數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

李夏

摘 要：隨著社會(huì)不斷進(jìn)步的今天，我國(guó)的信息技術(shù)得到了最大程度的應(yīng)用。我國(guó)本就是人口大國(guó)，所以對(duì)各行各業(yè)的需求也更多。對(duì)于醫(yī)療行業(yè)，更是如此。目前，在醫(yī)療行業(yè)最突出的問題就是檔案室的管理。檔案室里的文件包括醫(yī)院各方面的東西，時(shí)間久了，檔案室塞得滿滿當(dāng)當(dāng)，用的時(shí)候卻又手忙腳亂，管理起來(lái)更是難上加難。所以，在醫(yī)院引進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)非常有必要的。本文就醫(yī)院檔案管理的問題展開討論，分析了當(dāng)前檔案管理中存在的一些問題，以及應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的解決方法。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理系統(tǒng);醫(yī)院檔案

社會(huì)不斷發(fā)展，人們?cè)谧非笥酶玫姆绞絹?lái)處理生活中所遇到的各類問題。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，在日常中生活中隨處可見信息網(wǎng)絡(luò)帶給我們的便利。在醫(yī)院檔案管理中合理的運(yùn)用數(shù)字化檔案管理，可以處理很多不必要的麻煩。數(shù)字云端可以儲(chǔ)存成千上萬(wàn)的資料，而且隨時(shí)隨地都可以調(diào)出來(lái)進(jìn)行查看。一方面便于醫(yī)院管理和審查，另一方面也給工作人員減輕了工作壓力。

1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

目前，我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)有了很好的發(fā)展，各領(lǐng)域因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的加入都輕松不少，人們的日常生活也變得更加便利。在醫(yī)院引進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，好處頗多。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)就是將原本紙質(zhì)的文件全部?jī)?chǔ)存在電腦云端，可以通過(guò)關(guān)鍵詞和基本信息查出所有就醫(yī)材料，以及醫(yī)院內(nèi)所有工作人員的信息和醫(yī)院的整體概括。不管是哪個(gè)科室部門，或者是病人、醫(yī)生需要以往的資料，都可以以最快的速度找到。既節(jié)省不必要的時(shí)間，又方便快捷。原來(lái)醫(yī)院的檔案管理工作是很繁瑣的，檔案數(shù)目多，保存不好的話很容易丟失。在真正需要用的時(shí)候又不能及時(shí)找出來(lái)，帶來(lái)的損失是難以估量的。數(shù)字化檔案管理要遠(yuǎn)比原來(lái)的管理方式方便，不僅在于查找方面，儲(chǔ)存起來(lái)也是十分便利的。而且，它涵蓋了醫(yī)院各方面的文件，采用數(shù)字化管理不管是對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展，還是醫(yī)生的醫(yī)學(xué)研究都是十分有益的。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)

可以說(shuō)，目前醫(yī)院檔案管理工作做得并不理想。因?yàn)闄n案管理工作本就比較繁瑣，而且工資收益并不高。醫(yī)院本來(lái)也是缺人手的地方，每天病人那么多，醫(yī)院當(dāng)然更愿意安排人手在治療病人方面，對(duì)檔案管理方面自然也就沒那么重視。長(zhǎng)此以往，檔案管理就變得越來(lái)越難做，而且經(jīng)常是舊的沒整理好，新的又來(lái)了，那么想要把所有檔案整理好、分類好，就又增加了難度。

2.2 檔案未進(jìn)行統(tǒng)一管理

因?yàn)獒t(yī)院本身是有很多科室和部門的，如果檔案沒有及時(shí)統(tǒng)一的話，是很容易產(chǎn)生遺漏和丟失了。而且各部門也應(yīng)該及時(shí)溝通交流，保證信息的通暢性。各種檔案要及時(shí)送往檔案室，進(jìn)行登記和保存。在送往檔案室之前也應(yīng)該進(jìn)行檢查，確保檔案材料沒有重復(fù)和遺漏。

2.3 檔案資料收集不完整

目前多數(shù)醫(yī)院檔案資料收集是不完整的。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，給病人診斷的方式不斷更新變化，醫(yī)院也時(shí)常出現(xiàn)設(shè)備更新，人員替換的情況，舉辦的活動(dòng)也不在少數(shù)。這些有價(jià)值的文件都需要整理成材料，歸入檔案室管理。其次，不同文件要按照不同的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃分，具體有永久、長(zhǎng)期和短期這三類。但是，因?yàn)橐郧凹夹g(shù)和信息的限制，很多材料沒有得到妥善保存，有部分甚至丟失了。而且，醫(yī)院往往只選取了一些重大事件或者是罕見病例進(jìn)行了記錄，導(dǎo)致很多時(shí)候在查找以往檔案時(shí)根本找不到任何材料。

3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

3.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以更有效地保存醫(yī)院內(nèi)所有的有效資料。不管是紙質(zhì)的，還是電子版的，又或是打印出來(lái)的片子，都可以儲(chǔ)存在電腦云端。就算病人要用也只需要把信息調(diào)出來(lái)就可以了，可以有效地防止檔案資料丟失。而且，減少了去檔案室查找的時(shí)間。

3.2 可有效改進(jìn)文件歸檔方式

在原來(lái)的醫(yī)院檔案管理中，每一份檔案都需要管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行分類和整理。而且，檔案管理的人員工作人員并不多整理起來(lái)也更是難上加難。一旦哪一個(gè)科室的檔案出現(xiàn)問題，又要重新找出來(lái)，甚至可能會(huì)影響到后續(xù)一系列檔案的排序問題。但是，現(xiàn)在應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以很有效地解決這一問題。原本需要幾個(gè)人完成的工作量，現(xiàn)在只需要一個(gè)人即可操作完成，而且花費(fèi)的時(shí)間更短。就算出現(xiàn)一個(gè)兩個(gè)錯(cuò)誤查找出來(lái)也更加方便，不至于打亂所有的材料。數(shù)字化管理系統(tǒng)很大程度上解放了管理人員的雙手，提高了他們的工作效率，用數(shù)字化的方式減輕了工作的壓力。

3.3 便于檔案資源的整合與共享

醫(yī)院對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，目的還是在于后期的使用。比如：醫(yī)生對(duì)于一些罕見病例的研究，可以及時(shí)在數(shù)字管理端找到相關(guān)的資料;對(duì)于常見病例也可以通過(guò)檔案資料進(jìn)行總結(jié)，從而找出最有效的解決方法。數(shù)字化的檔案管理方式，可以讓資源得到最大的利用。不管在哪里，只需要輸入關(guān)鍵信息、字眼就可以找出與之相關(guān)的所有檔案資料，這對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展也是有極大的好處的。

4 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

4.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運(yùn)用

在醫(yī)院引進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以很好的處理醫(yī)院人事信息的登記和管理。每個(gè)工作人員進(jìn)入到醫(yī)院的各個(gè)崗位之前都是要將自己的人事信息匯報(bào)填寫，上交保存。填寫的內(nèi)容包括自己個(gè)人身份信息和一些特長(zhǎng)方面等問題，有助于后期對(duì)人員的合理分配。但是，在一層一層的遞交和謄寫過(guò)程中，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且不容易發(fā)現(xiàn)。就算發(fā)現(xiàn)了，還需要一層一層的改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效果不好。但是，引入了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)就可以讓新入職的工作人員自行在檔案系統(tǒng)中，填寫自己的相關(guān)信息并進(jìn)行檢查，確保信息的準(zhǔn)確性。減少了一層一層遞交信息的麻煩，同時(shí)也降低了出現(xiàn)錯(cuò)誤情況的概率。而且，查找起來(lái)十分方便快捷。其次，醫(yī)院還可以建立專門的人事檔案管理。將人事檔案與病例檔案分開管理，逐步帶領(lǐng)各個(gè)部門走向規(guī)范化。

4.2 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運(yùn)用

運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以更好地整理醫(yī)院的數(shù)據(jù)。在以往的研究中，對(duì)于某一病的研究需要調(diào)走檔案室里與這一病例相關(guān)的所有資料。這樣通常會(huì)給管理人員帶來(lái)巨大的工作量。而且，檔案材料的查找和遞送的過(guò)程很容易造成檔案的丟失和損壞。但是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，只需要輸入關(guān)鍵字詞，就可以找出與此相關(guān)的所有檔案材料。隨后直接進(jìn)行打印即可，原件還在檔案室，數(shù)字化地保存方式可以很好地避免丟失的問題。

4.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的運(yùn)用

醫(yī)院檔案資料的安全性是非常重要的。不管是以前檔案室管理，還是現(xiàn)在引入的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于信息的保護(hù)是一定要做到位的。以往要查找資料就是去檔案室進(jìn)行調(diào)查，雖然檔案室有人員看管，但是避免不了會(huì)出錯(cuò)，很容易導(dǎo)致醫(yī)院信息泄露。但是，現(xiàn)在用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以很有效的避免這一點(diǎn)。除了醫(yī)院等專業(yè)部門，其他人是不可以進(jìn)入網(wǎng)站查找信息的。就算是病人自己，也需要通過(guò)醫(yī)生才能查找到病歷的相關(guān)信息，需要備份的話也只能通過(guò)醫(yī)院提供的途徑才能進(jìn)行?？梢哉f(shuō)安全性和隱私性，得到保護(hù)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案資料的管理是非常重要的。合理的運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以有效地提高工作效率，保證檔案材料的安全性，為檔案管理工作人員減輕工作壓力。

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