醫(yī)院人事檔案信息化管理探析

梁耀虎

摘 要：醫(yī)院人事檔案影響著醫(yī)院人力資源管理的科學(xué)性與及時性。醫(yī)院人事檔案在控制擴散等問題上擔(dān)當(dāng)著重要職責(zé)。聯(lián)防聯(lián)控需要大量的醫(yī)務(wù)人員參與，且基于數(shù)據(jù)時代特征可知，當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案建設(shè)工作將變得更加高效、精準(zhǔn)，而通過進一步加強醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)，將能夠在特殊時期具有更高的人力資源調(diào)配能力，從而保障充分發(fā)揮出醫(yī)院人力資源效益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案;信息化;管理

醫(yī)院每一位工作人員的入職、調(diào)動、離開，都會記錄在案，形成檔案中占據(jù)重要地位的人事檔案。醫(yī)院在積極推行管理制度的時候，應(yīng)該積極把人事檔案的管理納入管理制度當(dāng)中，這樣就會從上到下，對員工起到有效的管理作用。醫(yī)院是醫(yī)學(xué)人才大量聚集的地方，各醫(yī)院都爭先恐后吸引真正技術(shù)高超的醫(yī)學(xué)人才，提高醫(yī)院的整體聲譽和水平。對于檔案管理當(dāng)中的人事檔案管理，我們可以發(fā)現(xiàn)，將人事檔案進行信息化管理，可以在某些方面，對醫(yī)院中的人才進行更好管理和提升，這樣不僅是對檔案管理的規(guī)范化，也是對醫(yī)院人才劃分的規(guī)范化。想要對醫(yī)院的人事檔案進行信息化建設(shè)，我們就要對醫(yī)院中所有的檔案進行分類歸納，再針對人事檔案進行更加細(xì)致化的管理，這樣就可以改變紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)整理方法，采用先進的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)上傳至網(wǎng)絡(luò)，利用計算機強大的計算功能，對檔案的數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確計算與分析，這才是較為先進的檔案信息化建設(shè)。

1 醫(yī)院中人事檔案建設(shè)目前所存在的問題

1.1 醫(yī)院缺乏檔案管理意識

現(xiàn)在很多醫(yī)院都只注重對醫(yī)院患者的關(guān)注，缺少對于醫(yī)院人事檔案管理的關(guān)注，醫(yī)院的職工也只有在晉升職稱時才會想到調(diào)閱自己的人事檔案，在平時的工作中由于不需要使用這些資料，而且認(rèn)為這些都是人事部門的責(zé)任，因此對于檔案管理通常都不十分關(guān)心，沒有意識到人事檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用，而部分醫(yī)院的人事部門由于責(zé)任心不強，對本身的工作也經(jīng)常是敷衍了事，沒有充分利用人事檔案資源為醫(yī)院的發(fā)展做好服務(wù)。

1.2 人事檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院的人事檔案管理制定還存在著一些不足，有待進一步完善。主要表現(xiàn)為：一是絕大多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理手段相對落后，沒有專職的專業(yè)人事檔案管理人員，甚至有些醫(yī)院采用兼職人員管理人事檔案工作。二是人事檔案管理工作人員也不夠熟練，再加上人員流動性比較大，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案沒有系統(tǒng)的整理與存檔。三是人事檔案管理工作人員工作變動過于頻繁，導(dǎo)致其對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，嚴(yán)重影響到人事檔案管理的水平。四是由于現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案多為紙質(zhì)版，多次翻閱、查看很容易導(dǎo)致其損壞遺失。

1.3 信息更新滯后

在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院人員流動出現(xiàn)明顯上漲的趨勢，在人員引進和流出較為頻繁的狀態(tài)下，醫(yī)院的人力資源檔案建設(shè)工作面臨著更多難題。部分流動人員的原所在單位可能不想放人，從而導(dǎo)致無法調(diào)動檔案。而面對部分離職的醫(yī)務(wù)人員，醫(yī)院在信息獲取和更新方面反應(yīng)較為遲緩，從而導(dǎo)致信息更新滯后。上述問題的出現(xiàn)，增加了醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設(shè)的難題，導(dǎo)致無法精準(zhǔn)有效的收集和分析人事檔案數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)速度遲緩。

2 醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理措施

2.1 完善管理制度建設(shè)

在醫(yī)院的檔案管理工作中，將數(shù)字信息化技術(shù)運用其中，有關(guān)工作人員要提高對檔案管理工作的重視程度，對信息化管理觀念進行貫徹，并落到實處。根據(jù)醫(yī)院的實際發(fā)展?fàn)顩r，將和醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案管理方案編制出來，從而促進醫(yī)院總體上的改革。對于人事檔案管理工作中遇到的問題，要實行系統(tǒng)與合理的分析，在查詢與調(diào)取信息的時候，需要具體記錄。另外，在管理上，要設(shè)立相應(yīng)的規(guī)定，這樣做是為了避免對檔案內(nèi)容進行任意改寫。同時還要健全檔案管理工作的有關(guān)工作程序，將更加科學(xué)合理的人事檔案管理工作體制創(chuàng)建起來。

2.2 資源利用網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案信息化管理的價值不在于存儲，而在于傳播和利用。要發(fā)揮人事檔案信息的價值，就要注重利用信息化條件下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，及時將醫(yī)院人事檔案信息進行開發(fā)、處理、傳遞和利用。具體來說，一是構(gòu)建人事檔案信息查詢終端。根據(jù)醫(yī)院干部人事隊伍數(shù)據(jù)信息，積極構(gòu)建為醫(yī)院人事管理提供醫(yī)護人員數(shù)據(jù)與檔案信息查詢所用的加密便攜終端，可以隨時通過終端查閱人事信息。二是構(gòu)建人事檔案管理平臺。構(gòu)建由信息管理系統(tǒng)與人事檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)共同組成的人事檔案管理平臺，承擔(dān)人事檔案信息的收集、處理、統(tǒng)計、利用。三是建立終端系統(tǒng)。在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息應(yīng)用終端系統(tǒng)，根據(jù)人事檔案資料的查閱規(guī)則或利用習(xí)慣，建立基于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)應(yīng)用的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案資源利用的可操作性。

2.3 利用信息化技術(shù)對人事檔案的信息進行統(tǒng)計

醫(yī)院作為事業(yè)單位，職工的人員工資變動和社保信息變動都需要與上級部門進行數(shù)據(jù)共享，如果是傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計模式想完成醫(yī)院員工的信息統(tǒng)計幾乎是不可能的。因此必須利用信息化的技術(shù)手段加強對職工人事檔案信息的統(tǒng)計和核算工作。人事檔案信息是醫(yī)院工作人員重要的工作證明，也是員工各種社會信息的集合，包括了員工的崗位工資、薪級工資、績效工資以及各種社會保險的繳費情況，國家可以根據(jù)醫(yī)院職工的各項社會信息制定能夠兼顧社會勞動者利益的勞動保障機制和保險機制，為事業(yè)單位職工的養(yǎng)老、醫(yī)保制定具有可行性的實施方案，為他們提供應(yīng)有的保障。這些信息資料都需要信息化的技術(shù)手段去搜集和整理，也有利于通過計算機大數(shù)據(jù)進行對比從而制定出最合適的政策。

2.4 提高基礎(chǔ)設(shè)施和硬件配備

隨著信息化的不斷普及與快速的發(fā)展，現(xiàn)階段，各行各業(yè)都逐漸走向了信息化，也只有這樣才能夠更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新需求。因此，為了進一步提升醫(yī)院人力資源管理水平與質(zhì)量，就必須加快醫(yī)院人事檔案信息化管理的步伐。為了更快、更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，一方面，醫(yī)院應(yīng)該增加對基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入力度，全面配置人事檔案管理所需的硬件設(shè)施，保證人事檔案信息化建設(shè)所需的物質(zhì)基礎(chǔ);另一方面，還應(yīng)該搭建醫(yī)院人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設(shè)提供良好的軟件支撐。

2.5 加強人事檔案統(tǒng)一分類號

為了進一步改進與優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作，使其更好地滿足相關(guān)部門對人事檔案的需求，在對人事檔案進行信息化建設(shè)的同時，還應(yīng)該結(jié)合《中國檔案分類法》對醫(yī)院人事檔案展開分類，并根據(jù)醫(yī)院的實際詳情，制定滿足醫(yī)院實際需求的人事檔案分類操作細(xì)則，然后對人事檔案進行關(guān)鍵字標(biāo)識區(qū)分。此外，還應(yīng)該加強對人事檔案標(biāo)識的校審工作，對分類錯誤的人事檔案及時更正，促使醫(yī)院人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

3 結(jié)語

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中屬于一個重要的部分，人事檔案的信息化建設(shè)影響著醫(yī)院的人事管理，在人員的分配調(diào)動或者人才的引進方面都起到了規(guī)范化和細(xì)節(jié)化的作用，我們加強對人事檔案的管理和建設(shè)，能對醫(yī)院人事工作產(chǎn)生更好的作用，在進行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，我們要不斷積極地改進醫(yī)院的各項規(guī)章制度，從而讓醫(yī)院的管理模式更加先進且符合時代的發(fā)展。人才的應(yīng)用是醫(yī)院的重要環(huán)節(jié)，所以人事檔案的建設(shè)，也應(yīng)該以專業(yè)化的角度去進行信息化建設(shè)，進而給醫(yī)院發(fā)展帶來一個美好的未來。

參考文獻

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