建筑工程竣工檔案移交不及時(shí)問(wèn)題探討

林萍

[摘 要] 在目前建筑工程檔案管理中，竣工檔案的移交至關(guān)重要?？⒐n案正常移交才能夠完成建筑工程檔案的歸檔工作，保證建筑工程檔案達(dá)到完整性標(biāo)準(zhǔn)。但是從目前竣工檔案的移交情況看，竣工檔案移交不及時(shí)的問(wèn)題較為突出，影響了建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)建筑工程檔案的歸檔產(chǎn)生了較大影響，不利于檔案的快速歸檔，對(duì)檔案的完整性產(chǎn)生了較大影響。因此，應(yīng)當(dāng)立足建筑工程檔案管理實(shí)際，制定有效的管理措施，解決竣工檔案移交不及時(shí)的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞] 建筑工程 檔案管理 竣工檔案移交

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

從建筑工程檔案管理來(lái)看，竣工檔案移交是重要的管理程序，竣工檔案資料只有按程序移交，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交和歸檔，才能夠滿足建筑工程檔案管理的實(shí)際需要，解決建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題，提高建筑工程檔案管理的有效性。但是從目前竣工檔案的移交管理來(lái)看，還存在一定的問(wèn)題，特別是在移交及時(shí)性方面存在較大問(wèn)題，影響了建筑工程檔案的歸檔。因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)竣工檔案管理的實(shí)際情況制定針對(duì)性解決策略，保證建筑工程檔案管理難度得到降低，以滿足建筑工程檔案管理需要。

一、建筑工程檔案管理中，應(yīng)建立竣工檔案管理制度

（一）細(xì)化竣工檔案管理規(guī)定

對(duì)于建筑工程檔案管理而言，竣工檔案的歸檔是整個(gè)建筑工程檔案的重要環(huán)節(jié)，也是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，在竣工檔案移交過(guò)程中，既要滿足竣工檔案的全面性，同時(shí)也要保證竣工檔案的及時(shí)性，做到及時(shí)移交，按規(guī)定移交，避免竣工檔案移交延誤。為了解決這一問(wèn)題，需要在建筑工程檔案管理制度上對(duì)竣工檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，對(duì)竣工檔案的移交時(shí)間、移交明細(xì)、移交內(nèi)容作出詳細(xì)的規(guī)定。從檔案管理制度方面規(guī)范竣工檔案的管理行為，提高竣工檔案管理的有效性，只有通過(guò)細(xì)化竣工檔案管理規(guī)定，才能夠保證竣工檔案管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高竣工檔案管理的及時(shí)性。因此，明確竣工檔案管理的規(guī)定，能夠提高竣工檔案管理效果，能夠?yàn)榻ㄖこ虣n案管理提供有力的手段支持。所以，細(xì)化竣工檔案管理規(guī)定能夠提高檔案管理的有效性[1]。

（二）規(guī)范竣工檔案管理行為

竣工檔案在管理中會(huì)受到多種因素的影響，大部分的建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施評(píng)估、初步設(shè)計(jì)及竣工驗(yàn)收階段大多是設(shè)計(jì)人員參加，該類人員缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而這些階段形成的文件資料大多較為重要，因此，需要明確相關(guān)崗位人員的職責(zé)并加強(qiáng)管理崗位人手，使竣工資料的形成與積累工作能夠有效進(jìn)行，這樣才能保證竣工資料及時(shí)歸檔。另外，由于對(duì)檔案工作不重視，往往建設(shè)工程已竣工很長(zhǎng)時(shí)間，工程檔案卻一直不能按規(guī)定移交，或者出現(xiàn)重要的工程文件不全，并出現(xiàn)遺失、損壞等問(wèn)題。因此，為了提高竣工檔案移交的及時(shí)性，應(yīng)當(dāng)對(duì)竣工檔案的管理行為進(jìn)行明確規(guī)定，并采取細(xì)化措施，使竣工檔案管理行為能夠在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求下得以有效開(kāi)展，提高竣工檔案管理的整體效果，滿足竣工檔案管理的實(shí)際需要。通過(guò)提高竣工檔案管理行為的規(guī)范性，能夠使竣工檔案在管理中做到檔案內(nèi)容的全面性，按照竣工檔案的移交時(shí)間準(zhǔn)時(shí)移交，避免竣工檔案移交延誤影響檔案管理的實(shí)效性。因此，通過(guò)規(guī)范竣工檔案管理行為，能夠使竣工檔案在管理中按照規(guī)范管理，使竣工檔案管理在實(shí)施過(guò)程中能夠滿足規(guī)范性要求，能夠在管理的準(zhǔn)確性方面達(dá)標(biāo)。

二、建筑工程檔案管理中，應(yīng)明確竣工檔案移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)

（一）對(duì)竣工檔案移交時(shí)間做出明確規(guī)定

在建筑工程檔案管理中，應(yīng)對(duì)竣工檔案的移交時(shí)間作出明確規(guī)定。之所以存在竣工檔案移交延誤的情況，主要的原因是在竣工檔案移交時(shí)間方面沒(méi)有明確規(guī)定，導(dǎo)致施工單位在提交竣工檔案的過(guò)程中，沒(méi)有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)觀念，影響竣工檔案的準(zhǔn)時(shí)移交。結(jié)合建筑工程檔案管理實(shí)際，竣工檔案在移交過(guò)程中能夠按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)提交竣工檔案資料，但在提交過(guò)程中存在提交順序混亂、提交時(shí)間觀念不強(qiáng)以及延誤的情況。因此，對(duì)竣工檔案移交時(shí)間作出明確的規(guī)定，能夠提高竣工檔案移交的及時(shí)性，應(yīng)當(dāng)將時(shí)間規(guī)定寫入竣工檔案的管理制度中，形成制度化和規(guī)范化，指導(dǎo)竣工檔案的管理，通過(guò)竣工檔案移交時(shí)間的明確規(guī)定，能夠確保竣工檔案在規(guī)定時(shí)間范圍之內(nèi)準(zhǔn)時(shí)移交，避免竣工檔案在移交時(shí)間方面出現(xiàn)延誤，影響檔案資料的整體歸檔[2]。

（二）細(xì)化竣工檔案移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)

在竣工檔案移交時(shí)間上應(yīng)當(dāng)將時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化，對(duì)竣工檔案移交工作作出詳細(xì)的規(guī)定?？紤]到竣工檔案的特點(diǎn)以及竣工檔案內(nèi)容的特殊性，只有對(duì)竣工檔案移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化，才能提高竣工檔案歸檔的及時(shí)性和有效性，確保竣工檔案在移交過(guò)程中資料準(zhǔn)確、時(shí)間提前、不發(fā)生遺漏?？紤]到檔案管理過(guò)程中的實(shí)際情況，在檔案管理中，對(duì)于竣工檔案移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)充分考慮竣工檔案的審核特點(diǎn)和施工單位在竣工檔案整理過(guò)程中的具體情況，根據(jù)竣工檔案的內(nèi)容和竣工檔案的審核周期，合理規(guī)定竣工檔案移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確?？⒐n案在審核完畢之后，能夠第一時(shí)間進(jìn)行移交，解決竣工檔案移交中存在的時(shí)間不明確和移交延誤的問(wèn)題。因此，明確竣工移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)提高竣工檔案的移交及時(shí)性具有重要作用[3]。

三、建筑工程檔案管理中，應(yīng)采取竣工檔案移交延誤懲罰

（一）對(duì)竣工檔案移交工作實(shí)行獎(jiǎng)罰機(jī)制

為了提高竣工檔案移交的及時(shí)性，在建筑工程檔案管理中，應(yīng)制定工程檔案歸檔的獎(jiǎng)罰制度，調(diào)動(dòng)工程技術(shù)人員及檔案人員的工作積極性，堅(jiān)決執(zhí)行歸檔制度，做到有章可循，將工程項(xiàng)目歸檔資料的形成、積累和整理納入工程技術(shù)人員和檔案管理人員的職責(zé)范圍，對(duì)歸檔工作做得好的有關(guān)人員給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于惡意造成竣工檔案在移交過(guò)程中存在時(shí)間延誤和內(nèi)容不全的情況，應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目科室進(jìn)行處罰，建立竣工檔案移交時(shí)間延誤延遲滯納金制度，對(duì)于沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間及時(shí)移交竣工檔案的項(xiàng)目科室，應(yīng)當(dāng)視延誤的時(shí)間和造成的影響情況進(jìn)行處罰，對(duì)處罰的金額作出規(guī)定，對(duì)于項(xiàng)目科室不能夠按照建筑工程檔案管理的要求及時(shí)移交竣工檔案，造成建筑工程檔案不能夠及時(shí)歸檔，影響檔案管理工作實(shí)效性的，可以制定強(qiáng)有力的處罰管理措施，如年底扣除部分錢款或者不能參加本年度的評(píng)先活動(dòng)等，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目科室的處罰以及處罰規(guī)定的建立和完善，規(guī)范竣工檔案移交工作，使竣工檔案在移交中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高竣工檔案的移交有效性。

（二）強(qiáng)化對(duì)竣工檔案延誤的管理

竣工檔案如果不能正常移交，造成移交延誤，最直接的后果是影響建筑工程檔案的歸檔工作，對(duì)整個(gè)建筑工程檔案的管理會(huì)造成較大的影響。為了強(qiáng)化對(duì)竣工檔案移交的管理，應(yīng)當(dāng)對(duì)竣工檔案延誤問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性的解決，制定并出臺(tái)包括竣工檔案移交延誤處罰以及延誤賠償?shù)认嚓P(guān)管理制度，使竣工檔案的延誤得到有效避免，提高竣工檔案管理的有效性，通過(guò)出臺(tái)具體的管理措施，能夠使竣工檔案在移交過(guò)程中，按照規(guī)定的內(nèi)容、種類、時(shí)間及時(shí)移交，提高竣工檔案移交的全面性和有效性，保證竣工檔案的移交速度能夠達(dá)到規(guī)定要求，同時(shí)，還要提高竣工檔案在移交過(guò)程中的及時(shí)性和全面性，避免竣工檔案移交不及時(shí)，以及竣工檔案移交種類不全，造成建筑工程檔案管理受到影響。因此，做好竣工檔案移交的管理，對(duì)于提高竣工檔案管理工作效果具有重要意義。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)建筑工程檔案管理工作的分析和了解，竣工檔案的移交及時(shí)性關(guān)系到建筑工程檔案管理的整體效果和實(shí)效性，只有對(duì)竣工檔案移交工作做出明確的規(guī)定，并采取有針對(duì)性的管理措施，才能夠提高竣工檔案移交的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，保證建筑工程檔案能夠做到及時(shí)歸檔、及時(shí)整理，提高建筑工程檔案管理的規(guī)范性。因此，對(duì)竣工檔案移交工作進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和管理，對(duì)于提高建筑工程檔案管理工作質(zhì)量具有重要作用。只有加強(qiáng)對(duì)竣工檔案移交時(shí)間的控制，才能保證竣工檔案在管理中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高竣工檔案管理的整體效果。

參考文獻(xiàn)

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