數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

王靜

摘 要：當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，各行業(yè)均已做出調(diào)整，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的基本需求。企業(yè)單位中檔案管理工作是一項非常重要的工作，而數(shù)字化建設(shè)在一定范圍內(nèi)利于整個工作效率和質(zhì)量的提升，還能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作的基本作用。所以，要從實際的檔案管理工作角度出發(fā)，對我國當(dāng)代數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用策略進(jìn)行分析是十分必要的。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理工作;應(yīng)用

1 導(dǎo)言

我國現(xiàn)階段已進(jìn)入信息化發(fā)展時代，而世界各國都面臨著信息化變革，在此發(fā)展背景下人們的生活與工作方式也發(fā)生了巨大的改變。對于企業(yè)單位檔案管理工作來說，其要想跟上時代的步伐就必須要實現(xiàn)信息化、數(shù)字化突破。所謂檔案數(shù)字化指的就是檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案向數(shù)碼影像電子檔案轉(zhuǎn)化的過程，數(shù)字化檔案不僅能完整的記錄事件內(nèi)容，還便于資料的儲存，在很大程度上減少了資源的浪費(fèi)，降低了制作儲存成本，但同時數(shù)字化檔案也面臨著檔案安全性和數(shù)字真實性、完整性方面的威脅和考驗，一旦出現(xiàn)問題會給單位和個人造成嚴(yán)重的影響。所以，要全面認(rèn)識數(shù)字化檔案工作的重要性，做好檔案數(shù)字化管理工作，是當(dāng)前有關(guān)管理技術(shù)人員需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。

2 新時期檔案管理數(shù)字化存在的問題

1）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升?，F(xiàn)階段，檔案管理對部分年輕人缺乏一定的吸引力，很多青年待其畢業(yè)后不愿意從事有關(guān)檔案管理的工作。年紀(jì)大的檔案管理人員又無法積極適應(yīng)檔案數(shù)字化管理方式，對于數(shù)字化的接受程度相對較低，在工作中不能熟練操作檔案管理系統(tǒng)。因此，檔案隊伍的老齡化現(xiàn)狀導(dǎo)致了檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新意識，沒有深入挖掘檔案資源，限制了檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展的進(jìn)程。

2）工程檔案數(shù)字化管理不足。在現(xiàn)代化企業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，相應(yīng)提升了企業(yè)單位檔案管理工作的開展速度，產(chǎn)生了大量工程檔案信息。當(dāng)前，多數(shù)檔案都采用紙質(zhì)存儲方式，數(shù)字化管理力度不足。所以對現(xiàn)存檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理的難度比較大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲時間較長，所以必須確保存儲環(huán)境的安全性，避免檔案出現(xiàn)蟲蛀和受潮的問題。然而即使確保紙質(zhì)版檔案存儲設(shè)備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導(dǎo)致檔案原件受損，影響檔案的管理與應(yīng)用。鑒于此，開展企業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是十分必要的。

3）檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險。在當(dāng)前信息化時代發(fā)展背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，簡便的技術(shù)雖然給人們帶來了幫助，但也引發(fā)了各類數(shù)據(jù)信息安全問題。而通過互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)設(shè)備，其儲存的個人檔案信息很容易受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲與黑客的攻擊，企業(yè)檔案管理工作也面臨很嚴(yán)峻的調(diào)整。紙質(zhì)版檔案在轉(zhuǎn)化為電子版檔案的過程中需要用到電子編碼技術(shù)，該技術(shù)在實踐工作中還存在一定的不足，原始憑證被修改后不會留下痕跡，檔案管理人員無法通過遺留痕跡發(fā)現(xiàn)檔案被篡改的記錄，給檔案數(shù)字化管理帶來安全風(fēng)險。

3 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用措施分析

1）完善檔案管理安全體系。第一，我們應(yīng)提高風(fēng)險管控意識，要積極做好和應(yīng)對檔案數(shù)字化風(fēng)險的準(zhǔn)備工作。想要實現(xiàn)現(xiàn)代數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)，必須要實現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理人員的安全思想政治建設(shè)。所以應(yīng)該提升檔案管理工作人員的安全意識，使其能夠?qū)n案安全管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理的首要任務(wù)，并進(jìn)行有效的落實。另外，應(yīng)該讓檔案管理人員充分了解檔案出現(xiàn)風(fēng)險事件的后果，了解檔案數(shù)字化管理風(fēng)險的重要性。日常工作中，在思想、知識、技術(shù)等方面做好準(zhǔn)備，從根本上保證檔案數(shù)字化管理工作的安全。第二，要建立完善的檔案安全體系和安全防范系統(tǒng)，例如對檔案數(shù)字化管理用計算機(jī)的應(yīng)用軟件進(jìn)行加密處理，設(shè)置電腦和系統(tǒng)秘鑰，使用照片、圖片修復(fù)技術(shù)及時對信息加以完善和修復(fù)等，對電腦的硬件和軟件進(jìn)行全方位的保護(hù)。此外，對電子檔案應(yīng)該按時進(jìn)行備份，從而避免因為遇到突發(fā)事件或者其他原因?qū)е码娮訖n案信息丟失，對于特別重要的信息文件，應(yīng)該放在不同的位置進(jìn)行備份保存，并且對文件設(shè)置固定的訪問權(quán)限，能更有效的防止有關(guān)檔案資料出現(xiàn)丟失和外泄的現(xiàn)象。

2）更新硬件設(shè)備。更新硬件設(shè)備就好比給房子重新裝修一樣，首先，我們要將房間內(nèi)的物品打包騰空房間，也就是將原設(shè)備上的數(shù)據(jù)保存起來，也可以存儲在“云”端，待硬件設(shè)備更換以后重新下載。其次就是要對房間進(jìn)行裝修了，等同于設(shè)備更換后的調(diào)試工作，確保所有設(shè)備都能進(jìn)入正常的工作狀態(tài)，尤其是計算機(jī)，作為數(shù)字化檔案實現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關(guān)系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機(jī)系統(tǒng)安全無漏洞，為后續(xù)開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設(shè)備本身，還需要為硬件設(shè)備運(yùn)行提供良好的環(huán)境。針對用于檔案管理的一系列硬件設(shè)備，應(yīng)為其提供專門的房間，并安排專門的人員進(jìn)行定期打掃，同時，也方便統(tǒng)計檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另外，還需要定期對這些設(shè)備進(jìn)行檢查，計算機(jī)為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

3）搭建檔案管理云計算信息處理平臺。檔案管理需要建立云計算平臺，實現(xiàn)檔案資料的共享和傳播。新時代數(shù)字化技術(shù)與云計算技術(shù)有著異曲同工之處，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，云計算技術(shù)的應(yīng)用也具有可圈可點(diǎn)之處。云計算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計算技術(shù)都具有一定的網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶，進(jìn)而提高檔案管理的便利性。

4）深入發(fā)掘檔案數(shù)字化管理的服務(wù)功能。第一，研究機(jī)構(gòu)或科研企業(yè)作為檔案利用率較高的企業(yè)，檔案管理人員通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)為其提供檔案資源共享服務(wù)，幫助檔案利用者消除障礙，實現(xiàn)資源共享，提升工作效率。第二，5G時代的到來使視頻信息更加具體化，應(yīng)用VR技術(shù)可以展現(xiàn)檔案內(nèi)容，將檔案里的故事從文字中走出來，觀看者戴上VR設(shè)備就會體會到身臨其境的感覺，且5G網(wǎng)絡(luò)會讓VR技術(shù)的應(yīng)用不再局限于檔案館內(nèi)，資源信息可以遠(yuǎn)距離傳輸。第三，在網(wǎng)絡(luò)平臺的支持下建立微信公眾號或微博賬號，以便廣大群眾更直觀的了解檔案信息。第四，為了滿足人民群眾對檔案資源的需求，應(yīng)探索智慧型檔案信息服務(wù)模式，充分應(yīng)用信息技術(shù)，將醫(yī)療領(lǐng)域、婚姻、戶籍管理、社會保障等與群眾生活密切聯(lián)系的檔案資料高度融合，動態(tài)感知并預(yù)測群眾需求，為其提供具有針對性的信息資料，幫助群眾解決實際問題，使檔案資源更好的融入人們的生活，提升人民群眾的幸福感。

5）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)就在于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實現(xiàn)電子文件的歸檔和管理。檔案管理部門還可以利用專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本，例如利用掃描儀等掃描紙質(zhì)檔案，因此要制定掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范，確定掃描索引信息，對掃描過程環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，做好掃描監(jiān)督工作。

4 結(jié)束語

總之，檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)代企業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。在新社會發(fā)展背景下，加強(qiáng)檔案數(shù)字化與信息化技術(shù)的應(yīng)用有利于提升檔案管理工作的實效性。因此，企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作，充分體現(xiàn)新型技術(shù)的優(yōu)勢與作用，提高企業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)能力，提升檔案資料管理工作的效率，從而促進(jìn)我國檔案管理工作的健康發(fā)展。

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