新形勢下煙草行業(yè)檔案信息化管理

黃瀏燕

摘 要：在新形勢下，我國煙草行業(yè)快速發(fā)展，行業(yè)內競爭壓力逐漸增加，企業(yè)在發(fā)展中逐漸認識到了加強管理工作的重要性，不斷優(yōu)化自身工作，以期擴大自身在行業(yè)中的競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)的快速發(fā)展。在此發(fā)展環(huán)境下，煙草企業(yè)應加強檔案信息化管理，確保檔案管理工作中可以為企業(yè)決策提供一定的數(shù)據基礎，以此擴大煙草企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢，提高行業(yè)發(fā)展的內在動力。

關鍵詞：煙草行業(yè);檔案管理;信息化;不足;發(fā)展

近年來，我國社會正在快速發(fā)展，煙草行業(yè)的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)并存，因此，煙草企業(yè)建設人員應根據時代發(fā)展趨勢加強對自身工作的建設，進而提高煙草企業(yè)生產工作效率。管理人員應明確信息化對煙草行業(yè)檔案管理的意義，明確現(xiàn)階段煙行業(yè)檔案管理工作中的不足，針對煙草行業(yè)中的檔案管理工作中的不足采取解決措施，進而加強煙草行業(yè)檔案信息化建設，提高檔案管理工作質量。

1 信息化對煙草行業(yè)檔案管理的重要意義

煙草行業(yè)在檔案建設工作中，企業(yè)應明確檔案信息化建設工作對提高行業(yè)發(fā)展速度的意義，以此推進檔案信息化建設進程，為行業(yè)發(fā)展提供內在動力，促進企業(yè)的快速發(fā)展。隨著我國信息技術的快速發(fā)展，各個行業(yè)在發(fā)展過程中不斷加強對信息技術的利用，以求提高工作質量及工作效率，加快行業(yè)的發(fā)展速度，因此，煙草行業(yè)檔案管理工作也要加強對信息技術的利用，進而有效提高檔案管理工作的質

量[1]。傳統(tǒng)檔案管理工作中，其儲存、分析及信息搜集均不能跟隨時代的發(fā)展，而檔案信息化可以減少信息錄入工作中出現(xiàn)的錯誤，提高其分析速率，進而提高檔案管理的水平，為煙草行業(yè)發(fā)展提供數(shù)據基礎，促進行業(yè)的進一步發(fā)展。

2 現(xiàn)階段煙草行業(yè)檔案管理工作的不足

2.1 缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度

現(xiàn)階段，煙草行業(yè)建設人員逐漸認識到了檔案管理信息化的重要性，并逐漸加強對信息化技術的使用，以求提高信息化檔案建設的水平。但是相關工作中仍存在著些許問題，相關人員應加強對其的分析，采取針對想措施加以解決，進而提高檔案信息化建設工作的質量。檔案信息化建設過程中缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度，使得檔案管理人員在工作中不能按照相關的規(guī)章制度完善自身的工作，出現(xiàn)數(shù)據丟失、出錯的現(xiàn)象，降低檔案信息化建設的效率，使得信息化檔案為在煙草行業(yè)發(fā)展中不能全面發(fā)揮其應有的作用，限制著企業(yè)的發(fā)展[2]。

2.2 信息化發(fā)展仍處于初步探索

隨著我國信息技術的快速發(fā)展，我國煙草行業(yè)檔案管理人員逐漸認識到信息化建設可以有效的提高信息儲存及處理工作的效率，但是部分企業(yè)信息化檔案建設工作仍舊停留在表面，不能加強對信息化技術的利用，導致相關人員在管理工作中，不能快速提取企業(yè)內部人員需要的數(shù)據，降低檔案管理工作的質量，使得企業(yè)在發(fā)展中不能全面利用相關信息，降低企業(yè)發(fā)展的科學性。并且煙草行業(yè)并未根據社會發(fā)展的需求，進行信息共享，不能實現(xiàn)信息交流，以此限制著行業(yè)的快速發(fā)展。另外，部分煙草企業(yè)并未根據檔案信息化建設的需求，建立電子檔案庫，相關人員無法依據相關信息加強對企業(yè)發(fā)展情況進行分析[3]。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

檔案管理人員在檔案信息化建設過程中具有重要的作用，但是在檔案信息化建設過程中，煙草行業(yè)中依然存在著缺乏專業(yè)檔案管理工作人員的現(xiàn)象，對煙草行業(yè)的檔案信息化建設具有一定的負面影響。部分檔案管理人員在企業(yè)中身兼數(shù)職，使其降低對檔案管理信息化建設的精力，其缺乏較強的專業(yè)知識，不能根據企業(yè)的需求加強對檔案信息化建設，限制著企業(yè)的快速發(fā)展。另外，部分檔案管理人員難以掌握信息技術，導致其不能在檔案信息化建設中通過信息技術的使用提高檔案管理工作水平，也會對企業(yè)的發(fā)展造成一些負面的影響。

3 發(fā)展信息化煙草行業(yè)檔案管理的策略

3.1 健全檔案信息管理資源數(shù)據庫

檔案信息管理資源數(shù)據庫在檔案信息化管理中發(fā)揮著至關重要的作用，其能夠在一定程度上提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的效率及質量，促進企業(yè)的發(fā)展。因此，煙草企業(yè)在實際工作中應高度重視檔案信息管理資源數(shù)據庫的作用，積極對檔案信息管理資源數(shù)據庫進行健全，確保其能夠滿足檔案信息化管理工作的需求，為檔案管理工作的開展打下良好的基礎。而且企業(yè)應注意提高檔案信息管理資源數(shù)據庫的安全性，采取數(shù)字化保護手段對信息資源保護，以此保證數(shù)據安全和完整[4]。

3.2 優(yōu)化檔案管理設計方案

煙草行業(yè)在檔案信息化管理建設的過程中，有關人員應充分認識到檔案管理設計方案的重要性，注意對檔案管理設計方案進行優(yōu)化，確保檔案管理設計方案能夠滿足實際工作的需求，以此為檔案信息化管理建設提供可靠的依據，確保工作高效有序開展。企業(yè)在優(yōu)化檔案管理設計方案時應對不同部門的需求進行分析，對檔案管理設計方案進行適當?shù)恼{整，確保其能夠滿足企業(yè)內部所有檔案管理工作的開展提供必要的幫助。

3.3 建設統(tǒng)一規(guī)范化信息管理

在以往檔案管理工作中，煙草行業(yè)內部企業(yè)缺乏統(tǒng)一的標準，不同企業(yè)或是同一企業(yè)不同部門檔案管理各不相同，這對檔案信息化管理建設造成了較大的負面影響。新形勢下，企業(yè)應充分認識到建設統(tǒng)一規(guī)范化信息管理的必要性及意義，加大對統(tǒng)一規(guī)范化信息管理模式建設餓投入，以此為檔案信息化管理建設打下良好的基礎，降低工作開展的難度。而且企業(yè)在統(tǒng)一規(guī)范化信息管理模式建設過程中應注意對自身發(fā)展情況及發(fā)展目標進行深入的分析，對可能出現(xiàn)的問題及其原因進行研究，盡可能避免風險事件的出現(xiàn)，提高信息管理模式的建設水平。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)化信息管理人才隊伍

檔案管理人員在信息化檔案管理建設工作中具有重要的作用，其可以有效的提高檔案信息化建設水平。煙草企業(yè)應根據相關法律法規(guī)成立檔案信息化數(shù)據庫，并且招聘專業(yè)人員對其進行維護，保證其可以在企業(yè)發(fā)展中為企業(yè)提供詳細的數(shù)據，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。煙草企業(yè)應加強對管理人員的培訓，確保管理人員可以在培訓過程中學習專業(yè)的檔案管理知識，以此提高檔案管理工作水平，并且加強對信息技術的應用，確保其可以通過信息技術的使用提高檔案建設工作效率。不僅如此，在培訓過程中，企業(yè)應注意打造專業(yè)化信息管理人才隊伍，為行業(yè)信息化建設提供可靠的人才保障。

4 結論

煙草企業(yè)在建設過程中應明確檔案管理信息化的意義，并且對自身的檔案管理工作進行全面的分析，正確看待自身檔案管理工作中存在著缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度、信息化發(fā)展仍處于初步探索階段、缺乏專業(yè)檔案管理人員等問題。針對相關問題，建設人員應采取健全檔案信息管理資源數(shù)據庫，優(yōu)化檔案管理設計方案、建設統(tǒng)一規(guī)范化信息管理、維護檔案管理體系安全性等措施對工作進行改進，以此提高煙草信息化建設的水平，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

[1]王元元.管理信息系統(tǒng)支持下的煙草專賣市場監(jiān)管優(yōu)化研究[D].河北經貿大學，2019.

[2]廖開雷.新型市場監(jiān)管模式下卷煙零售戶檔案管理與應用的研究[A].中國煙草學會2016年度優(yōu)秀論文匯編——專賣管理主題[C].2016：6.

[3]韓茜.智慧礦山信息化標準化系統(tǒng)關鍵問題研究[D].中國礦業(yè)大學（北京），2016.

[4]盧海峰.與時俱進求真務實推進煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：63-64.