淺談如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

辦公室是一個(gè)單位溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，屬于一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)。它的工作性質(zhì)及其所處的地位，決定了它是一個(gè)單位的核心科室，對(duì)外發(fā)揮著交流、聯(lián)系、接待及溝通的作用，對(duì)內(nèi)則起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通和參謀監(jiān)督等作用?？偟膩?lái)說(shuō)，辦公室就是總協(xié)調(diào)部、總參謀部和總服務(wù)部。

1 新時(shí)期辦公室人員的素質(zhì)要求

辦公室工作錯(cuò)綜復(fù)雜、千頭萬(wàn)緒，而其工作地位和基本職能決定了必須把辦公室建成一個(gè)高效率、高素質(zhì)和高水平的辦事部門(mén)，要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，辦公室人員就要做到以下幾個(gè)方面：

一是要擺正位置，盡職盡責(zé)。辦公室發(fā)揮著輔助的作用，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，必須圍繞這一特性，認(rèn)清位置，嚴(yán)格要求自己，才能做好本職工作。辦公室人員是領(lǐng)導(dǎo)的助手，要協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理好日常工作任務(wù)，將有價(jià)值的信息和決策素材提供給領(lǐng)導(dǎo)，因此一定要切忌謀策的“越位”。辦公室作為一個(gè)綜合的協(xié)調(diào)服務(wù)部門(mén)，既要做好上下級(jí)以及各部門(mén)的信息溝通和聯(lián)系，還要參加單位內(nèi)外的各種會(huì)議，跟蹤落實(shí)已定的事項(xiàng)，因此，辦公室工作要具體，每件事項(xiàng)都要有結(jié)果、有回音，辦公室人員必須要做到盡職盡責(zé)，并采取切實(shí)有效的手段和方法，將事項(xiàng)落到實(shí)處。

二是要勤于學(xué)習(xí)，開(kāi)拓創(chuàng)新。要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，辦公室人員一定要不斷提高自身能力，勤于學(xué)習(xí)。不僅要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，堅(jiān)定正確的政治方向，與時(shí)俱進(jìn)，做時(shí)代的先鋒，把握正確的價(jià)值取向和人生坐標(biāo);還要不斷更新現(xiàn)有知識(shí)，增加知識(shí)面，要結(jié)合實(shí)際，緊跟時(shí)代，學(xué)習(xí)法律、經(jīng)濟(jì)、科技、現(xiàn)代管理和多種外語(yǔ)等知識(shí)，努力將自己塑造成復(fù)合型、全方位的服務(wù)員;除此之外還應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公手段，掌握多種技能，滿足信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)期的需求。

三是要求真務(wù)實(shí)，積極主動(dòng)。由于辦公室事務(wù)性工作和突發(fā)性工作比較多，而且大部分具有較強(qiáng)的被動(dòng)性，因此辦公室人員要想搞好服務(wù)，當(dāng)好助手，就要增強(qiáng)工作的前瞻性和預(yù)見(jiàn)性，變被動(dòng)為主動(dòng)，遇事要參到點(diǎn)子，調(diào)出團(tuán)結(jié)，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，只有這樣才能更好的完成工作，提升自我。

2 新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在的問(wèn)題

1）辦公室建設(shè)信息傳遞遲緩。辦公室的人員有很多，但是普遍存在惰性心理，不能合理分工，不愿負(fù)責(zé)，相互推諉，抱著混一天是一天的心理，行為懶散，例如上班能晚一分鐘絕不早半分鐘，一上班就盼下班，內(nèi)部核心沒(méi)有人真正涉及，很多決策都是紙上談兵，信息傳遞總是延遲，并且無(wú)法正確合理地認(rèn)識(shí)自己的位置，辦公室的基本效能都不能得到充分保證。

2）辦公室人員對(duì)于外部人員來(lái)訪的信息不能做到了然于胸，及時(shí)錄入。由于當(dāng)今社會(huì)的高速發(fā)展，為了實(shí)現(xiàn)自身成本最低化，利潤(rùn)效率最大化，各個(gè)單位都需要與外來(lái)人員進(jìn)行溝通交流，通力合作，實(shí)現(xiàn)共贏。而對(duì)于外單位人員的來(lái)訪，如果辦公室人員不能及時(shí)掌握信息，登記錄入，會(huì)極大的損害本單位的發(fā)展和效率。

3）辦公室人員墨守成規(guī)。目前辦公室人員的創(chuàng)新意識(shí)普遍較差，無(wú)法應(yīng)對(duì)新問(wèn)題的出現(xiàn)，在敲定最終的解決方案時(shí)，不能從單位的角度出發(fā)，使得方案多流于形式。平時(shí)在工作中不善于學(xué)習(xí)新方法，新思路，而是利用辦公自動(dòng)化的便利條件，玩游戲，網(wǎng)購(gòu)，刷新博客等，松散的心理和懶散的行為制約了單位的發(fā)展。

4）辦公室人員心胸狹窄，明爭(zhēng)暗斗。在平時(shí)的工作中，人員之間缺乏合作意識(shí)，遇到事情互相推諉扯皮成為常態(tài)，并且在工作時(shí)間不斷接電話、打電話，解決私人問(wèn)題，除此之外，辦公室人員還存在挑撥離間的行為，經(jīng)常在背后搞小動(dòng)作，不想著怎樣做好自己的本職工作，不能嚴(yán)格遵守單位的規(guī)章制度，遲到早退的情況屢見(jiàn)不鮮，低效工作成為常態(tài)。

3 新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在問(wèn)題的解決對(duì)策

1）要熱情接待外來(lái)人員。21世紀(jì)提出的新理念就是合作共贏，自從我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以來(lái)，對(duì)外合作日益密切，對(duì)于外來(lái)人員的來(lái)訪和相互間的交流學(xué)習(xí)，本單位辦公室人員必須樹(shù)立好正確的接待態(tài)度，維護(hù)好本單位的對(duì)外形象，營(yíng)造熱情良好的接待氛圍，對(duì)于已完成的調(diào)研也要及時(shí)回訪，并迅速跟蹤錄入消息。

2）要及時(shí)執(zhí)行上級(jí)下發(fā)的指示。每一個(gè)單位都應(yīng)該有一個(gè)明確合理的規(guī)定，指導(dǎo)辦公室人員的業(yè)務(wù)建設(shè)，對(duì)于上級(jí)的指示應(yīng)該馬上執(zhí)行;對(duì)于同一級(jí)別之間的信息，在確保準(zhǔn)確性的前提下要迅速傳遞，總之辦公室人員要做到統(tǒng)籌兼顧，相互溝通，要遵循四個(gè)基本點(diǎn)：隨時(shí)聽(tīng)令、迅即出動(dòng)、全程保通、信息致勝。

3）辦公室人員要克服惰性心理，加強(qiáng)工作創(chuàng)新。辦公室常年忙碌，工作瑣碎、事項(xiàng)繁多，要想做好辦公室工作，就要克服惰性，吃苦耐勞、不計(jì)較個(gè)人得失，要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、榮譽(yù)感及責(zé)任心。只有調(diào)動(dòng)了廣大辦公室人員的積極性，才能夠提高辦公室的業(yè)務(wù)建設(shè)效率，應(yīng)該嚴(yán)禁辦公室人員在工作時(shí)間段不斷接電話和打電話來(lái)處理私人問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。

當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)正朝著多元化及國(guó)際化的方向發(fā)展， 要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，就要提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)工作創(chuàng)新。首先，工作意識(shí)、工作內(nèi)容和方法都要做到創(chuàng)新，如果辦公室人員在工作中不思進(jìn)取，不想創(chuàng)新，每天渾渾噩噩， 當(dāng)一天和尚撞一天鐘，即使忙忙碌碌也很難看得出工作效果，而且在工作中，要走一步想三步，不要總是做馬后炮，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不要長(zhǎng)篇大論，夸夸而談，廢話連篇，要盡量簡(jiǎn)潔生動(dòng)，給人耳目一新，或者一鳴驚人感覺(jué)。在工作中要有走一步看三步的遠(yuǎn)見(jiàn)，做事情不但要有計(jì)劃性，還要有落實(shí)精神，對(duì)于事務(wù)性工作要時(shí)時(shí)回頭檢查，盡量做到天衣無(wú)縫，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的高效而有序。

4）營(yíng)造健康和諧的辦公室氛圍。當(dāng)前辦公室不僅僅是在與外單位的溝通和交流方面存在一些問(wèn)題，還表現(xiàn)在本單位辦公室內(nèi)部的氛圍中，8小時(shí)的工作制使得辦公室人員每天三分之一的時(shí)間都在辦公室里，因此同事間良好的溝通，和諧有序的工作氛圍尤為重要，這樣才能實(shí)現(xiàn)單位利益的最大化，從而促進(jìn)單位的健康發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)多元化及國(guó)際化發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)單位在擁有巨大機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)，新時(shí)期下，企業(yè)要想長(zhǎng)效發(fā)展，離不開(kāi)辦公室的全力支持，有序高效的辦公室工作，是提高企業(yè)效益的有力支撐，因此通過(guò)各種有效措施，加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)是很有必要的。

作者簡(jiǎn)介

薛盼峰（1987-），男，漢族，山西省河津市，本科，研究方向 檔案管理。