企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理研究

摘 ?要：本文從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的概念出發(fā)，闡述了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的重要作用，分析了企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理存在的問題，探索了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的路徑。

關(guān)鍵詞：：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;檔案管理

1.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的概念

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工，以及配套工藝設(shè)備儀器申購、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費(fèi)使用等建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式、各種載體的歷史記錄。

2.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的重要作用

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有以下特點(diǎn)：一是建設(shè)周期跨度長。二是建設(shè)項(xiàng)目種類多。三是建設(shè)單位（部門）參與多。四是建設(shè)文件材料數(shù)量大。五是檔案整理要求高。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案和檔案工作的好與壞決定于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的質(zhì)量與水平。根據(jù)《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理規(guī)定》明確規(guī)定，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可見，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對整個項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了檔案在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改（擴(kuò)）建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全，整理不規(guī)范，保管不安全都會直接影響項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

3.企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理存在問題及原因分析

目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案主要存在文件材料收集不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊等問題。其原因主要有：

對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作重視不夠。從建設(shè)單位到施工單位，檔案意識淡薄，片面認(rèn)為只要把工程搞好就行了，檔案資料工作差一點(diǎn)問題不大，因而對檔案工作不夠重視。部分建設(shè)單位人員都是兼職，造成職責(zé)不清，兼而不顧，工作不到位。

施工記錄滯后，各參建檔案人員素質(zhì)偏低，業(yè)務(wù)不熟悉。施工過程中，監(jiān)理單位不能嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)確保施工記錄與工程同步形成，沒有實(shí)行工程中的檔案質(zhì)量否決制。對工程按時完工有較高的要求，對工程進(jìn)度和質(zhì)量比較重視，而忽視了檔案資料的形成和積累，有些施工單位甚至未設(shè)專職檔案人員，多是兼職或臨時抽人整理立卷，這些人沒有參加過檔案專業(yè)培訓(xùn)，造成檔案資料質(zhì)量差，移交的檔案資料質(zhì)量低。

4.企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的路徑探析

從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目全過程來看，項(xiàng)目檔案管理工作可以從項(xiàng)目前期、施工中、竣工驗(yàn)收及竣工后等幾個階段著手。

4.1固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目前期項(xiàng)目檔案管理工作

4.1.1企業(yè)要深入貫徹執(zhí)行項(xiàng)目檔案管理體系

工程立項(xiàng)開始，項(xiàng)目各參建單位就應(yīng)將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，明確工作職責(zé)，制定規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范;建立項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。貫徹執(zhí)行項(xiàng)目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項(xiàng)目專兼職檔案人員應(yīng)從項(xiàng)目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。責(zé)任單位要將項(xiàng)目檔案管理納入事故終身負(fù)責(zé)制。

4.1.2申明檔案資料保證金制度

為保證能夠有效控制工程質(zhì)量，可采取收質(zhì)量保證金的做法，即在招標(biāo)合同文件中就明確將大約占工程款百分之五左右的費(fèi)用作為質(zhì)保金，工程質(zhì)量（包括檔案資料質(zhì)量）不符合要求，則不予計(jì)量支付，并及時將招標(biāo)合同文件下發(fā)到各職能部門和施工單位貫徹執(zhí)行。

4.2固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目施工中項(xiàng)目檔案管理工作

4.2.1定期召開施工例會，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)與溝通協(xié)調(diào)

項(xiàng)目施工中，檔案人員必須經(jīng)常深入施工現(xiàn)場與項(xiàng)目實(shí)施單位（部門）建立聯(lián)系，對各階段形成的檔案資料及時追蹤和檢查，提出具體的檔案收集指導(dǎo)意見。企業(yè)要定期召開施工例會，定期召集有關(guān)單位人員參加會議，在會議中，檔案管理部門要注意相關(guān)文件的宣貫，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)，執(zhí)行人的工作能力和水平直接制約著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理體系的執(zhí)行效果。在施工例會上，多個部門協(xié)調(diào)工作進(jìn)度、質(zhì)量、安全施工等方面的工作，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

4.2.2參加重要設(shè)備的開箱驗(yàn)收

設(shè)備運(yùn)到施工現(xiàn)場后，項(xiàng)目牽頭部門應(yīng)及時通知檔案人員到場參加設(shè)備開箱，與項(xiàng)目相關(guān)單位人員根據(jù)裝箱單清點(diǎn)隨機(jī)文件，一一對照設(shè)備驗(yàn)收歸檔，收集設(shè)備合格證等質(zhì)保證書，簽字確認(rèn)，有問題的，不予簽字。

4.3固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工階段項(xiàng)目檔案管理工作

4.3.1加大重點(diǎn)環(huán)節(jié)管控，不放過細(xì)節(jié)

項(xiàng)目竣工過程中，檔案人員將所有項(xiàng)目檔案分卷整理歸檔，應(yīng)著眼整個項(xiàng)目全過程，系統(tǒng)把握項(xiàng)目檔案收集整理。要著重檢查項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，對項(xiàng)目建設(shè)的重要階段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)（重要部位、重要工藝、重要工序、重大事件、重要活動），重要結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵部位的隱蔽工程形成的文件資料進(jìn)行重點(diǎn)把控，也要注意歸檔材料細(xì)節(jié)的檢查，這些細(xì)節(jié)往往都是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中容易出現(xiàn)的扣分項(xiàng)。個別專項(xiàng)工程（環(huán)保、消防、職業(yè)衛(wèi)生、勞動安全、人防、防白蟻）有遺漏的，暫停施工，整改完畢，經(jīng)甲方驗(yàn)收后方可復(fù)工。

4.3.2高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，自查自糾，確保順利驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作;二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況;三是項(xiàng)目檔案的安全狀況。要按照這三個方面在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前組織項(xiàng)目管理人員、檔案管理人員進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的自查，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，對發(fā)現(xiàn)的問題及時解決，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，以保證項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收。

4.4固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工后項(xiàng)目檔案管理工作

項(xiàng)目經(jīng)過竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位要及時對項(xiàng)目全部檔案進(jìn)行整理，歸檔，歸檔的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，以備后續(xù)查閱和利用。按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范對項(xiàng)目紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)國家或行業(yè)電子文件管理的有關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則，加強(qiáng)對項(xiàng)目所形成的全部電子文件的收集、管理和歸檔工作。按照檔案信息化建設(shè)的要求，及時將項(xiàng)目檔案資料輸入到檔案管理信息系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：韓曉輝，男，1982年12月，河南省漯河市，漢族，館員，檔案編研與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。