文書檔案中“交叉文檔”歸檔的相關(guān)探討

陳小燕

摘 要：所謂“交叉文檔”，即指由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)出的文書檔案，同時(shí)，文件內(nèi)容亦涉及多個(gè)部門的工作職責(zé)。在實(shí)際的歸檔管理工作中，“交叉文檔”現(xiàn)象的主要存在于會(huì)議紀(jì)要、表彰文件、政策性文件之中，一般而言，上述類型文書內(nèi)容涉及部門眾多，面對“交叉文檔”管理問題，唯有需加強(qiáng)歸檔管理力度，積極探索應(yīng)對策略，方可切實(shí)增進(jìn)文書檔案管理效率，鑒于此，筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，分析論述了增進(jìn)“交叉文檔”歸檔效率的相關(guān)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;交叉文檔;歸檔管理;策略探析

文書檔案是企事業(yè)單位、團(tuán)體、機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行政性管理活動(dòng)中形成的各類載體文件材料，且具有較高保存價(jià)值。文書檔案不僅是企事業(yè)單位管理體系的核心組成部分，亦是檔案管理部門人員的重要工作內(nèi)容，任何形式、部門的管理工作皆與文書檔案息息相關(guān)，因此，文書檔案的“立卷”與“歸檔”工作尤為重要，特別是針對實(shí)踐管理中存在的“交叉文檔”現(xiàn)象，更需予以足夠重視。

1 文書檔案中存在“交叉文檔”的情境

一般而言，工作項(xiàng)目需多部門配合完成，且所涉及的部門在兩個(gè)以上，即可將其作為“交叉文檔”實(shí)施專業(yè)化管理，在實(shí)際檔案管理工作中，以下情境中極易存在文檔交叉現(xiàn)象，需予以足夠重視，加強(qiáng)歸納管理工作的條理性與規(guī)范性：

1.1 政策性文件

所謂政策性文件，即指由黨政組織、國家政權(quán)機(jī)關(guān)、其他社會(huì)政治集團(tuán)為體現(xiàn)所代表階層或階級(jí)的意志，維護(hù)其利益，以標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)威的形式對規(guī)定期限內(nèi)工作實(shí)行方式、應(yīng)達(dá)成的任務(wù)、需遵循的原則、要達(dá)成的目標(biāo)劃定具體措施和實(shí)施步驟的一類文件，一般而言，政策性文件所涉獵的部門較多，多由兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文，因此，極易存在“交叉文檔”，且在上級(jí)來文、規(guī)定文件中較為常見。以國家能源局、國家發(fā)展改革委于2020年5月18日聯(lián)合發(fā)布的《國家發(fā)展改革委 國家能源局關(guān)于印發(fā)各省級(jí)行政區(qū)域2020年可再生能源電力消納責(zé)任權(quán)重的通知》發(fā)改能源〔2020〕767號(hào)文件為例，此文件的實(shí)施不僅需要國家能源局配合下級(jí)機(jī)構(gòu)落實(shí)、協(xié)調(diào)可再生能源的跨省跨區(qū)交易和并網(wǎng)消納，還需國家發(fā)展改革委來執(zhí)行跟蹤監(jiān)測工作，所以由國家能源局和國家發(fā)改委共同發(fā)文，屬于政策性“交叉文檔”。

1.2 規(guī)范性文件

所謂規(guī)范性文件，即指各組織、團(tuán)體、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制發(fā)且約束人們行為的一類文件。一般而言，規(guī)范性文件內(nèi)設(shè)工作項(xiàng)目內(nèi)容往往與多部門有關(guān)，文書管理過程中，亦存在一些“交叉文檔”。在此過程中所需實(shí)施的文書管理工作，即指“交叉文檔”管理，工作步驟與一般文書管理相比，更為復(fù)雜，極易由于“交叉”因素，降低管理效率，或發(fā)生錯(cuò)誤歸檔現(xiàn)象。

1.3 會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是記錄者依據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理、加工后制作而出的一類介紹性、記敘性文件，主要涵蓋了會(huì)議核心內(nèi)容、主要精神及基本發(fā)言情況，具有語言精練、層次分明、概況準(zhǔn)確、中心突出、目的明確、程序清楚等特征，一般而言，會(huì)議紀(jì)要主要分為研討會(huì)紀(jì)要、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、工作會(huì)紀(jì)要、辦公會(huì)議紀(jì)要這四種類型，通常由行政部門與黨委或兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文。在文書檔案管理過程中，存在一定文檔“交叉”管理內(nèi)容[1]。

2 增進(jìn)“交叉文檔”歸檔效率的具體措施

2.1 加強(qiáng)歸檔管理重視度

管理人員意識(shí)水平在一定程度上直接決定著“交叉文檔”的歸檔管理效率，因此，檔案管理者需加強(qiáng)歸檔管理重視度，尤其是在“交叉文檔”歸檔管理中，更需注重增進(jìn)自身專業(yè)水平。然而就目前來講，我國諸多單位往往缺乏專業(yè)化的交叉文檔歸檔管理人才隊(duì)伍，相關(guān)歸檔管理者在專業(yè)素養(yǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)方面依然有很大發(fā)展空間，因此，為提升整體歸檔效率，相關(guān)部門就需加強(qiáng)歸檔管理重視度，廣納復(fù)合型檔案管理人才的同時(shí)，積極組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，增進(jìn)整體員工綜合素養(yǎng)，并在此基礎(chǔ)上，定期開展考核工作，逐步轉(zhuǎn)變文書歸檔人員工作觀念，有效激發(fā)其工作積極性，促使其以最佳的工作狀態(tài)應(yīng)對“交叉文檔”管理問題，全面增進(jìn)“交叉文檔”歸檔效率。

2.2 增進(jìn)檔案收集質(zhì)量

其一，確保檔案收集齊全是我們做好歸檔工作的前提要素之一，在此基礎(chǔ)上，確保檔案質(zhì)量，方可切實(shí)增進(jìn)歸檔效率。收集的檔案須具備一定保存價(jià)值，特別是反應(yīng)重點(diǎn)工程、重要事件的檔案，皆需嚴(yán)格依據(jù)工作流程進(jìn)行收集，同時(shí)組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、工作總結(jié)、部門會(huì)議紀(jì)要等也需收集整理，做到應(yīng)歸盡歸。其二，檔案內(nèi)容收集需做到門類齊全[2]。豐富的檔案內(nèi)容從一定程度來講亦是體現(xiàn)檔案齊全性的要素之一，特別是在新時(shí)期發(fā)展背景下，多元化的檔案門類十分重要。其三，加強(qiáng)鑒別，以防交叉重復(fù)。豐富的檔案門類雖是檔案管理工作的重要目標(biāo)和希望，卻并非指隨心所欲、盲目追求無原則的“豐富”，因此，我們需在始終秉持理性管理的基礎(chǔ)上，科學(xué)規(guī)范鑒別流程。在檔案管理工作中，若不依據(jù)規(guī)范化的歸檔依據(jù)收集檔案，往往會(huì)由此引發(fā)多處檔案重復(fù)、檔案交叉等問題，這不僅會(huì)無端增加檔案室空間壓力，還會(huì)增加檔案鑒別環(huán)節(jié)工作量，不利于增進(jìn)檔案收集質(zhì)量。因此，我們需樹立科學(xué)的歸檔原則，精準(zhǔn)鑒別檔案質(zhì)量，走出無原則歸檔誤區(qū)，促使歸檔工作質(zhì)量得到有效保障。

2.3 依據(jù)問題歸檔

“交叉文檔”的歸檔工作看似復(fù)雜，但探究其根本歸檔要素可發(fā)現(xiàn)，交叉文檔歸檔原則依然與普通文件類似，皆是依據(jù)問題來進(jìn)行分類歸檔。交叉文檔與普通文書檔案的區(qū)別在于發(fā)文機(jī)關(guān)方面，普通文書檔案僅由單個(gè)部門或機(jī)構(gòu)發(fā)布檔案文件，而交叉檔案卻涉及了諸多部門機(jī)構(gòu)，給歸檔工作平添了諸多“干擾因素”，因此，唯有始終秉持按問題分類的歸檔原則，方可逐步看到交叉檔案的歸檔本質(zhì)所在，在去繁就簡的同時(shí)，有效增進(jìn)歸檔質(zhì)量[3]。此外，交叉文檔中，檔案發(fā)文機(jī)關(guān)通常極具迷惑性，由于部分員工習(xí)慣依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)執(zhí)行歸檔工作，因此，極易影響歸檔效率，基于此，我們僅需切實(shí)關(guān)注文件本質(zhì)內(nèi)容，依據(jù)問題歸檔，即可準(zhǔn)確找到文書歸口。

2.4 增進(jìn)部門間配合效率

“交叉文書檔案”中所涉及的檔案信息多源自于性質(zhì)不同的各個(gè)部門，因此，若想增進(jìn)歸檔效率，歸檔人員除日常標(biāo)注資料、整理資料外，還需穿梭于各部門間，增進(jìn)部門間的配合效率，以便及時(shí)收集、篩選出與歸檔條件相符的文書檔案信息，為文書檔案使用者提供有效便利的同時(shí)切發(fā)揮文檔所具備的應(yīng)用價(jià)值。這就需要文書檔案管理人員切實(shí)認(rèn)知到部門配合的重要性，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)與其他部門的協(xié)作與配合力度，以便各部門形成合力，促使歸檔工作更具條理性、整體性，有效增進(jìn)歸檔管理水平。

2.5 文書歸檔規(guī)范化

企事業(yè)單位、團(tuán)體、機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織整體檔案管理水平的高低往往取決于其歸檔流程是否規(guī)范，基于此，可通過擬定《文書檔案管理工作規(guī)范化管理辦法》等規(guī)章來輔助歸檔人員執(zhí)行相關(guān)工作，并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化文書檔案考核體系，以確保歸檔工作的規(guī)范性，促使單位在檔案軟硬件設(shè)施、依法治檔、建章立制方面皆可齊抓共管，有效構(gòu)建精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理體系。

2.6 明確“交叉文檔”歸檔要點(diǎn)

其一，“交叉文檔”內(nèi)容繁雜、牽涉部門較多，對其的歸檔管理工作常具備一定迷惑性，基于此，需緊抓文書檔案本質(zhì)性問題，按問題歸檔，依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類，方可切實(shí)保障歸檔工作的精準(zhǔn)性。其二，歸檔人員需善于發(fā)現(xiàn)歸檔工作中潛在的管理規(guī)律，例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)“交叉文檔”有規(guī)律的在特定部門出現(xiàn)時(shí)，即可依據(jù)規(guī)律存放檔案，以便檔案使用者準(zhǔn)確查找文書信息[4]。其三，歸檔人員需在工作中積極學(xué)習(xí)了解必要的發(fā)文知識(shí)，總結(jié)歸納相關(guān)發(fā)文格式、發(fā)文順序規(guī)則、聯(lián)合行文、機(jī)關(guān)代字、年份代碼等內(nèi)容，并將其融合至日常歸檔工作之中，以此來增進(jìn)歸檔立卷效率。

2.7 應(yīng)用電子歸檔技術(shù)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合發(fā)展的時(shí)代背景下，電子歸檔技術(shù)在檔案管理部門中的應(yīng)用水平將在很大程度上決定檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔水平，智慧檔案館、數(shù)字化檔案館的構(gòu)建與完善將成為可切實(shí)突破“交叉文檔”管理困境的主流發(fā)展趨勢，基于此，單位需加大檔案管理投資力度，積極為檔案管理人員配備先進(jìn)管理軟件設(shè)施的同時(shí)，在檔案使用者、檔案資源間搭建起可直接檢索、訪問的渠道，借助檔案互聯(lián)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書歸檔互動(dòng)化、數(shù)字化管理目標(biāo)。

3 結(jié)束語

綜上所述，就目前來講，文書檔案歸檔管理中，“交叉文檔”的管理水平依然尚待提升，相關(guān)制度及體系亦需不斷完善，基于此，文書檔案負(fù)責(zé)人需加強(qiáng)對交叉類文檔的管理重視度，積極采取有效措施，明確其歸檔要點(diǎn)，提升交叉文檔歸檔效率的同時(shí)，全面增進(jìn)單位檔案管理水平。

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