大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略探討

厲中云

摘 要：事業(yè)單位內部信息的記載，以檔案為重要載體，通過檔案管理工作的開展，能夠為事業(yè)單位的穩(wěn)定運行與長足發(fā)展提供助力。就大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理中的不足進行闡述，明確大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的基本思路，進一步探究大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率的提升策略，旨在促進事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理;效率提升

在大數(shù)據(jù)時代下，信息技術的應用更為廣泛，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，需要以信息化、智能化手段為支持，全面提升檔案管理成效，促進檔案資源價值的最大化發(fā)揮，這對于事業(yè)單位的自身發(fā)展也至關重要。但當前事業(yè)單位檔案管理中存在一些不足，亟待加以積極改善，以確保事業(yè)單位檔案管理工作得以高效推進，更好的迎接大數(shù)據(jù)時代的諸多挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理中的不足

1.1 檔案管理意識不強

檔案管理意識不強也是事業(yè)單位檔案管理過程中的主要問題，由于人們對于此類工作的不重視，導致文件的丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生，使得檔案信息的有效性、保真性、全面性等都受到影響。但是在如今大數(shù)據(jù)的背景下，每天都會出現(xiàn)龐大的信息，這些信息都需要人們進行技術的處理，如果檔案管理意識不強，就會造成管理效率的下降，資源的浪費，難以發(fā)揮人事檔案真正的作用。

1.2 檔案信息開發(fā)不到位

對檔案信息的利用的有效途徑是開發(fā)檔案中的資源，在大數(shù)據(jù)時代，將檔案信息利用大數(shù)據(jù)進行管理的有效方式也是對檔案信息進行開發(fā)，只有充分的開發(fā)才能夠將現(xiàn)有的檔案信息轉移到數(shù)據(jù)庫中從而利用數(shù)據(jù)庫進行檔案的管理。但目前事業(yè)單位建立的檔案管理制度主要以儲存為主，缺乏對檔案進行開發(fā)的途徑，加之檔案數(shù)據(jù)的日漸增多，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)變得越來越困難，這同時也不利于事業(yè)單位的健康。

1.3 電子信息保密性問題

信息時代計算機和網(wǎng)絡技術的應用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質檔案轉化為電子檔案，而電子檔案與紙質檔案不同的是其保密性將進一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的基本思路

事業(yè)單位應當提升自身的信息化程度，在其他的工作環(huán)節(jié)引入信息化技術，從而使內部工作人員適應使用信息化技術完成工作并接受先進技術帶來的優(yōu)勢。當內部人員能夠熟練利用信息化技術時，再考慮將大量的檔案進行轉化。檔案信息的特征決定了要將其轉化為電子檔案就必須按照科學的設計和指導方針進行，為此事業(yè)單位再進行檔案信息的轉化之前應當根據(jù)自身檔案的數(shù)量和性質擬定轉化的方式，再確保不會出現(xiàn)問題后再進行檔案的轉化。

3 大數(shù)據(jù)背景下提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效策略

3.1 強化檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理人員結構

事業(yè)單位檔案管理過程中必須要重視人員檔案管理意識的強化，現(xiàn)代社會的競爭，從根本上來講就是對于人才的競爭，這無論對哪個行業(yè)來講，都是非常重要的，而在檔案管理行業(yè)來講，人才更是非常的稀缺，盡管近幾年來，政府已經(jīng)積極鼓勵高校，去培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)型人才，像是在信息和檔案管理這個專業(yè)，就要求在對人才進行培養(yǎng)的時候，要更加側重檔案管理，同時更是要求高校，必須加強檔案管理人才的重視力度，要積極的建立一支，檔案管理的團隊，要對學生進行定期的培養(yǎng)，各個部門之間也要做好配合。

由于檔案管理工作的性質，這一工作在大多數(shù)事業(yè)單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業(yè)技術的人才的首選，因此目前我國大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當未來事業(yè)單位進行檔案電子化后，現(xiàn)有的檔案管理人才將無法支撐電子檔案的管理和維護工作。為此，事業(yè)單位應當注重優(yōu)化檔案管理人才的結構，通過吸納具有相關技術和技能的年輕人進入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業(yè)知識和技能的年輕人充分發(fā)揮其作用。

3.2 加大檔案信息開發(fā)力度，完善檔案信息化建設體系

對于事業(yè)單位來說，紙質檔案向電子檔案的轉化，需要加大檔案信息開發(fā)力度，依照目錄及性質來就現(xiàn)有檔案進行分類，保證檔案信息索引建立的完善性，高度整合檔案信息，以確保管理的高效性。在檔案轉化過程中，需保證檔案管理與檢索機制建立的分級化，快速檢索檔案信息，采取科學化的管理方式，為事業(yè)單位的發(fā)展提供內在支持。現(xiàn)代化的檔案管理模式的構建，能夠就檔案信息資源進行深度挖掘，實際應用更加便捷高效，檔案錄入、分類、管理等流程更為精簡化，檔案管理效率更高，檔案信息浪費的情況也得以防范。

事業(yè)單位的檔案信息化建設需要通過有效的途徑來進行實施，要具有完善的體系和制度來提供幫助，檔案管理工作者需要對檔案信息化建設有一定的深入了解，從而能夠認識到檔案的重要性，并且在檔案的信息化建設上將制度進行完善和補充，同時對建設進行大力投入，加強檔案建設的水平。

3.3 制定管理機制，落實信息安全防護

在把握大數(shù)據(jù)時代形勢的基礎下，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，需要立足實際制定檔案管理機制，保證機制的對應性，采取電子檔案信息化管理方式，就電子檔案存儲軟件進行有針對性的開發(fā)，檔案信息數(shù)據(jù)的精準性、全面性與可靠性得到保證。在管理機制制定過程中，必須要明確事業(yè)單位檔案管理目標，把握檔案管理具體要求，各層級人員互相配合，就電子檔案信息化管理范圍加以明確制定，保證管理機制的科學性與可行性，為事業(yè)單位檔案管理工作的推進提供保障，切實改善檔案管理效率。

為確保事業(yè)單位檔案管理水平的提升，必須要落實信息安全防護，保障檔案信息的安全性、真實性與完整性。事業(yè)單位信息化檔案管理過程中，需要妥善管理紙質檔案，不可丟失，以加密措施來對紙質檔案的私密性加以保證。在信息錄入過程中，必須要對紙質檔案中的內容進行嚴格、準確的錄入，促進紙質檔案真實化的轉化為電子檔案，切不可存在錄入錯誤的情況，否則會影響檔案資源的后期使用與管理。事業(yè)單位檔案管理過程中，必須要就紙質檔案及電子檔案加以科學化管理，不可隨意丟棄紙質檔案，這對于后期檔案管理與使用都至關重要。事業(yè)單位檔案管理工作中，需安裝可靠的安保設備，防范電子檔案信息遭到泄露與破壞，切實保障檔案信息安全。

4 結語

大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位檔案管理效率的提升，必須要把握事業(yè)單位的性質，強化大數(shù)據(jù)思維，保證設計與指導的科學化，有序推進紙質檔案向電子檔案的轉化，并強化檔案管理人員的素質技能，落實檔案資源安全防護，保證事業(yè)單位檔案信息的真實性與可靠性。通過事業(yè)單位檔案管理效率的提升，能夠更好的發(fā)揮檔案資源價值，為社會提供優(yōu)質的檔案服務。

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