新時代檔案工作管理體制與機制的改革與創(chuàng)新

戴慧琴

摘 要：檔案工作的合理有效開展，可全面準確記錄和儲存單位的相關(guān)信息，提高單位整體運行的穩(wěn)定性和有序性。但目前檔案工作管理體制與運行機制存在一定的不合理性，如管理制度不完善、管理人員管理能力不足、缺乏正確的管理意識、現(xiàn)代信息化建設(shè)水平低等，嚴重影響了檔案工作的高效開展。所以為了改善現(xiàn)有的檔案管理問題，在新時代發(fā)展背景下需要明確意識到檔案工作的重要性，根據(jù)檔案工作內(nèi)容、單位實際情況、時代發(fā)展要求等方面對管理體制及運行機制進行改革創(chuàng)新，為高質(zhì)量開展檔案工作提供有力保障。本文就新時代背景下如何改革與創(chuàng)新檔案工作管理體制與機制作出分析，提出幾點建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案工作;管理體制;創(chuàng)新策略

檔案工作在單位發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，高效管理檔案工作，可為管理者和部門人員提供單位相關(guān)信息，通過查閱資料和文件促進相關(guān)工作的順利開展。同時檔案工作的高質(zhì)量管理，還可提高人才利用率，促使單位各項工作在開展過程中更具有序性和全面性。但目前檔案工作的管理體制和運行機制缺乏實質(zhì)性，難以為檔案工作的穩(wěn)定開展提供有力支撐，所以需要單位管理人員能夠針對管理體制與機制相關(guān)問題制定相應(yīng)的解決方案，并充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)及先進設(shè)備進一步提高檔案工作的管理水平與管理效率。

1 新時代檔案工作管理體制與機制的創(chuàng)新要求

1.1 加強信息材料檢驗

單位在開展檔案管理工作過程中，應(yīng)加強對信息材料的檢驗力度，確保信息材料的完整性和準確性，這樣對一些要求較高的工作來說具有良好的保障效果。另外，在實際對檔案進行制作時為當事人必須在場并親自簽字，這樣不僅能夠提高檔案的可信度，同時其合法性以及在法律上的有效性也能夠在這一過程中得到保證[1]。

1.2 檔案內(nèi)容細節(jié)管理

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，很多企業(yè)的發(fā)展規(guī)模都不斷擴大，加之信息時代的到來使得檔案資料的數(shù)量日益增多。這種情況下做好檔案內(nèi)容的細節(jié)管理工作，才能有效提高檔案工作的管理水平，保障檔案資料的準確有效，主要需要管理人員能夠建立統(tǒng)一標準，建檔目的、檔案內(nèi)容、信息性質(zhì)等方面需要保持一致[2]。

1.3 檔案資料審核到位

任何一項檔案資料都需要進行嚴格的審核過程，不僅需要對應(yīng)的負責人員進行簽字，還需要相關(guān)部門及管理人員參與到檔案資料審核工作中，通過對檔案資料內(nèi)容的逐條核對與檢查，確保檔案資料的完整性，對出現(xiàn)的偏差或遺漏之處及時進行整改和修補。

1.4 檔案需要及時歸檔

在現(xiàn)有的檔案工作過程中極易出現(xiàn)檔案未及時歸檔的情況，想要有效改善此類情況，加強檔案工作管理的創(chuàng)新性，需要進一步提高對檔案歸檔及時性的重視力度，確保檔案資料能夠及時歸檔，促使檔案工作管理過程更具有序性、完整性和安全性。

2 檔案工作管理體制與機制存在的問題

2.1 缺乏檔案工作管理意識

單位管理人員應(yīng)明確意識到檔案工作對單位發(fā)展的重要性，才能對檔案工作的相關(guān)內(nèi)容進行合理規(guī)劃和安排，促進檔案工作人員順利高效開展工作。但由于單位管理人員缺乏較強的管理意識，對檔案資料的檢驗、審核、應(yīng)用等工作環(huán)節(jié)管理不到位，導(dǎo)致檔案工作管理效率較低，無法為單位其他工作的開展提供有力幫助和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這種情況長期維持不僅會使單位相關(guān)信息缺乏完整性和準確性，還會進一步滯后單位整體發(fā)展進度。需要檔案工作管理人員能夠及時對工作管理體制和機制進行改革優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案資料在單位發(fā)展過程中的應(yīng)用價值。

2.2 檔案工作管理制度不完善

完善合理的管理制度可為檔案工作的高質(zhì)量開展提供有力保障，促進檔案工作開展更具有序性和規(guī)范性[3]。但目前大多數(shù)單位在檔案工作開展過程中都缺乏完善的管理制度，對檔案資料的收發(fā)、整合分類、借閱登記、歸檔記錄等方面并未制定相關(guān)標準和要求，導(dǎo)致檔案資料在實際管理過程中極易出現(xiàn)檔案丟失、檔案資料缺失、檔案資料混亂等問題，不僅會浪費其他查詢?nèi)藛T的時間，降低查詢?nèi)藛T的工作效率，還會加大檔案工作人員自身的工作量。還有部分單位雖根據(jù)單位檔案工作的實際情況制定了相關(guān)制度標準，但執(zhí)行力和落實效果較差，監(jiān)督管理不到位，很多檔案工作人員對自身的工作不負責，工作行為不規(guī)范，導(dǎo)致檔案工作整體質(zhì)量得不到提升。

2.3 檔案管理人員整體水平較低

管理人員綜合能力水平的高低對檔案工作的開展質(zhì)量有著十分重要的影響，新時代發(fā)展背景下，很多先進管理理念、信息技術(shù)及設(shè)備已應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，對于檔案管理工作來說也一樣，改革創(chuàng)新必然需要促使檔案工作更具數(shù)字化和信息化。但目前很多單位缺乏對檔案管理人員及工作人員的重視度，未對其開展相應(yīng)的知識講解及技能培訓(xùn)工作，導(dǎo)致很多管理人員還沿用傳統(tǒng)的管理觀念，很多工作人員也無法操作先進技術(shù)及設(shè)備高效開展檔案工作，難以提高檔案工作的質(zhì)量與效率，增強檔案管理的實效性。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)力度不足

現(xiàn)代信息技術(shù)與先進設(shè)備的有效應(yīng)用能夠進一步提高檔案管理工作的自動化水平，促使檔案管理工作更具信息化和智能化[4]。雖然目前部分單位能夠?qū)ο嚓P(guān)制度及工作內(nèi)容進行優(yōu)化創(chuàng)新，但檔案工作管理整體信息化程度不足，很多單位在檔案工作開展過程中為了節(jié)省單位運營成本，還大量借助人工力量，并未將先進的信息技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用在檔案管理全過程中，導(dǎo)致檔案工作的開展難以滿足新時代發(fā)展要求，無法為單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有力幫助。

3 檔案工作管理體制與機制改革創(chuàng)新的有效策略

3.1 制定全面合理的檔案工作管理制度

全面合理的管理制度是保障檔案工作順利開展的基礎(chǔ)，有利于提高檔案工作的規(guī)范性、有序性和合理性。單位在不斷發(fā)展過程中，各個工作項目產(chǎn)生的檔案種類、檔案內(nèi)容越來越多，若缺乏有效的管理制度極易導(dǎo)致檔案工作在管理過程中出現(xiàn)檔案分類錯誤、檔案資料混淆等情況。所以為了確保檔案工作的穩(wěn)定開展，提高檔案資料信息的完整性和準確性，需要單位管理人員能夠?qū)n案工作實際情況、單位發(fā)展目標、我國對檔案管理工作制定的相關(guān)要求及法律作出綜合分析，制定符合單位檔案工作需求的管理制度，為檔案工作的有序進行提供有力支撐，不斷提高檔案工作的管理水平。