論信息化檔案管理體系的構(gòu)建與實施

張曉晨

摘 要：本文對構(gòu)建、實施信息化檔案管理體系情況進行分析，對信息化檔案管理體系構(gòu)建及實施的效果實行研究，旨在通過不同方面出發(fā)構(gòu)建信息化檔案管理體系，比如：提高服務(wù)職能、創(chuàng)新檔案管理、合理應(yīng)用電子文件、構(gòu)建檔案信息管理機制等方面，從而切實做好信息化檔案管理體系構(gòu)建和實施方面的工作。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;管理體系;構(gòu)建;實施

信息化時代背景下，如何做好信息化檔案管理體系構(gòu)建工作、實施工作，為檔案管理的重點內(nèi)容。因此，需聯(lián)系檔案管理工作特點和需求進行分析，從不同的角度出發(fā)構(gòu)建信息化檔案管理體系，并且認(rèn)真實施該項工作，以便獲得最佳的檔案信息管理效果，推動信息化檔案管理的建設(shè)進程。

1 構(gòu)建、實施信息化檔案管理體系情況分析

現(xiàn)代檔案管理期間，為更好的執(zhí)行檔案信息化管理體系構(gòu)建工作，應(yīng)加強對檔案管理機制的分析、研究，結(jié)合檔案管理模式建立信息化檔案服務(wù)體系。信息化檔案管理體系構(gòu)建，需獲得信息管理機制的支持、開發(fā)相應(yīng)信息管理系統(tǒng)，以此確保檔案管理工作的質(zhì)量。針對此，應(yīng)使用信息技術(shù)創(chuàng)設(shè)檔案信息服務(wù)的平臺，結(jié)合檔案信息交互的特點構(gòu)建相關(guān)檔案信息共享機制，比如說：微信、qq，以此開發(fā)移動檔案信息客戶端，滿足社會各界的需求、要求[1]。除此之外，可使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用開發(fā)檔案信息管理網(wǎng)站，主要目的：使用戶自行利用網(wǎng)站查詢的方式獲得相關(guān)檔案信息。

1.1 提高服務(wù)的職能

信息技術(shù)作用下為加強檔案管理體系信息化建設(shè)，應(yīng)重視并提高檔案管理體系信息服務(wù)的職能，對檔案信息應(yīng)用范圍、幅度作相應(yīng)的統(tǒng)籌及規(guī)劃，以便合理配置不同的信息資源，將各類型信息檔案資源有效應(yīng)用于檔案服務(wù)管理中，構(gòu)建最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)模式，為信息化檔案管理體系建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，工作人員需結(jié)合信息技術(shù)、檔案服務(wù)相關(guān)要求，構(gòu)建檔案信息化檔案數(shù)據(jù)庫，主要應(yīng)該將所有檔案信息資源輸入數(shù)據(jù)庫中，供用戶自行檢索信息、收集信息。檔案信息管理人員需具備較強的服務(wù)意識，不斷轉(zhuǎn)變自身的工作思路，做好不同類型檔案信息分類工作、整理工作，并且構(gòu)建檔案信息存儲機制，旨在將不同類型紙質(zhì)檔案信息——電子化檔案信息轉(zhuǎn)變，滿足用戶對檔案信息實時共享的需求。此外，要求檔案管理人員合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，在確保檔案信息安全的同時，做好檔案管理工作。

1.2 創(chuàng)新檔案管理工作

檔案管理期間應(yīng)重視信息化檔案管理體系構(gòu)建工作，將該項工作思維貫穿于檔案服務(wù)中，這就需要相關(guān)管理人員在提供信息化檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上，確保檔案信息的價值、構(gòu)建信息化檔案管理體系、合理使用檔案信息等。不僅如此，同時應(yīng)構(gòu)建移動檔案信息服務(wù)平臺，以此形成移動檔案信息共享機制，如此一來不會受到時間限制、空間限制，用戶能在任何時間、任何地點查詢所需的檔案信息內(nèi)容[2]。檔案管理人員應(yīng)及時做好檔案信息的分類個工作、整理工作、資源整合工作等，進而為提高信息化檔案管理工作效率打下堅實的基礎(chǔ)。

1.3 合理運用電子文件

現(xiàn)代檔案管理期間，為加強信息化檔案管理體系建設(shè)工作，需要重視檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建、軟件開發(fā)，究其原因和信息系統(tǒng)能夠共享檔案、及時存儲，信息管理軟件能促使系統(tǒng)穩(wěn)定運行有關(guān)。故此，現(xiàn)代檔案信息管理體系構(gòu)建時，應(yīng)結(jié)合檔案信息管理需求開發(fā)滿足檔案處理系統(tǒng)的軟件，從而達(dá)到信息系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)要求及需求。與此同時，檔案信息管理機制構(gòu)建需要明確電子文件收集、管理的重要性，要求及時收集不同單位、社會領(lǐng)域的電子文件，在第一時間做好電子文件資料收集、分類，以及存儲等方面的工作。

1.4 構(gòu)建檔案信息管理機制

檔案信息管理體系建設(shè)時，需要檔案管理人員結(jié)合電子檔案信息應(yīng)用需求，構(gòu)建相應(yīng)的信息管理機制，建議將現(xiàn)代信息服務(wù)理念、設(shè)備、方法等運用于原檔案信息管理模式之上，要求檔案管理人員做好檔案管理方法調(diào)整工作，盡可能達(dá)到檔案信息應(yīng)用的需求、要求。與此同時，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案信息建設(shè)需求編制相應(yīng)管理機制、管理流程、管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，目的為使檔案信息應(yīng)用更加合理。而檔案信息管理部門則需聯(lián)系檔案信息體系建設(shè)要求，招聘一些專業(yè)型檔案管理人才，并關(guān)注信息化檔案管理型人才的培養(yǎng)，定期組織工作人員參與到相關(guān)的工作、學(xué)習(xí)中，結(jié)合檔案信息服務(wù)規(guī)范提高其技能、服務(wù)水平，以此滿足檔案信息管理的發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變工作人員原工作思路和理念，有效應(yīng)用信息化檔案管理體系處理檔案信息，比如：檔案分類、檔案歸檔、檔案共享等方面工作，為廣大用戶提供最優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)。

1.5 編制檔案信息共享機制

現(xiàn)代檔案管理信息建設(shè)時結(jié)合管理模式，編制相應(yīng)檔案信息共享機制極其關(guān)鍵，但需要注意的是檔案信息為集中信息應(yīng)用的模式會對不同信息記錄，滿足社會各界記錄查詢的需要，因此檔案管理期間需考慮到檔案服務(wù)的主要特點，構(gòu)建相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息交互體系、共享信息為主整合不同的檔案信息，以便及時傳播檔案信息。與此同時，應(yīng)該提供數(shù)據(jù)圖書信息輸出服務(wù)，發(fā)揮出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用價值，確保信息應(yīng)用端口數(shù)據(jù)為對接的狀態(tài)，在數(shù)據(jù)信息共享條件下及時分析檔案數(shù)據(jù)信息、檔案信息應(yīng)用狀態(tài)，進而達(dá)到檔案信息共享的最佳效果。

1.6 建立軟硬件平臺

軟件平臺涉及多個方面，比如：操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理，以及檔案管理和數(shù)據(jù)保護管理等平臺。操作系統(tǒng)軟件會使用Window系統(tǒng)、IBM操作系統(tǒng)，在實際應(yīng)用的過程需考慮到系統(tǒng)性能、配套數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)處理軟件支持等情況[3]。檔案管理軟件的應(yīng)用，在管理不同部門紙質(zhì)文件、電子文件方面的效果理想，可通過國際標(biāo)準(zhǔn)原數(shù)據(jù)加工方法處理，及時交換數(shù)據(jù)信息、共享數(shù)據(jù)信息。而服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份設(shè)備等，均為硬件平臺建設(shè)的主要內(nèi)容。

2 信息化檔案管理體系構(gòu)建、實施的效果研究

2.1 管理水平方面的效果

經(jīng)進行信息化檔案管理體系構(gòu)建，有效提高了檔案信息計算機檢索的操作速度，節(jié)省了檔案存儲空間，同時降低檔案原件人為磨損情況的發(fā)生，可充分發(fā)揮出信息化檔案管理體系的最大作用。不僅如此，檔案業(yè)務(wù)能和日常辦公對接，便于日常工作中隨時上網(wǎng)檢索信息、查詢信息，通過電子檔案的方式即可及時調(diào)取檔案原件。

2.2 經(jīng)濟效益方面的效果

信息化檔案管理體系構(gòu)建后，能夠有效維護公司方面的經(jīng)濟效益，降低人力成本。同時原紙質(zhì)檔案借閱量減少，可以檔案信息管理平臺方式借閱更加便捷，這時能減少復(fù)印材料所致人力、物力和財力資源浪費，提高辦公系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理效率。

2.3 展示企業(yè)形象方面的效果

信息化檔案管理體系構(gòu)建，在提高公司檔案管理水平的同時，能夠獲得各部門的配合、協(xié)作，如此一來利于加強公司檔案業(yè)務(wù)能力，有效維護企業(yè)的良好形象。

3 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)期間，構(gòu)建檔案信息管理體系非常必要，而為更好的施行該方面的工作，應(yīng)建立軟硬件平臺、編制相應(yīng)的檔案信息共享機制和管理機制、有效應(yīng)用電子文件等。同時，需要使工作人員準(zhǔn)確掌握專業(yè)技能、新的管理技術(shù)和方法等，并轉(zhuǎn)變以往的檔案管理思路，從而為加強信息化檔案管理建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]劉曉紅.衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)之管見[J].中國管理信息化，2018，021（006）：180-181.

[2]李興麗.新時期高校電教檔案信息化建設(shè)與公共服務(wù)能力的實踐與思考[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）：66-67.

[3]崔琬彬.檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的思考和總結(jié)[J].數(shù)字化用戶，2019，025（013）：65.