高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發(fā)

王仁秋

【摘要】作為高校管理中一部分，加強圖書館檔案方面的資源管理和開發(fā)是非常重要的，可以促進圖書館的良好發(fā)展。本文從其資源開發(fā)的必要性出發(fā)，對當(dāng)下高校在檔案資源管理開發(fā)方面存在的問題進行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決方法。

【關(guān)鍵詞】高校圖書館? 檔案信息? 資料收集? 開發(fā)

引言

近年來，隨著國家對于人才培養(yǎng)的重視，人們對于高校圖書館資源的開發(fā)也更加的關(guān)注，期望通過檔案信息資源開發(fā)來充分發(fā)揮圖書館在育人方面的功能。但是在實際中，由于一些客觀因素存在，使得這方面開發(fā)沒有得到預(yù)想中效果，出現(xiàn)了許多問題，如對檔案信息資源開發(fā)認識不足，缺乏有效的管理機制等。這些都給實際資源開發(fā)帶來了很大阻礙，不利于圖書館發(fā)展。因此加強這方面管理是非常必要的。

一、檔案信息資料收集管理與開發(fā)的重要性

對于檔案信息資源開發(fā)和管理，對圖書館發(fā)展具有重要的意義，其主要表現(xiàn)有以下三個方面。首先，通過這方面工作開展，圖書館在未來發(fā)展過程中將有據(jù)可依。圖書館在進行戰(zhàn)略發(fā)展和規(guī)章制度進行制定時，將可以參考這些檔案資料，從而制定出科學(xué)合理的發(fā)展戰(zhàn)略，避免一些錯誤決策的產(chǎn)生。其次，檔案信息資源開發(fā)可以為圖書館發(fā)展提供豐富的信息源。因為檔案信息里包含了很多信息和知識，這些都可以為圖書館發(fā)展帶來幫助。最后，這些檔案信息是文化教學(xué)傳播的重要材料。通過有序良好的資源開發(fā)和管理，可以為學(xué)生帶來更豐富閱讀資源，同時也是宣傳圖書館的重要資料。

二、當(dāng)下高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案認識不清晰。在當(dāng)下檔案管理過程中，很多高校沒有充分認識檔案信息資源開發(fā)和管理的重要性，不了解信息資源開發(fā)對于圖書館發(fā)展的作用。在平時工作中，他們往往會認為檔案資料信息的存儲屬于檔案館的責(zé)任，只要保存一些要求的文檔和信息就好了。對于業(yè)務(wù)檔案和讀者檔案則沒有太多的重視，沒有采取相應(yīng)的保存措施。這樣就會導(dǎo)致一部分信息資源丟失，對于圖書館長期發(fā)展會帶來負面的影響。

（二）缺乏完善管理制度。在對檔案信息資源進行管理和開發(fā)時，需要確保操作的規(guī)范性，以及按照相應(yīng)的指導(dǎo)進行資源的開發(fā)。但是在實際中，相關(guān)部門在這方面的管理制度存在一定的不足，無法形成一個統(tǒng)一的管理體系。這就使得管理人員在具體操作中，沒有相應(yīng)的參考依據(jù)，從而使得資源開發(fā)不具規(guī)范性，影響檔案信息資源的管理。部分高校在業(yè)務(wù)檔案方面也沒有進行統(tǒng)一的管理，甚至還存在個人保存的情況。一旦出現(xiàn)人員調(diào)動情況，就很容易出現(xiàn)檔案信息丟失。

（三）檔案價值鑒定不足。在檔案價值鑒定方面，現(xiàn)在很多高校還不具備相應(yīng)的鑒別能力。很多高校在這方面缺乏專業(yè)的人員，不能對檔案價值進行正確的鑒定，從而導(dǎo)致檔案資料保存年限與實際時期存在出入，影響檔案資料的正確保存。在這種情況下，檔案的管理就會出現(xiàn)混亂性，使得檔案價值出現(xiàn)鑒定錯誤。

（四）管理方式較落后。在對高校檔案信息進行整理和歸納時，采用的管理方式較落后，無法實現(xiàn)管理效率的提升，而且在一些信息存檔方面，有的還會出現(xiàn)漏存的現(xiàn)象。對于檔案信息資料的歸類，還是沿用傳統(tǒng)的方式，即通過人工記錄的方式，這樣也使得檔案存儲出現(xiàn)很多錯誤，影響實際的信息管理。同時這種方式也使得資料檢索遇到了許多困難，無法高效、及時完成相應(yīng)檢索要求。

三、高校圖書館檔案信息資料良好管理和開發(fā)的方法

（一）培養(yǎng)人員的檔案保存意識。為了保證這方面工作良好開展，有關(guān)部門應(yīng)該提高管理人員在檔案存儲方面的意識，讓其知道檔案信息開發(fā)的重要性。在實際中可以通過宣傳教育等方式來提高管理人員在這方面意識，同時建立集散管理制度，將檔案進行正確的劃分，然后針對不同類型的檔案信息移交給不同的部門進行處理。比如對于日常事務(wù)性檔案，可以將其交給辦公室進行存儲。對于業(yè)務(wù)檔案，則交給其他各部門進行處理。在這過程中，需要制定定期提交的制度，這樣不僅可以培養(yǎng)管理人員的保存意識，同時也能夠明確各崗位之間的責(zé)任。

（二）拓寬檔案信息資源搜集渠道。要拓寬檔案信息資源搜集渠道，管理人員需要對檔案信息資料的種類進行詳細的了解，知道檔案信息有日常管理和業(yè)務(wù)流程兩種，同時對于這兩者的具體內(nèi)容，管理人員也需要熟記在心。在了解信息資源種類后，就需要充分調(diào)動各個業(yè)務(wù)部門的積極性，讓其根據(jù)自身的工作來進行相應(yīng)的資源搜集。在這過程中，管理人員可以采用集中與分散相結(jié)合的方式進行搜集。在搜集過程中，除了一些常見文書檔案外，還需要對其他形式的檔案信息資源進行搜集。

（三）創(chuàng)建檔案資源漸進性共享制度。為了更好進行檔案資源開發(fā)和利用，管理人員可以通過漸進性共享制度的創(chuàng)建來滿足這方面要求。眾所周知，檔案資源中會涉及用戶的個人信息，因此在進行這方面資源利用時，需要充分考慮這方面的問題，避免這些信息泄露。在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的時代，管理人員更要注意這方面的問題，對檔案資源信息進行有選擇性的選取，對這些資源進行有效整理歸納后，將其傳送到相關(guān)的平臺，供廣大讀者進行閱讀。同時對于這些信息還需定期的更新，確保信息資源利用最大化。

（四）做好檔案信息資源的編研工作。管理人員還需對檔案信息資源進行良好的編研。通過這方面工作開展，可以將一些分散的材料進行集中的歸類和劃分。在這過程中，需要這些資料進行分析，找到其中相似處，然后將其劃分為同個種類進行編研。比如可以以學(xué)科或者課題編研為標(biāo)準(zhǔn)進行相應(yīng)材料匯編。在編研工作開展的期間，管理人員需要認識到這是一個漫長的過程，需要對此保持一定的耐心，長期進行編研。

結(jié)論：綜上所述，做好檔案信息資源的管理和開發(fā)，會給高校圖書館發(fā)展帶來積極的作用。在實際中，管理人員充分認識檔案信息管理的重要性，培養(yǎng)管理人員的檔案保存意識。同時充分調(diào)動各部門積極性，讓其對不同的檔案信息資源進行搜集，拓寬其中的搜集渠道，實現(xiàn)資源良好利用和開發(fā)。

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