的依據(jù)。加之頻繁的采購(gòu)崗位調(diào)動(dòng)，進(jìn)一步加大了物資采購(gòu)價(jià)格管理的缺位。合同訂立的時(shí)候并沒(méi)有充分考慮到價(jià)格變動(dòng)這一點(diǎn)。

2.2 合同細(xì)節(jié)管理方面的問(wèn)題

毋庸置疑，所有的交易都存在著不同程度的風(fēng)險(xiǎn)，為了降低風(fēng)險(xiǎn)概率，可以借助合同手段進(jìn)行規(guī)避，物資采購(gòu)也是一樣。然而，合同也無(wú)法保證萬(wàn)無(wú)一失，也會(huì)有漏洞或忽略的地方，從而使風(fēng)險(xiǎn)不可避免?；诖?，合同的規(guī)范性和有效性，是確保交易高效、無(wú)憂的基礎(chǔ)，能夠較好地避免合同陷阱和損失。

2.3 人員管理方面的問(wèn)題

在近些年良好的市場(chǎng)背景下，很多企業(yè)并未能借機(jī)改善和優(yōu)化內(nèi)部物資采購(gòu)的整體水平，尤其是人員素質(zhì)。物資管理涉及多個(gè)方面，如市場(chǎng)調(diào)查、采購(gòu)計(jì)劃、供方篩選、合同簽訂以及進(jìn)出庫(kù)管理等。因此，在選任管理者時(shí)必須要細(xì)心、慎重，尤其是職業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)水平要達(dá)到一定的要求。個(gè)別采購(gòu)人員挖掘管理漏洞、憑借職務(wù)便利，勾結(jié)供應(yīng)商索要回扣謀求私利，不僅加大了采購(gòu)成本，而且無(wú)法保障物資的質(zhì)量。縱觀以往，缺乏職業(yè)責(zé)任感，是普遍存在于采購(gòu)管理中的問(wèn)題。

2.4 庫(kù)存管理方面的問(wèn)題

如果企業(yè)單方面強(qiáng)調(diào)庫(kù)存物資質(zhì)量的優(yōu)劣，往往會(huì)導(dǎo)致高品質(zhì)的物資存儲(chǔ)帶來(lái)的負(fù)面影響被忽略。高品質(zhì)的物資往往代表著高成本，會(huì)對(duì)物資的供應(yīng)帶來(lái)隱患。在采購(gòu)物資時(shí)，要避免一味地追求品質(zhì)，更要關(guān)注整體的成本預(yù)算。

2.5 物流信息方面的問(wèn)題

基于對(duì)內(nèi)部環(huán)境的分析能夠獲悉，由于在設(shè)備管理與人員分配上，企業(yè)無(wú)法做到有效統(tǒng)一，導(dǎo)致在工作過(guò)程中各個(gè)部門(mén)的效率及水平無(wú)法保持一致。以物資采購(gòu)為例，由于公司無(wú)法完全有效的整合內(nèi)部的物資供應(yīng)，而且物流信息流通缺乏先進(jìn)的系統(tǒng)支撐，很多時(shí)候無(wú)法及時(shí)與外部供應(yīng)環(huán)節(jié)形成順暢有效的信息交換，導(dǎo)致在對(duì)外溝通上企業(yè)處于封閉的局面。采購(gòu)合同也應(yīng)當(dāng)注意物流信息的備注。

3 采購(gòu)合同管理的改進(jìn)方案

3.1 從制度上進(jìn)行規(guī)范

圍繞采購(gòu)事務(wù)，進(jìn)行細(xì)化分工設(shè)立采購(gòu)執(zhí)行、資金審核、質(zhì)量確認(rèn)、采購(gòu)監(jiān)督四個(gè)節(jié)點(diǎn)，并明確各節(jié)點(diǎn)的職責(zé)范圍，把管控責(zé)任落實(shí)到人，規(guī)范整個(gè)采購(gòu)流程。同時(shí)詳細(xì)明確的描述各崗位的具體職責(zé)，在確保質(zhì)量的前提下，尋找最優(yōu)價(jià)格?；蛘咭怨_(kāi)競(jìng)標(biāo)的方式，從品質(zhì)合格的供應(yīng)商中篩選最優(yōu)化合作對(duì)象，從而實(shí)現(xiàn)物美價(jià)廉。

3.2 選擇適宜的采購(gòu)方式

企業(yè)內(nèi)部要共享供應(yīng)商資源，所有的物資供應(yīng)單位均要建檔留存，并按物資類(lèi)型與品質(zhì)進(jìn)行歸類(lèi)，列明其所供應(yīng)的物品種類(lèi)、品質(zhì)、價(jià)格等，特別是標(biāo)明其優(yōu)點(diǎn)與不足，為后續(xù)的采購(gòu)提供參考。在此基礎(chǔ)上，尋找最佳的供應(yīng)單位，并按照物資管理、品質(zhì)確認(rèn)、價(jià)格審核等程序進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)，使采購(gòu)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)，最大化的為企業(yè)節(jié)省成本。

3.3 采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化建設(shè)

篩選優(yōu)秀的合同管理人員充實(shí)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，并著重進(jìn)行職業(yè)道德素養(yǎng)的強(qiáng)化教育，使形成端正的價(jià)值觀和人生觀，杜絕走后門(mén)、拿回扣等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。唯有如此，面臨市場(chǎng)嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)才能站穩(wěn)腳步應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊。

3.4 重視市場(chǎng)調(diào)查

在物資采購(gòu)合同管理過(guò)程中，要重視市場(chǎng)調(diào)查，并成立專(zhuān)門(mén)的調(diào)研小組，密切關(guān)注、準(zhǔn)確把控市場(chǎng)走向和價(jià)格波動(dòng)，占據(jù)物資采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)地位。所謂的市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查，不僅僅是電話詢(xún)價(jià)這么簡(jiǎn)單，單靠電話咨詢(xún)并不能掌握市場(chǎng)的準(zhǔn)確價(jià)格，需要與眾多的供應(yīng)商進(jìn)行密切的談判，基于同等的品質(zhì)進(jìn)行價(jià)格對(duì)比。在具體的調(diào)查中，首先，要選擇長(zhǎng)期合作且誠(chéng)信度較高的對(duì)象，咨詢(xún)市場(chǎng)信息了解市場(chǎng)價(jià)格;其次，借助各種營(yíng)銷(xiāo)手段，吸引更多的供應(yīng)商商討合作，借助不同渠道了解市場(chǎng)信息，并著重關(guān)注新誕生的商家，此類(lèi)供應(yīng)商急需開(kāi)拓市場(chǎng)、積累人氣和口碑，因此質(zhì)量更有保障;最后，為了把控好市場(chǎng)價(jià)格起伏的動(dòng)態(tài)，有必要從外界邀請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)人士施以援手、出謀劃策，定期更新市場(chǎng)信息與價(jià)格走勢(shì)，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，對(duì)不合理的合同條款進(jìn)行修訂，使采購(gòu)成本得到有效的壓縮與控制。

4 結(jié)語(yǔ)

物資采購(gòu)合同管理的重要性毋庸置疑，對(duì)于任何企業(yè)而言均是相當(dāng)關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，直接決定著生產(chǎn)成本與產(chǎn)品品質(zhì)。因此，物資采購(gòu)合同管理的優(yōu)劣，直接影響著整個(gè)生產(chǎn)流程與企業(yè)的整體發(fā)展，研究物資采購(gòu)合同管理意義重大。對(duì)于議題的論述并不詳盡，忽略之處有待后續(xù)補(bǔ)充，敬請(qǐng)專(zhuān)家及同行指正，同時(shí)寄望于本文能夠從理論及實(shí)踐上為物資采購(gòu)合同管理工作帶來(lái)些微助益。

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[作者簡(jiǎn)介] 沈樸學(xué)（1997—），男，漢族，浙江紹興人，雙學(xué)位本科在讀，北京物資學(xué)院，主修采購(gòu)管理，輔修金融學(xué)，研究方向：物流與供應(yīng)鏈管理、期貨與證券投資。